淺談水利工程檔案的信息化建設

曹學玲

檔案記載著珍貴歷史，系統、完整、可靠的記錄著社會發展和進步，客觀的反映了領導決策、工程的設計、建設等方面的過程和成果，是事實的佐證、客觀評價的依據。隨著社會的進步，科技的發展，檔案工作開展的更加深入，檔案的信息化建設提上重要日程。

檔案的信息化管理，就是利用現代化的科學技術手段對紙質檔案進行掃描，使之轉化成用計算機操作供人們使用的電子檔案信息庫，使檔案的收集、存儲、分類、查閱等變得方便、快捷。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實體保管轉為以檔案實體的數字化信息為重心，可以實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。

水利工程是國民經濟的基礎工程，關系著國家經濟發展和人民生活水平的提高，水利檔案真實客觀的記載著水利工程的進展情況，是水利工程設計、施工、監理等活動的重要依據，具有重要的現實意義，因此應加強對水利工程檔案的管理，采取先進的管理方式，充分利用現代信息管理技術，加快水利工程檔案的信息化管理進程，逐步提高存檔質量和工作效率。

一、傳統的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案在長期頻繁的查閱過程中，會造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開展，紙質檔案逐年增多，不僅占用了大量庫房存儲空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復雜繁重。手工查詢檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢效率，導致了檔案信息資源的浪費。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環境、人為等各方面的因素，傳統的紙質檔案對檔案庫房的保存環境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強度等因素都會導致檔案壽命變短，檔案管理人員因調卷、還卷頻繁的進出檔案室，本身就會破壞檔案的管理環境，不利于檔案的保管。

二、檔案信息化管理的重要性

傳統檔案管理的弊端迫切要求加快檔案的數字化進程，提升檔案的管理水平，建立數字化檔案管理。在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業發展的唯一一個專項規劃。提出全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。根據國家檔案局“十五”規劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設納入了政府電子政務建設的總體規劃，同時陸續啟動了大規模的檔案信息化建設。在國家檔案局《全國檔案事業發展的“十二五”規劃》中提出：要加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理的工作目標。

河北省檔案局也提出了要在“十二五”期間全部完成檔案的數字化，實現全省各級檔案館檔案信息資源共享的目標任務。

開展檔案的信息化建設，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數，加強檔案的原件保護，可以在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，實現即時查詢，極大的減輕了工作人員的負擔。使檔案查借工作十分方便，檔案管理實現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

三、檔案的信息化管理的內容

1、加強檔案信息化管理的制度建設。單位領導必須高度重視檔案管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構和制度，成立專門的水利工程檔案管理小組，明確專門的檔案管理人員，專門負責工程項目資料的收集、整理及歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責和責任。要定期對國家制定的檔案管理的法規、制度進行研究學習，及時制定、修改適合本單位的水利檔案管理規章制度。創建規范的管理機制，使檔案資料標準化、規范化和共享化，不斷提高檔案實體質量，避免相近公文重復立卷組合，建立健全各項檔案管理規章制度，如：檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等。加大檔案人才的培訓力度，充實穩定檔案隊伍，努力提高重點水利工程建設項目檔案管理人員的素質，有計劃、有目的的對檔案管理人員進行業務培訓，使水利檔案管理人員不斷更新知識、掌握扎實的業務技能，要不斷增強檔案管理人員的現代化意識，使其充分認識檔案管理的重要性，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的檔案安全管理和保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。

2、加強檔案信息化管理的設施建設。統籌安排檔案經費和設備，建立設備齊全、功能完善的計算機機房，配置承載檔案信息系統的高性能服務器和數據存儲器，安裝河北科怡檔案管理軟件，為檔案的信息化建設提供良好的數據處理和存儲環境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、文號、密級等進行靈活檢索。檔案的信息化建設需要復印機、電腦、掃描儀等先進的電子設備，實現檔案目錄電腦檢索，內容電子化掃描工作，為檔案的數字化提供了物質基礎。加強對各種系統和軟件的學習和開發，逐步實現檔案信息的有序整理、檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設及信息資源的開發利用，并不斷豐富和完善檔案信息數據庫的內容。

3、加強電子檔案的安全管理。加強檔案的安全管理，做好檔案的復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏，加強計算機系統及操作系統的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案的信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發生。一是注重檔案管理人員的學習培訓，熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發現問題或存在的安全隱患應及時向領導匯報并采取相應的處理措施。二是制定檔案安全責任制，責任到人，將檔案安全工作列入本單位議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實。三是做好檔案安全管理的宣傳教育工作，采用多種形式開展檔案安全教育活動，增強檔案管理和廣大干部職工的檔案安全管理意識。四是建立健全檔案安全應急處置預案。根據本單位的實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現的各種突發性事件。

4、檔案信息化建設目標。積極推進水利工程檔案的數字化掃描工作，建立健全檔案信息數據庫群，包括：電子目錄數據庫、檔案全文數據庫、照片及聲像檔案數據庫等，建設檔案信息資源管理平臺，確保檔案的信息安全。

檔案的信息化是檔案的發展趨勢，推動檔案的信息化建設是檔案管理的目標。檔案的信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，檔案管理人員要不斷更新理念、與時俱進，創新工作方法，積極探索檔案管理的現代化道路，檔案管理才能跟得上時代的步伐，檔案工作才能更好的適應經濟和社會發展，才能使檔案管理更加規范，既減少了檔案管理中的重復勞動，也減少了人手翻閱檔案所造成的磨損和時間浪費，開展數字檔案備份，確保檔案信息安全。我們要加快檔案的數字化工作步伐，逐步完善檔案管理的信息系統，提升檔案管理的發展水平，大大提高水利工程檔案管理的工作效率和現代化水平，使水利工程檔案更好地發揮作用，更好地為水利工程建設服務。

（作者單位：秦皇島市引青管理局）endprint