檔案編研工作探討

郭桂玲

石家莊鐵路運輸學(xué)校

檔案編研工作探討

郭桂玲

石家莊鐵路運輸學(xué)校

創(chuàng)新工作人員考評機制。在大多的情況下，機關(guān)對于檔案管理人員的考評機制與其它的技術(shù)和管理人員，并沒有單獨的標準。這種機制對于其它人或許有利，它會將這種“利”直接轉(zhuǎn)化成工作鉆研和管理的激勵，使其能夠更加投入的進行工作。不過，對于檔案管理人員而言，檔案管理工作很少涉及到研究的領(lǐng)域，很少能夠在日常生活中得到突破性的創(chuàng)新，長期的傳統(tǒng)思想在某種程度上得到了束縛，還有重要的一點是，檔案管理工作主要是以服務(wù)性質(zhì)為主，利用同一標準對待不同類型工作的職員，有所欠缺，這樣對于檔案管理人員的積極性是一個很大的壓制。因此機關(guān)需要在考評機制上有所創(chuàng)新，這樣可以在一定程度上激發(fā)他們的積極性。

文獻編研；現(xiàn)代化；管理制度

一、檔案文獻編研工作的意義和作用

1.檔案文獻編研是開發(fā)利用檔案資源的有效方法。檔案文獻的提供利用，一般是采取利用者登門查閱的方式進行的。這種傳統(tǒng)的提供利用方式，雖然利用者可以看到檔案文獻的原件，但由于受地點、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時地利用，而且會使利用者飽受往返奔波之苦、大海撈針之難。檔案文獻編研工作則可以克服這種弊端，打破以往檔案“養(yǎng)在深閨人不識”的局面。較好地適應(yīng)利用者的要求。

2.檔案文獻編研工作是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。科學(xué)研究必須在有各種材料的基礎(chǔ)上進行，特別是系統(tǒng)大規(guī)模的研究工作，更需要占有大量的資料。然而隨著社會的前進，檔案文獻的數(shù)量越來越多，利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案文獻按一定專題整理編研，就會大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

3.檔案文獻編研工作是保存，積累、傳播歷史典籍的重要措施。檔案文獻是黨和國家的寶貴財富。加強對檔案文獻的保護，最大限度地延長檔案文獻的壽命，是檔案部門的重要職責，通過檔案文獻的編研，可以使許多重要的檔案資料復(fù)制和流傳。所以說，檔案文獻編研活動又是積累和傳播知識的重要手段。

二、做好檔案文獻編研須重視的幾項工作

1.加強檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全完整。在檔案工作的起始階段，人們沒有實踐經(jīng)驗，難以確定、區(qū)分資料的價值，面對眾多的檔案材料，總覺的“存之無用，棄之可惜”，這是很正常的。一個單位的檔案積累了數(shù)十年之后，面對成千上萬的檔案史料又會出現(xiàn)“存時嫌多，用時嫌少”的局面。我局在文獻編研和檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)，過去有些重大事件、重要活動，既未留下文字記載，也未留下照片資料，僅憑一些老同志的回憶。但隨著時間的流逝，每個人的說法不一，這是十分令人惋惜的。還有一些重要的依據(jù)、協(xié)議查無下落，為今后土地、資產(chǎn)的處理留下后患。這些都為我們敲響了警鐘，要求我們檔案工作人員在接收檔案時，必須認真細致地對每個單位的案卷按照職責范圍、上下級關(guān)系進行檢查驗收，發(fā)現(xiàn)問題，及時補救。還要將社會上和個人手中散存的重要文獻、資料收回，并妥善保管，絕不能因現(xiàn)在的疏忽而愧于后人。

2.編制多種形式的檢索工具，為編研工作提供利用創(chuàng)造條件。編制檢索工具與開發(fā)利用工作的關(guān)系極大。搞檔案文獻編研，也需要摸清庫存，了解家底，全面地掌握檔案情況。在檔案數(shù)量不斷增多、類型多種多樣、內(nèi)容豐富的情況下，如果沒有多種形式檔案檢索工具，不僅查找效率低，而且常常查不準，查不全，甚至有的檔案找不出來。所以，我們應(yīng)該及時的整理保管好文件，更重要的是熟悉業(yè)務(wù)，多做些索引、目錄，使利用查找方便”。

3.充分發(fā)揮檔案工作人員的優(yōu)勢，積極開展檔案加工利用。檔案人員比較熟悉本單位庫存檔案的情況，要注意發(fā)揮這種優(yōu)勢，挖掘檔案信息，搞好檔案文獻編研，為利用著提供系統(tǒng)的史料。過去檔案工作側(cè)重于對檔案的整理和保管，對利用檔案進行研究卻不多。實際上，在這方面檔案工作人員是近水樓臺，得天獨厚。他們開展檔案文獻編研工作，不但是檔案工作的一項基本內(nèi)容，也是科學(xué)研究的一支生力軍。通過對檔案文獻的編研工作，還可以摸清檔案的保管情況、改進管理，提出理論與實踐的依據(jù)。

4.積極采用現(xiàn)代技術(shù)，全面提高管理水平。以電子技術(shù)和信息處理技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公技術(shù)，使人們的工作、生活方式發(fā)生重大變化。盡管現(xiàn)在預(yù)言告別紙和筆還為時過早，但檔案工作將是受到影響最為顯著的行業(yè)之一。現(xiàn)在相當數(shù)量的檔案部門的工作仍停留在“錐子、剪子、線繩子”階段，由此產(chǎn)生的存量大，效率低，檢索困難等問題會越來越突出。目前，人們對檔案的利用需求是多方面的而且一次利用檔案數(shù)量擴大，時效性、專題性、準確性要求提高，依靠傳統(tǒng)的手工檢索方式已不能滿足社會的需要。如采用計算機編目檢索技術(shù)、計算機尖端技術(shù)。以及相應(yīng)的服務(wù)方式，必將大大減輕檔案管理人員的勞動，提高效率。只有檔案工作現(xiàn)代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會利用之間矛盾，更好地使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力以服務(wù)于社會發(fā)展。

三、創(chuàng)新檔案搜集管理制度

檔案是機關(guān)處理日常事務(wù)和人事管理中形成對企業(yè)和國家有著重要保存意義的文獻材料。對于檔案的搜集需要有著相應(yīng)的完善制度。實現(xiàn)一個完整的檔案搜集制度需要做到三點。第一，在給單位中需要建立相應(yīng)的檔案信息搜集點，有專門的人員來負責該單位檔案信息的搜集、整理，這樣極大的加快檔案的搜集工作，并且能夠形成專門的板塊，減少檔案生成周期；第二，規(guī)范完善檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)，從檔案信息的收集、整理以及請對和歸檔的每個過程都要執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)定，在主管領(lǐng)導(dǎo)的審批同意下，才能完成后續(xù)工作；第三，對于檔案搜集實現(xiàn)獎勵制度，對于主動發(fā)現(xiàn)有價值檔案的工作人員給予一定的獎勵，并且積極鼓勵管理人員利用創(chuàng)新方法來實現(xiàn)檔案管理和搜集，這種鼓勵可以是精神和物質(zhì)上。只有在檔案搜集制度中不斷創(chuàng)新改進，才能為檔案的質(zhì)量和數(shù)量保駕護航，更好的為機關(guān)檔案工作發(fā)展服務(wù)。