西安交通大學：教師個人知識平臺解決知識管理困境

文/劉宏磊 李一鳴 韓博 邸德海

西安交通大學：教師個人知識平臺解決知識管理困境

文/劉宏磊 李一鳴 韓博 邸德海

隨著教育改革的深入，高校人才培養(yǎng)模式多樣化，教學和科研創(chuàng)新需求多元化，一方面為知識提供了更寬松、更適宜的生長環(huán)境，另一方面也為日益繁雜、多維度的知識管理模式帶來挑戰(zhàn)。高校的知識主要積累于以教師為核心的教學或科研團隊中，目前面臨的困境主要有以下幾個方面：

1.授課過程中如何在給大量學生共享課件、方便地分發(fā)與回收作業(yè)的同時避免感染電腦病毒。

2.在教學、科研活動中，對成果檔案維護力度大，但是對于過程性文件缺乏重視。加上辦公地點分散帶來的資料分散，版本不一致，資料整理不當，不慎丟失等問題，會造成不可挽回的損失，成為知識創(chuàng)新過程中的一大困境。

3.文件共享效率低，繼承性差。科研團隊及教學團隊對知識的共享要求很高，但是傳統(tǒng)的傳送方式已經(jīng)不能滿足大量的知識共享需求。

4.科研環(huán)境良好，教師的知識產(chǎn)量日益增多，申報項目基金的機會也越來越多。但是每次申報都要整理歷史成果，牽涉很多項目參與人的基本信息及各自相關科研成果收集，耗時耗力。

上述的教師知識管理與維護，教學科研團隊合作時遇到的知識管理困境，對高校信息化提出了新的訴求，期望能夠通過信息技術手段解決上述困境，其中一種解決之道——教師個人知識平臺應運而生。

教師個人知識平臺是為在校教職工提供一個方便管理自己知識、協(xié)同工作、聘任考核、團隊知識共享、通過機構庫分享個人知識的工作平臺。個人知識包括個人屬性、教學成果、科研成果、學科研究過程等以及所需的附帶知識系統(tǒng)，其中一部分內(nèi)容可用作年終考核、項目申請等表格的自動填報，為教師省去大量重復填表工作；另一部分在教學科研過程中為教師、學生，以及科研合作團隊提供合作所需知識的分享空間，以利于知識的管理、分享、傳播與創(chuàng)造；也可以通過機構知識庫發(fā)布與分享基于教師個體管理的機構知識。其中，機構知識庫（Institutional Repository，簡稱IR）又稱為機構倉儲、機構典藏、機構庫，是一種基于開放理念的新型知識組織與傳播形式，以搜集、組織、存儲、管理、檢索和利用學術機構的相關數(shù)字知識資源為主要任務，并且對網(wǎng)絡用戶免費開放絕大部分數(shù)字資源。

建設過程

教師個人知識平臺以教師個人知識庫為核心，并延伸自助填報、共享知識空間、與機構庫數(shù)據(jù)互通等一系列應用。其建設過程包括系統(tǒng)建設過程和數(shù)據(jù)建設過程。

系統(tǒng)建設過程

教師個人知識平臺是國家985三期項目，從2011年立項到2013年正式上線運行，歷時三年，共經(jīng)歷了以下五個階段的系統(tǒng)建設過程。

第一階段：對知識管理的需求從模糊到清晰。教師個人知識平臺的需求調(diào)研主要針對四類群體。第一類是其他國內(nèi)知名高校在知識管理方面的探索與實踐，包括清華大學面向知識分享的校園社交網(wǎng)絡，復旦大學的Sakai網(wǎng)絡教學平臺與知識管理實踐，大連海事大學的iLearning教學平臺，廈門大學學術典藏庫，基于NoteExpress的個人知識管理等。第二類是國內(nèi)三家擅長于高校數(shù)字信息平臺的公司在相關方面的產(chǎn)品，主要產(chǎn)品包括填報服務軟件，群組知識共享軟件，一張表填報系統(tǒng)等。第三類，也是最重要的部分是校內(nèi)用戶的深度調(diào)研，包括學校領導、教師、學生、管理人員等人員，學校圖書館、教務處、研究生院、國際處、科研院、財務處等業(yè)務部門，主要調(diào)研內(nèi)容包括用戶目前遇到的問題以及對系統(tǒng)的希望，業(yè)務部門之間數(shù)據(jù)互通的需求等。第四類是業(yè)界先進、成熟、活躍、適宜的軟件架構、開源框架與管理工具，尋找適合平臺的對象，包括eFront、Sakai、Moodle、DSpace等，又研究了eLearning概念。先后共進行調(diào)研活動二十余次。

