淺談高校兼職檔案員隊伍建設中的“位”與“為”

梁立

摘要：本文針對目前我國高校兼職檔案員隊伍建設被忽視的現狀，從明確身份定位、強化主體角色、全面提升素質等維度展開論述，呼喚學校、部門、兼職檔案員三方發揮各自力量，合力建設一支“有位”且“有為”的高校兼職檔案員隊伍。

關鍵詞：兼職檔案員隊伍建設；角色強化；能力提升

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）03-0015-02

一、高校兼職檔案員隊伍亟需建設

高校檔案工作擔負著為國家積累重要史料，為學校教學、科研等各項工作服務的重任，它產生和形成于校內各部門、單位及個人的社會實踐中。建國六十多年來，尤其是上世紀90年代鄧小平同志南巡講話以來，高校檔案工作在黨和政府的日益重視下得到了大力推進，并伴隨著改革開放的步伐在逐步深化發展，取得了豐碩的成果，進入了歷史上最好的發展時期。然而，高校不同于一般的社會組織，它是由學科和事業單位組成的矩陣結構，兼具學術性與行政性特征，高校主要的檔案材料均收集于下屬部門和二級學院。檔案的收集是一項復雜的工作，是高校檔案工作的起點和基礎，它的好壞直接關系到學校檔案工作的效能。雖然目前我國高校檔案工作從形式上來講，已普遍推行“校級領導分管，專兼職檔案人員齊抓共管”的檔案工作網絡，建立健全了專職檔案干部隊伍，檔案基礎業務建設正逐步實現規范化管理，但在實際運行中，工作在檔案管理一線的高校二級單位的兼職檔案員隊伍則遲遲得不到有力建設，隊伍成員欠缺檔案專業知識和技能、被動服務、對檔案工作缺乏認同感、人員流動性大等現象普遍存在，致使在檔案的收集整理、部門立卷等移交檔案館之前的歸檔環節出現諸多問題，造成檔案損失或質量不高。這一切都在呼喚著高校有關部門真正把兼職檔案員隊伍建設作為推進高校檔案工作的重要抓手，從角色強化與能力提升兩個維度下功夫，推動高校檔案工作邁上新臺階。正所謂“有為才有位、有位更有為”，建設一支高素質的“有位”且“有為”的高校兼職檔案員隊伍已刻不容緩。

二、“位”與“為”：高校兼職檔案員隊伍的角色強化與能力提升

“兼職檔案員”的“兼”是相對于學校檔案機構的專職檔案管理人員而言，這一稱謂已約定俗成，但因為“兼職”二字，多年來，無論是外界還是兼職檔案員自身，對這一崗位的角色認知多多少少都存在著偏差，兼職檔案員所做的大量工作也難以真正得到認可。為此，高校兼職檔案員隊伍的建設需要學校、部門、兼職檔案員三方的努力，從明確身份定位、強化主體角色、全面提升素質等方面著手，將高校兼職檔案員隊伍建設好。

1.“有位”：明確身份定位，穩定工作隊伍。我們常說的“文檔”，即文件與檔案。今天的文件就是明天的檔案，文書的處理和檔案管理的某些工序需要同步進行，將二者截然劃清是不可能的，由此，高校下屬部門和二級學院的兼職檔案員也多由本單位的文書兼任。文書檔案工作是一項技術性較強的工種，部門的兼職檔案員多非檔案專業出身，要想高質量地完成檔案收集階段的工作，既要精通文書、檔案專業知識，又要熟練掌握電子計算機等現代辦公設備的操作技術，并經過長期的實務操作，總結教訓、積累經驗，方能成長為一名業務嫻熟的部門檔案工作者。然而，目前在高校二級單位的人員中，尤其是部門領導者，對檔案工作重視程度不夠，常常為了部門其他工作需要將兼職檔案員隨意調崗，加之兼職檔案員個人晉升調動等其他原因，導致目前高校二級單位中呈現“鐵打的檔案工作、流水的兼職檔案員”的不利局面，嚴重影響高校檔案工作的深入、持續發展。為此，建議采取以下對策：（1）探索制定針對兼職檔案員的績效評估與激勵機制，對各單位的收集與歸檔情況進行公布，將檔案的日常歸檔和立卷工作列入學校各部門負責人和兼職檔案員職責范圍，并將其作為年終工作考核的重要依據，對歸檔工作完成較好的人員給予一定的精神與物質獎勵，激發其工作積極性和主動性，更好地服務于檔案工作。（2）建立和完善部門檔案工作者專業技術評價體系，對兼職檔案員進行職業生涯規劃，參考其檔案從業年限和業務熟練程度，認定“資深＼中級＼初級”水平的部門兼職檔案員，變“以崗定人”為“以人定崗”，并實行“傳幫帶”的工作機制，使本單位的檔案工作人員形成有效銜接的梯隊，不致無人補漏而延誤工作進程。對兼職檔案員隊伍進行身份定位有賴于高校各級領導、人事部門、檔案館等相關單位的共同努力，正所謂“在其位，謀其政”，幫助兼職檔案員早日找準自身位置，將檔案工作做得有聲有色，是高校兼職檔案員隊伍建設的首要任務。

2.“有為”：樹立檔案意識，強化主體角色。目前，高校兼職檔案員隊伍中普遍存在著按部就班、缺乏創新意識的通病，消極被動服務，將檔案收集視為一項突擊工作而非日常工作，不知該如何利用檔案信息資源為學校及本單位中心工作服務，使其發揮最大利用價值。其實，檔案囊括了本單位在教學、科研、歷史沿革、學院建設等方面的翔實記錄，今天的檔案資料就是昨天的歷史寫照，又為明天留下了寶貴的歷史財富，部門檔案人員應充分認清檔案工作的意義，樹立主動服務意識，從簡單的“收集-移交”式的部門檔案工作誤區中走出，進一步延伸工作的深度和廣度：（1）發揮主觀能動作用，實現檔案信息服務增值。檔案收集階段，來自本單位教學、科研、黨政、學工等各個分支部門的大量的零散、無序、形式各異、優劣混雜的信息都匯集到兼職檔案員處，這就要求他們去粗取精、去偽存真、耐心細致地開展工作，樹立積極參與的意識和主動服務的精神，圍繞本校、本單位中心工作和建設發展的需要，在對大量檔案信息的篩選整序過程中進一步加工、整合、升華，提煉出更為有用的信息，開展多層次、多渠道的利用服務，實現信息增值。（2）持之以恒地宣傳檔案工作，爭取全校師生對檔案工作的關心支持。學校檔案無所不包，與學校所有的部門工作緊密相關，高校的兼職檔案員散布于各個二級單位，在檔案工作的宣傳貫徹方面具有得天獨厚的優勢，要積極配合校級檔案機構的中心工作，宣傳我黨關于檔案工作的文件、法令、方針、規定等，加深廣大師生對檔案工作的了解，增強他們的檔案意識及對檔案工作的認同感。（3）打通全校檔案工作者的溝通渠道，使檔案事業在變革中深入發展。部門兼職檔案員與廣大師生朝夕相處，相比學校檔案館的專職檔案管理人員來說，在檔案工作的需求調查和方法創新方面有更好的平臺。“問渠那得清如水，為有源頭活水來”，高校兼職檔案員要利用多種渠道，調查本單位師生對檔案利用的需求取向，廣泛征集師生們對檔案工作的意見和建議。高校要定期召開全校檔案工作者的研討會議，交流經驗，互通有無，使高校檔案工作成為“一汪活水”，在探索和創新中求得科學發展。endprint