淺談房地產公司戰略采購材料部品送認封管理

楊晉吉YANG Jin-ji

（當代節能置業股份有限公司，北京 100028）

（Mordern Land Co.，Limited，Beijing 100028，China）

0 引言

依據房地產開發公司本年度年初編制的成本與預算戰略采購執行表，通過戰略采購的方式來提高采購的效率，從而在商務談判的過程中得到供應商更加優惠的價格，戰略采購過程中對投標單位提供樣品進行材料部品送樣、認樣、封樣的全過程管理，實現全過程可追溯的有效管理模式。

1 釋義

①材料部品樣品：由供應商通過招投標等方式提供給使用單位進行產品推廣、設計選型、采購選型的材料。②材料部品樣品送樣：由提供樣品的單位或個人，將樣品送至材料部品庫房投標材料樣品區，并附上《材料部品送樣樣品清單表》，等待認樣前的過程，稱之為送樣。③材料部品樣品認樣：樣品在送樣之后，最終封樣之前，由業務經辦部門組織采購組技術組成員對樣品進行技術分析評定后給出《材料部品送樣樣品審核意見表》，稱之為認樣。④材料部品樣品封樣：樣品經采購組技術組成員認樣后，最終由相關簽字人在《材料部品送樣樣品審核意見表》簽字確定的過程，稱之為封樣。

2 材料部品送認封管理流程

材料部品樣品送樣→材料部品樣品接收→材料部品樣品檢測→材料部品樣品認樣及封樣→材料部品樣品交底→材料部品樣品入庫管理→材料部品樣品出庫管理→材料部品樣品現場驗收→材料部品樣品流轉。

3 管理步驟

3.1 材料部品樣品送樣

來源：根據公司本年度年初編制的成本與預算戰略采購執行表，按照設計圖紙、技術要求，投標送樣要求等，由投標單位提供符合要求的材料部品樣品。內容：產品圖冊、檢測報告、出廠合格證、產品實物、色板小樣、展板等。

3.2 投標送樣的具體要求

房地產開發公司戰略采購：采購部在編制招標文件時，與材料技術主管進行溝通，由材料技術主管依據設計圖紙和技術要求，提出具體送樣樣品要求《投標材料部品送樣要求表》和《材料部品送樣樣品清單表》；《材料部品送樣樣品清單表》作為招標技術文件的一部分。發標后，由材料技術主管負責與投標單位見面或電話溝通，明確解釋送樣樣品具體要求和《材料部品送樣樣品清單表》需填寫的內容。第一次回標時，投標單位應按要求將送樣樣品和內容填寫正確完整與實物樣品相符的紙版蓋章的《材料部品送樣樣品清單表》隨招標技術文件一同回復。由材料技術主管負責接收樣品，無送樣清單表樣品不得入庫。

3.3 材料部品樣品接收

①材料技術主管負責戰略采購材料部品樣品接收管理工作。②材料技術主管負責材料部品樣品的入庫管理，未提供《材料部品送樣樣品清單表》的樣品不予接收。③供應商送樣同時提供內容填寫正確完整的與實物樣品相符的《材料部品送樣樣品清單表》，并在樣品左上角加貼材料樣品信息標簽。④送樣樣品存入材料部品庫房投標材料樣品區臨時存放，等待認樣。

3.4 材料部品樣品檢測

依據房地產開發公司本年度年初編制的成本與預算戰略采購執行表，戰略采購小組技術組成員對戰略采購材料樣品質量存在疑慮的如：防水材料、櫥壁柜板材、地板、外窗及外窗玻璃、內墻涂料、室內瓷磚、輕鋼龍骨等，可委托國家相應檢測機構進行復檢。材料技術主管負責送檢，復檢結果作為材料樣品認樣階段的綜合評定指標之一。

3.5 材料部品樣品認樣、封樣

樣品認樣：戰略采購小組技術組成員進行認樣，對材料部品樣品進行技術分析評定后給出《材料部品送樣樣品審核意見表》。樣品封樣：材料部品樣品經戰略采購小組技術組成員認樣后，最終由相關簽字人在《材料部品送樣樣品審核意見表》簽字確定，材料技術主管依據《材料部品送樣樣品審核意見表》進行封樣。

3.6 樣品入庫管理

①材料技術主管負責材料部品樣品入庫管理工作。②供應商提供送樣樣品時，需根據招標技術要求提供符合的樣品，并在樣品左上角加貼材料樣品信息標簽。③供應商送樣同時提供內容填寫正確完整的與實物樣品相符的《材料部品送樣樣品清單表》。④送樣樣品存入材料部品庫房投標材料樣品區臨時存放，等待認樣。⑤經認樣后確定簽字封樣的樣品放入封樣樣品區，并進行日常維護管理。

3.7 樣品出庫管理

①材料部品樣品調用流轉：材料部品樣品如因工作需要臨時出庫調用，調用人需到材料技術主管處填寫《樣品調用流轉記錄單》，簽字確認后方可將樣品取走，同時應在規定時間內將材料部品樣品交還材料部品庫房，材料技術主管在《樣品調用流轉記錄單》中消項。②材料部品退庫：未通過認樣作為封樣的樣品，材料技術主管在得到公司成本經理同意后，方可辦理材料部品退庫手續。③材料部品清理：材料技術主管每半年對材料部品樣品庫進行整理，對未通過認樣作為封樣的樣品進行清理，發送樣品返還通知給送樣單位，自通知發出起滿一個月后送樣單位沒有取回的樣品，則由公司安排對樣品進行處理。

3.8 材料部品現場驗收

①根據合同要求，材料部品加工生產完畢后，材料部品送貨到公司指定交貨地點。②公司工程管理部負責組織成本部、規劃設計部相關負責人共同對到貨材料部品進行驗收。③驗收內容包含材料部品是否與封樣樣品一致、材料部品數量是否與訂貨量相符、是否具備相關質量證明、出廠合格證明、檢測報告等。

3.9 材料部品流轉

3.9.1 樣品內部流轉 如材料選型需要抽調庫房中的樣品，則調用人應會同材料技術主管填寫《樣品調用流轉記錄單》，簽字確認后方可將樣品取走，同時應在規定時間內將樣品交還產品樣板庫并在原《樣品調用流轉記錄單》進行消項確認。

3.9.2 樣品外部流轉 ①外部流轉指中標封樣樣品由材料部品庫房送至材料部品展示區放置。②材料部品展示區由行銷客服專業進行管理，樣品出庫填寫《樣品調用流轉記錄單》后，由行銷客服專業進行接收保管。

4 結束語

房地產開發公司通過戰略采購模式，對采購的材料部品樣品進行全程控制管理，實現對材料質量的事前、事中、事后的嚴格把控，在項目實際施工階段通過戰略采購所封樣品對現場材料的驗收環節進行管理，是當今房地產企業應用較為廣泛的一種方式。

附件一：材料部品送樣清單表

序號 材料名稱 規格型號 單位 品牌 產地 產品圖片 技術參數 備注

附件二：材料部品送樣樣品審核意見表

序號 供應商名稱 材料名稱 型號 單位 品牌 產地 樣品意見說明

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