第二階段：深入研究教師需求，模塊化處理。完成深入的需求調(diào)研與大面積材料收集后，在2011年11月，設計了教師個人知識平臺邏輯架構，并規(guī)劃組織了知識庫的結(jié)構、數(shù)據(jù)建設方案等。之后，項目組經(jīng)過充分的研究、梳理、分析和論證，組織編寫了教師個人知識平臺需求分析報告。

第三階段：詳細研究平臺功能，劃定內(nèi)涵與外延。教針對需求研究的結(jié)果，對平臺的功能與模塊劃分進行具體研究。平臺的用戶包括教師、受委托人、學院管理員、學生，見表1。其中受委托人由教師親自指定，可以是教師的研究生、博士生，或者院系秘書。平臺的主要功能包括知識維護、內(nèi)容審核、考核維護、個性填報、共享知識空間、文獻機構庫。其中教師、受委托人、學院管理員都可以進行知識維護。但是受委托人錄入的內(nèi)容需要交由教師審核，教師參與考核的內(nèi)容需要交由學院管理員審核?？己艘笥晒芾韱T發(fā)布，教師可以參與考核，學院管理員也可以幫助教師參與考核。教師可以使用個性填報功能。共享知識空間由教師和學生共同使用。教師或?qū)W院管理員都可以將已發(fā)表的知識成果與文獻機構庫互通。

表1 教師個人知識平臺功能模塊

第四階段：系統(tǒng)設計與開發(fā)測試。教師個人知識平臺的系統(tǒng)設計與開發(fā)測試分為概要設計、詳細設計、編程實現(xiàn)、系統(tǒng)測試四個階段。概要設計以功能模塊研究為基礎，設計了開發(fā)運行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫的概念數(shù)據(jù)模型與物理數(shù)據(jù)模型。詳細設計給出各個功能模塊的實現(xiàn)方法、過程和頁面設計。編程實現(xiàn)階段是將前述設計都付諸實施。

教師個人知識平臺的界面設計特別參考了大型門戶網(wǎng)站（qq郵箱、人人網(wǎng)、淘寶網(wǎng)等主流網(wǎng)站）的設計風格，注重用戶使用便捷性，功能人性化，界面友好等特征。首先，使用幫助功能增加了動態(tài)活潑的新手指南，以真實界面為背景，逐個高亮顯示重點功能區(qū)域，并以簡潔文字提示功能，既形象又清晰。其次，界面采用新穎的設計方式，突出常用功能，以含義明確的圖片傳遞信息，在圖片右上角以數(shù)字形式提示新信息數(shù)目，盡量減少鼠標點選與移動。再次，界面配色采用流行的清爽風格。最重要的是，按照業(yè)務處理過程導向用戶操作，讓用戶按照常規(guī)流程的運轉(zhuǎn)模式使用系統(tǒng)功能。例如，當受委托人錄入了新信息后，就會在教師的頁面中醒目提醒；當教師提交成功后，就會在學院管理員的界面中醒目提醒；學院管理員審核后，又將結(jié)果返回給教師。

第五階段：在學校內(nèi)試點，并逐步推廣。教師個人知識平臺的系統(tǒng)實施包括運行環(huán)境準備、人員培訓、原始數(shù)據(jù)清理等階段。運行環(huán)境準備包括虛擬化服務器、數(shù)據(jù)庫一體機、云存儲空間等系列基礎設備。人員培訓環(huán)節(jié)，首先針對學院管理員，其次針對教師。針對教師的培訓是一項長期系統(tǒng)化的過程，需要讓他們慢慢適應新的知識管理手段。原始數(shù)據(jù)包括學院中已經(jīng)儲備的歷史個人知識成果，以及圖書館、教務處、研究生院、國際處、科研院、財務處等業(yè)務部門的相關數(shù)據(jù)，為教師使用系統(tǒng)降低門檻。

數(shù)據(jù)建設過程

教師個人知識平臺需要的基礎數(shù)據(jù)主要來自于圖書館、教務處、研究生院、科研院、財務處、國際處六個業(yè)務部門，還需要學院中已經(jīng)儲備的個人歷史知識成果。

西安交通大學在建立數(shù)字校園時，著重解決了數(shù)據(jù)交換的問題，建設了統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺。數(shù)據(jù)交換平臺力圖建立一套符合交大實際情況的數(shù)據(jù)標準；實現(xiàn)統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理，在統(tǒng)一元數(shù)據(jù)管理基礎上實現(xiàn)高性能的數(shù)據(jù)交換；建立一套符合交大實際情況的穩(wěn)定、高效、多功能的數(shù)據(jù)管理和交換工具；建立一個高性能的中央數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，作為學校關鍵數(shù)據(jù)的存儲中心，提供高安全性、高可靠性的基礎數(shù)據(jù)管理。

