醫院檔案工作如何為各方面主動提供服務

龔靜

檔案利用服務是檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作的歸宿，也是黨和國家對檔案工作的根本要求。但在現階段，檔案部門嚴重存在著重保管、輕利用、重收藏、輕服務的現象，被動地等待著服務。而主動服務于經濟建設，服務于社會發展的工作做得不夠到位。隨著知識經濟和信息時代的到來，人們對檔案利用的需求日益增強，范圍不斷擴大，那么檔案人員如何加強檔案利用工作，改進服務方式，變被動為主動，切實地作好服務呢？筆者想從以下幾個方面談談自己的淺見。

一、利用檔案室的功能屬性為領導的決策提供有力的支持和素材

檔案工作人員要對醫院的各項工作做到心中有數，根據醫院的工作規劃與工作重點，預測工作要求，有針對性地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉變為系統的、成專題的、分類有序的、可直接利用的信息資料，以便隨時主動服務于醫院各項工作。如在某項重大決策即將付諸實施前，檔案室為之提供與此工作相關的系統性的專題資料，供領導參閱，為下一步工作提供依據和工作目標。還可通過各種載體，把上級指令性項目、重要事項及工作完成情況，通過網絡、簡報等形式反映給領導，為他們的民主決策、科學決策提供科學根據和咨詢服務，讓檔案工作逐漸從幕后走向前臺。

二、為各職能部門主動提供各種便捷服務

檔案文獻匯編材料是重要的查閱使用依據，是檔案信息集中的體現，是檔案工作者從大量的歸檔文件、材料中經過查選、考證、加工形成的最真實和最有說服力的歷史記錄。檔案室將編制的院規、院志等材料向各科室下發，供其隨時有針對地查閱使用。為了進一步做好檔案利用工作，檔案室安裝了WER查詢系統，建立了檔案遠程利用平臺，并將自2000年以來的所有檔案進行全文掃描，與目錄對接，實行原文電子化，通過查詢檔案就可以直接瀏覽原文，科室可以在自己的電腦上直接查找、利用所需檔案，提高了工作效率。

三、積極參與課題研究，貫穿始終的提供服務

醫院的建設和發展離不開科研，科研也是醫院工作中的重中之重。在課題申報結束后，檔案人員立即到科教科了解課題項目及其項目負責人情況，把搜集到有關此課題方面過去的、現有的、別人的科技成果匯集起來，經過綜合分析、整理，提供給課題組，使他們能了解和掌握國內外與此相關的科技水平、技術、成果和市場動態，從而確定所擬項目要達到的技術水平、目標和完成課題的論證工作。在課題研究階段，與科研人員建立良好的互動關系，及時地掌握課題進展情況，盡可能地通過各種渠道和途徑搜集相關信息，使研究者及時獲取相關資料，避免重復勞動。在臨近成果鑒定時，檔案人員要把課題的全部材料收集齊全，查看有無原始記錄和課題總結內容不符，課題鑒定證書項目有無空白，格式是否規范等問題，及時反饋給課題組，以確保歸檔文件材料的質量，順利通過鑒定。

四、簡化查閱手續，采用新技術

借助現代化手段和高科技設備將依法解密的檔案資料提供給公眾查閱。在平時的工作中，深入到廣大職工中去，了解他們近期和遠期的檔案信息需要，有針對地搜集相應信息，然后檔案室和院信息中心聯合，將此類信息錄入計算機，通過網上查詢系統向用戶提供利用，并收集用戶的反饋信息，對其進行分析研究，作為進一步改善服務方式的依據。如前一段時間實行工資改革，檔案室協助人事處將每位職工工資套改的相關信息公布在內部網站上，供職工查詢，這樣檢索快速、使用率高，又免去了人事勞資部門的一一解答，節約了時間。

社會在發展，人類在進步，社會各界對檔案工作提出新的、更高的要求，這就需要我們抓緊學習新知識，掌握新技能，不斷開發信息資源，拓寬服務領域，以適應檔案事業的飛速發展，為構造和諧社會發揮更好、更充分的作用。

（作者單位：石家莊市第四醫院）endprint