企業(yè)科技檔案的信息化管理研究

摘 要：我國社會經濟的發(fā)展，帶動各行各業(yè)的進步，為保障企業(yè)發(fā)展過程中，有效保存有價值的信息資料，企業(yè)需引進新型的科學技術，提高對科技檔案的管理效率，通過科技檔案為企業(yè)發(fā)展提供管理依據(jù)，提高科技檔案管理的信息化程度。因此，本文通過對檔案管理的現(xiàn)狀進行研究，探討信息化管理的具體途徑和措施。

關鍵詞：企業(yè)；科技檔案；信息化

隨著科學技術的發(fā)展，“科技是第一生產力”這一認識已深入人心，產品所包含的技術含量已成為市場競爭力的重要指標。在產品技術開發(fā)的過程中生成的產品技術文件通常記錄了整個開發(fā)過程的點點滴滴，是品質追溯、技術更新的重要依據(jù)，是科技企業(yè)的重要財富。隨著企業(yè)的發(fā)展，包括產品技術檔案在內的科技檔案的數(shù)量隨之增加，提高企業(yè)科技檔案利用效率的需求日益迫切，信息化管理由此應運而生。利用先進的信息管理技術，提高對科技檔案的管理效率已成為眾多大型企業(yè)的重要管理手段。

1 企業(yè)科技檔案管理的傳統(tǒng)管理方式

目前，我國企業(yè)中仍有相當數(shù)量的企業(yè)對科技檔案實行傳統(tǒng)的管理方式，其中普遍隱含如下的缺陷：

1.1 管理方式過于傳統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理方式操作流程通常是對企業(yè)內部的技術文件由業(yè)務部門到檔案部門手工進行收集、整理、保管、鑒定到利用，雖然管理有序，卻不能保證收集完整性，無法擴大科技檔案的利用率。而一些管理者也尚未意識到信息技術對科技檔案管理的意義，導致企業(yè)規(guī)模不斷擴大，科技檔案管理卻依然停留在早期水平，無法滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

1.2 缺乏有效的服務手段

在企業(yè)技術文件管理方面，延續(xù)以往的服務手段，利用信息技術對文件進行編碼、打印、整理，僅完善了內部管理手段，既不能將需管理的文件有效收集，實行企業(yè)內部共享，又不能保障企業(yè)有效利用文件資源，由此，導致企業(yè)可能產生的重復開發(fā)，技術發(fā)展效率降低，一部分資源被浪費，失去了科技檔案重要的憑證和情報功能，降低企業(yè)服務手段的科學化，失去了進一步開發(fā)文件管理帶來效益的機會。

1.3 無法提高服務的主動性

無法保障企業(yè)科技檔案主動服務，主要是指其文件管理的局限性，文件的使用方式被動，通常利用門檻高，手續(xù)復雜，不能實現(xiàn)全體人員文件資料的共同分享。另外，除了企業(yè)認定的嚴格禁止外泄和交流的科技檔案外，在允許公開的前提下，科技檔案的信息化管理可以加快行業(yè)內技術的共同進步，實現(xiàn)全行業(yè)生產力水平的提升。

2 企業(yè)科技檔案信息化管理途徑

針對我國企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀，結合企業(yè)科技檔案管理的信息化發(fā)展，以科技檔案管理的實際為出發(fā)點，提出以下檔案管理信息化的管理途徑。

2.1 利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的收集整理

隨著計算機技術與信息技術的發(fā)展，企業(yè)需要加快推進科技檔案的信息化建設，根據(jù)自身情況建立相適應的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對科技檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理[1]。首先企業(yè)應當增加對科技檔案管理的資金投入，購置技術軟件載體和硬件載體，滿足信息化管理的基本需求，這里需要強調的是因為電子文件的特殊性質，在購置設備時必須考慮備份設備，如有條件實現(xiàn)異地備份為最佳。鑒于電子文件的保存、法律風險等現(xiàn)存因素，可對文件實行雙軌制管理，即同時存在紙質文檔和電子文檔兩種形式。文件可在收集整理鑒別后利用掃描、刻錄和轉碼等方式，將科技檔案的信息迅速轉化為電子版，錄入到信息系統(tǒng)中；也可以實現(xiàn)系統(tǒng)審批從文件的產生源頭即實現(xiàn)電子化，這樣操作的優(yōu)點是覆蓋范圍廣，收集的完整性及效率都大大提高，既環(huán)保又節(jié)約空間。企業(yè)可根據(jù)業(yè)務需要對科技檔案分類并選擇相應的儲存方式，統(tǒng)一文件格式，提高科技檔案的歸檔管理效率。例如：在信息系統(tǒng)中，設置相應的分區(qū)，將不同類型的科技檔案放置在不同分區(qū)內，便于查詢和借閱。信息化并不意味著紙質檔案被完全替代，紙質的科技檔案依然有著重要意義，對其管理依然不可松懈，可與電子管理接軌，實行相應的分類方式及順序保管，提高管理效率。