教師個人知識平臺在統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺的基礎上，進一步統(tǒng)一教務處、研究生院的授課與指導學生信息，并將學院中已經(jīng)儲備的個人歷史知識成果收集起來。圖書館的機構庫借助開源工具——DSpace創(chuàng)建。DSpace的主要特點是：開放源代碼，利于使用或修改；功能針對性強，利于管理教育和科研資源的開放源系統(tǒng)；移植性較強，采用B/S結(jié)構，基于Java開發(fā)環(huán)境，統(tǒng)一使用UTF-8編碼。因此，DSpace具有很強的代表性，知識庫中與其互通的數(shù)據(jù)都要遵循此標準。

學院中已經(jīng)儲備的個人歷史知識成果是數(shù)據(jù)建設的一大難點。目前學校在教學科研成果管理方面沒有成熟的應用，各個學院維護的成果還比較全面，但是儲存介質(zhì)各異。有紙質(zhì)存儲的，有Excel存儲的，有Word存儲的，還有以數(shù)據(jù)庫形式存儲的，對于成果的詳情也記錄得并不全面。這些數(shù)據(jù)需要正確、盡可能全面地收錄在平臺數(shù)據(jù)庫中，主要通過以下途徑實現(xiàn)數(shù)據(jù)初始化與標準化：

1.利用已有國家或行業(yè)標準規(guī)范化數(shù)據(jù)。針對原始數(shù)據(jù)的存儲不規(guī)范的情況，使用國家發(fā)布的個人基本信息代碼、專業(yè)技術職務代碼等，教育部發(fā)布的教育管理信息、教育管理代碼等，以及校內(nèi)的數(shù)據(jù)交換標準進行規(guī)范化處理。

2.制定常用信息字典。針對外文資料中的校名縮寫、專業(yè)名稱等易混淆信息，根據(jù)SCI標準制定信息字典，隨時補充未覆蓋的通用信息數(shù)據(jù)。

3.自動化處理電子存儲數(shù)據(jù)。針對Word、Excel等存儲的數(shù)據(jù)，編程實現(xiàn)向數(shù)據(jù)庫中導入，并規(guī)范化數(shù)據(jù)格式。

4.組織人力處理紙質(zhì)存儲數(shù)據(jù)，補全缺失信息。針對紙質(zhì)存儲的數(shù)據(jù)組織人工錄入，并盡可能補全缺失項。

建設成果

西安交通大學教師個人知識平臺對個人與團隊知識的管理進行了功能創(chuàng)新、應用創(chuàng)新、機制創(chuàng)新、實踐創(chuàng)新，建成了一系列應用系統(tǒng)與平臺。

依學院個性化的教師智能考評系統(tǒng)

教師個人知識平臺中的個人教學科研成果可以用做工作考核。平臺支持每個學院根據(jù)自己的實際情況制定自己學院的考核方案與工作量計算算法，算法可以導入到考核系統(tǒng)，以配置文件形式存儲，權威數(shù)據(jù)（如教師職務職級、授課指導學生信息、部分論文獲獎成果等）通過數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)從學校各應用業(yè)務系統(tǒng)中獲取，教師可以補充不完善的數(shù)據(jù)，受委托人和院系秘書都可以幫助教師整理成果數(shù)據(jù)。教師將預參與考核的成果進行提交，經(jīng)學院管理人員審核后生效，系統(tǒng)自動計算考核成績和報表，教師自己可以預覽考核結(jié)果。參與考核的知識成果可以分配給其他教師或從時間進度上跨年度使用。

eFront與教學管理系統(tǒng)相結(jié)合的新型數(shù)字學習環(huán)境

建設了eFront與學校的教學管理相結(jié)合的新型數(shù)字學習環(huán)境。eFront是一套功能齊全的開放式在線學習系統(tǒng)，能夠讓管理員利用其提供的各種工具來創(chuàng)建和管理課程。其中的主要工具包括內(nèi)容編輯器、文件管理器和數(shù)字圖書館、考試構建器、創(chuàng)建測驗、分配計劃/項目等。

教師個人知識平臺的教學共享空間基于eFront構建，并擴展了與學校教學特色相關的功能，隱藏或改造了一些面向社會教學的開放式應用。學生的選課和分班工作由教務系統(tǒng)完成，通過數(shù)據(jù)交換把教務系統(tǒng)中的課程相關信息交換到eFront數(shù)據(jù)庫中，并保持原有的課程和學習、教學班關系。擴展后的平臺能夠保證課程基本信息包括教學資料一直存在，教學班以逐年變動的形式與課程進行關聯(lián)，保證了教學的傳承性與繼承性，免除了教師反復整理教學資料的工作。

基于云存儲技術的教師與團隊知識分享和協(xié)作平臺

建設了基于云存儲技術的教師知識分享和協(xié)作平臺。使用教師個人知識平臺的教師都有自己的獨立云存儲空間。存儲空間中的文件可以在群組內(nèi)進行共享和傳播，既可以用于教學，也可以用于科研。

基于教師知識分享和協(xié)作平臺，建立了團隊知識共享平臺。以教師為核心，教師指定的科研團隊或群組都可以對平臺內(nèi)的知識進行管理、分享與傳播。

全校統(tǒng)一的群組關系管理平臺

建設了全校統(tǒng)一的校內(nèi)群組關系管理平臺用于知識共享。群組管理包含管理（用戶）數(shù)據(jù)集成、群組數(shù)據(jù)管理、應用集成和為用戶提供的群組服務四個組成部分。

管理（用戶）數(shù)據(jù)集成主要是如何獲得群組的數(shù)據(jù)，群組數(shù)據(jù)來源主要有兩個方面，一個是管理信息系統(tǒng)中由于人員屬性所形成的固有群組關系，例如教師和學生基本信息里的“學院”、“班級”等信息，這個需要通過數(shù)據(jù)交換平臺導入到群組管理中。同時提供API使得應用程序可以通過調(diào)用接口來創(chuàng)建群組，比如云存儲系統(tǒng)、教師個人知識管理等應用可以把自己生成的群組寫進來。

群組數(shù)據(jù)管理是該系統(tǒng)的核心，主要提供群組的創(chuàng)建、修改、刪除等基本功能，以及群組包含和復合的計算、群組信息的存儲等。

應用集成包含3個方式，首先是LDAP服務集成，這個主要用于數(shù)字校園平臺內(nèi)部的管理集成。其次是基于Web服務的集成，這個是應用系統(tǒng)的主要集成方式，各個應用系統(tǒng)可以通過這個API讀出和使用用戶的群組，也可以創(chuàng)建群組，群組一經(jīng)創(chuàng)建，全局可見，全局可用。第三種方式是消息推送，主要是用在群組信息發(fā)生變更的時候，可以快速準確地推送到需要被通知的用戶。

群組管理是為應用系統(tǒng)提供的平臺級服務，普通用戶是見不到群組管理界面的，用戶只能通過應用系統(tǒng)提供的群組管理功能來使用群組服務，也就是說每個應用系統(tǒng)可以根據(jù)自己的需求設計不同的訪問界面來調(diào)用群組服務的統(tǒng)一接口。

學生與導師共同參與的雙向機構知識庫收集機制

實現(xiàn)了創(chuàng)新的機構知識庫文獻數(shù)據(jù)收集機制，由教師與學生共同參與，可以雙向同步數(shù)據(jù)。學校的機構庫基于DSpace建設，DSpace的數(shù)據(jù)充實過程需要耗費大量的人力物力：原始資料中沒有學院信息，難以根據(jù)學院劃分子庫；外文資料的作者英文姓名、單位書寫不規(guī)范，難以確認身份與所屬學院。為此，平臺適當擴展了DSpace的功能，提出了新的文獻收集機制。

將DSpace中的人員信息與數(shù)字校園用戶一一對應，單位信息也與數(shù)字校園銜接，保證DSpace中“作者”的唯一性，也可以簡單地獲得學院、專業(yè)、郵箱等基礎信息。

文獻收集方式采用教師主動向機構庫中提交、教師從機構庫中認領自己的文獻、委托人代表教師進行認領三種方式。教師將自己個人知識庫中需要發(fā)布的成果直接提交到機構庫，或者從機構庫的文獻集中認領自己的成果，也可以由受委托人代為認領，這樣就完成了文獻與作者身份的一一對應，也對充實機構庫有很大幫助，提高了效率。教師提交的數(shù)據(jù)由圖書館的管理員核實是否真實發(fā)表，教師認領的數(shù)據(jù)由學院管理員核實作者身份。

機構庫文獻的分享模式也獲得了改進。文獻持有人與數(shù)字校園身份銜接后，就可以獲得他在數(shù)字校園平臺中登記的通訊方式，如手機號碼或郵箱地址。在文獻詳細信息的界面上增加一個“向作者索要全文”的功能，索要人可以簡單描述自己的身份、索要目的及回復方式。此描述信息會自動通過短信或郵件發(fā)送至文獻持有人手中，手機號碼或郵箱地址對索要申請人完全透明。持有人視情況決定回復與否。文獻持有人還可以將全文的閱讀下載權限制定給某些人，只有被指定人才可以訪問。這兩種方式使得文獻分享更為靈活，提高了系統(tǒng)的可用性。

（作者單位為西安交通大學網(wǎng)絡中心）