利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的利用

無論管理方式發(fā)生何種改變，實現(xiàn)有效利用始終是檔案管理的最終目的。當科技檔案實現(xiàn)信息化管理后，利用的可操作性就變強了。考慮到現(xiàn)行的科技檔案涉及到諸多企業(yè)的核心價值，管理者可甄選有參考價值的科技檔案實現(xiàn)有選擇、有針對性的共享，對文件的使用方式可以按需求分為閱讀、下載等多種方式，通過權限設置控制用戶的使用級別，通過系統(tǒng)記錄追溯使用者的使用情況，通過對文件加密來實現(xiàn)對下載后的文件跟蹤，這樣既可提高利用率，又可防止文件外流造成的企業(yè)損失。信息化除了帶來利用的便捷，也使統(tǒng)計變得容易和準確，通過系統(tǒng)設計，可按需要隨時調取統(tǒng)計數(shù)據(jù)，使管理者更輕易的掌握企業(yè)技術發(fā)展現(xiàn)狀。當然，保證科技檔案的實時有效性是這一切利用的前提，因此檔案管理部門須保證文件的實時更新及數(shù)據(jù)維護

2.2 豐富企業(yè)科技檔案管理的服務手段，提高服務主動性

實現(xiàn)科技檔案管理信息化必須借助相關的服務手段，首先補充相應的技術設備，并對系統(tǒng)進行定期維護和完善，實現(xiàn)更人性化的系統(tǒng)管理；其次需加強對現(xiàn)有管理人員信息化服務手段的培訓，促使其必須掌握一定的信息技術和操作技能，例如：定期對其進行信息化管理手段的培訓、考核，定期維護科技檔案；此外，需培養(yǎng)人才隊伍，建議企業(yè)可招聘綜合性的檔案管理人才，確保企業(yè)內部檔案管理隊伍的職業(yè)技能，通過綜合性的工作人員，提高企業(yè)對科技檔案資源的利用，保障信息系統(tǒng)開發(fā)適應性。

企業(yè)科技檔案管理服務的主動性，是信息化管理的主要目的，促進科技檔案的開發(fā)、利用和共享[2]。首先提高服務主動性，即是將科技檔案信息化管理放在首位，避免檔案資源受到利用限制，利用信息化的管理手段，保障科技檔案對內服務的主動性，積極通過信息手段，滿足企業(yè)工作人員對科技檔案的需要。傳統(tǒng)工作人員借閱檔案時，必須通過嚴格的流程，基于信息技術的介入，工作人員可直接利用網(wǎng)絡系統(tǒng)，查閱所需要的檔案材料，下載到客戶終端，如手機、平板，不受時間和區(qū)域的限制；其次是提高科技檔案對外服務的主動性，促進企業(yè)內部科技檔案與同行企業(yè)之間的交流、分享，分享同時，企業(yè)可吸取外部技術文件的精華，作為本企業(yè)技術分享的對象，一方面吸收外部企業(yè)科技檔案信息化管理的方式，另一方面吸收外部企業(yè)的技術內容，促進企業(yè)進步；最后深化檔案管理部門服務的主動性，即通過對企業(yè)一定時期內運營的現(xiàn)狀進行分析，找出有價值的科技檔案，在企業(yè)內部傳遞，為企業(yè)尋找創(chuàng)造效益的機會。這些都對檔案管理部門提出了更高的要求，檔案管理部門必須具備專業(yè)的眼光和技術，以時刻滿足企業(yè)的需求。

2.3 企業(yè)科技檔案信息化管理的意義

企業(yè)科技檔案信息化的管理具備較深的意義，主要是保障企業(yè)檔案管理的質量。第一，管理信息化可為企業(yè)的發(fā)展提供檔案依據(jù)，科技檔案中包含各類有價值的信息，利用信息化的手段，將其有效控制和存儲，為企業(yè)提供發(fā)展的基礎保障；第二，通過科技檔案信息化的管理，對企業(yè)形成監(jiān)管意義，科技檔案形成于企業(yè)的運營過程中，是企業(yè)運營成果的代表，管理人員在進行整理和管理同時，即是再次核實企業(yè)開發(fā)過程，避免其中出現(xiàn)錯誤，既可以保障企業(yè)運營質量，又可以提高科技檔案管理的效率。

3 結束語

企業(yè)科技檔案管理的信息化，不僅是現(xiàn)代化社會企業(yè)發(fā)展的趨勢，更是企業(yè)自身的需要，通過信息化的科技檔案管理，保障企業(yè)內部科技檔案的秩序化和科學化，避免出現(xiàn)科技檔案混淆、丟失的現(xiàn)象，更是提高企業(yè)內部科技檔案的利用效率，可見：對企業(yè)科技檔案實行信息化的管理，著實提高企業(yè)運營質量和效益，提升其在社會中的競爭力。

參考文獻

[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2009（08）.

[2] 劉玲.加強科研單位科技檔案管理工作之我見[J].辦公室業(yè)務，2011（10）：36-38.

[3] 李文娟.加強科技檔案管理，促進科學技術發(fā)展[J].中小企業(yè)管理與科技（上半月），2011（02）：12-14.

作者簡介

閔筱鋆（1983-）女，漢，本科，主要研究方向：技術文件歸檔電子化管理。