高校館藏圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的原則與探索

宋家明

（江蘇廣播電視大學(xué)，江蘇 南京 210036）

高校館藏圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的原則與探索

宋家明

（江蘇廣播電視大學(xué)，江蘇 南京 210036）

就目前高校圖書檔案管理現(xiàn)狀，分析了當(dāng)前圖書檔案管理信息化建設(shè)中存在的若干問題，提出了圖書檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該遵循的原則，并從加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理、明確目標(biāo)，統(tǒng)籌安排、轉(zhuǎn)變觀念、建立安全風(fēng)險機制等方面對圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了一些探索。

高校；圖書檔案；數(shù)字化建設(shè)

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護(hù)圖書、合理開發(fā)利用及有效配置圖書檔案資源具有現(xiàn)實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，也是高校檔案系統(tǒng)中的一個要素，同時也是學(xué)校數(shù)字信息系統(tǒng)的重要組成部分。如何建設(shè)科學(xué)合理、實用方便的圖書檔案數(shù)字化系統(tǒng)，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質(zhì)量，是高校圖書檔案適應(yīng)數(shù)字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數(shù)量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數(shù)據(jù)檔案，隨著圖書管理工作的快速發(fā)展，圖書檔案的服務(wù)范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質(zhì)圖書、數(shù)字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數(shù)量達(dá)數(shù)十萬卷，日趨增長的圖書檔案數(shù)量與存放空間的矛盾日益突出，傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關(guān)信息需求的矛盾逐漸顯現(xiàn)。

2.圖書檔案的利用頻率和數(shù)量日趨增長。隨著高校招生規(guī)模的快速發(fā)展，與圖書有關(guān)的業(yè)務(wù)，特別是數(shù)字化圖書資源，其利用率日趨增長，據(jù)高校各年度圖書檔案利用情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，前來咨詢、查詢、調(diào)閱、下載數(shù)字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復(fù)制圖書、期刊等數(shù)字化檔案資料的數(shù)量也在快速增長。

3.圖書檔案應(yīng)用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務(wù)于高校的學(xué)生和教職工，以及為高校相關(guān)部門的科研服務(wù)等，隨著高校教學(xué)改革和發(fā)展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學(xué)生和教職工服務(wù)，也逐漸向其他高校學(xué)生提供服務(wù)，甚至延伸到相鄰社區(qū)，更多的為社會以及家庭個人服務(wù)，如我校的“學(xué)習(xí)在線”，主要面向社區(qū)的廣大人群提供必要的學(xué)習(xí)等信息檔案資源。

二、當(dāng)前圖書檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

為了適應(yīng)形勢的發(fā)展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進(jìn)圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統(tǒng)的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領(lǐng)導(dǎo)的圖書檔案管理意識薄弱，認(rèn)為圖書檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且占用學(xué)校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉(zhuǎn)變觀念，推動圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，滿足信息化發(fā)展的需求。

2.建設(shè)管理資金不足，導(dǎo)致硬件設(shè)施和軟件資源等基礎(chǔ)設(shè)施欠缺。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要一定的建設(shè)管理資金，建設(shè)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，包括符合要求的建筑設(shè)施、計算機硬件設(shè)備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數(shù)字化建設(shè)設(shè)施因經(jīng)費問題差距較大，軟件資源的開發(fā)和應(yīng)用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質(zhì)圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了一定困難；基礎(chǔ)設(shè)施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應(yīng)改變觀念，加大對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，購置相應(yīng)的高性能服務(wù)器和計算機終端設(shè)備，開發(fā)與之相適應(yīng)的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務(wù)、為社會服務(wù)。

3.圖書檔案開發(fā)利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務(wù)意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標(biāo)也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務(wù)、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

4.圖書檔案的管理干部和專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關(guān)部門，具有系統(tǒng)性和專業(yè)性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應(yīng)具備檔案專業(yè)技術(shù)知識，以及相應(yīng)的計算機和網(wǎng)絡(luò)管理能力，掌握數(shù)字化信息的存儲、檢索技術(shù)，對圖書檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行有效地管理。但是，高校現(xiàn)有的圖書檔案管理干部和專業(yè)技術(shù)人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應(yīng)，已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。既懂管理又懂技術(shù)的干部和一專多能的專業(yè)技術(shù)人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

三、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)對學(xué)校的資源建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學(xué)習(xí)和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)。

高校圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)根據(jù)各地區(qū)高校總體發(fā)展規(guī)劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。

1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化原則，這是實現(xiàn)圖書檔案服務(wù)自動化和信息共享網(wǎng)絡(luò)化的前提。圖書檔案數(shù)量、種類繁多，在數(shù)字化建設(shè)過程中存在著一系列數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實施，為圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范從技術(shù)和管理層面提供了具體的指導(dǎo)，如：它規(guī)定紙質(zhì)檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數(shù)據(jù)庫模式等，圖書檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)貫穿于圖書檔案數(shù)字化建設(shè)管理的全過程，如案卷目錄的標(biāo)引格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄項目標(biāo)準(zhǔn)、目錄與圖像的鏈接技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)傳輸、共享模式標(biāo)準(zhǔn)等，從而規(guī)范圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)，確保圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)，全面提升圖書檔案的數(shù)字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數(shù)字化的目標(biāo)之一是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務(wù)意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務(wù)、為高校的科研服務(wù)；在圖書檔案數(shù)字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠?qū)熒蜕鐣_放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數(shù)字化資源及時上傳到相關(guān)網(wǎng)站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網(wǎng)，實現(xiàn)省校和市校、縣校甚至是鄉(xiāng)鎮(zhèn)成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網(wǎng)站建立方便快捷的查詢、下載系統(tǒng)，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復(fù)制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期性、持續(xù)性的基礎(chǔ)工作，大量的數(shù)字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設(shè)備設(shè)施的安全可靠，如建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的圖書檔案存儲建筑和設(shè)施、購置高性能且能滿足需要的服務(wù)器以及網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備、數(shù)據(jù)信息傳輸、存儲設(shè)備等；二是相關(guān)軟件的安全可靠，根據(jù)高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發(fā)相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)；三是數(shù)字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境、操作人員權(quán)限授予和遠(yuǎn)程訪問、圖書檔案信息保密級別、數(shù)據(jù)庫之間的鏈接和數(shù)據(jù)交換等安全防范體系，從而建立健全相關(guān)的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數(shù)字化建設(shè)安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數(shù)字化建設(shè)使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數(shù)字化管理和建設(shè)的趨勢，而且需要投入相應(yīng)的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)該堅持成本效益的原則，既要保證數(shù)字化建設(shè)成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設(shè)成本，統(tǒng)籌規(guī)劃，避免浪費，做到經(jīng)濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優(yōu)先，圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)最終目的還是為了師生學(xué)習(xí)、研究的需要，向信息需求者提供服務(wù)，體現(xiàn)圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發(fā)揮其社會效益的基礎(chǔ)上，兼顧圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟效益和成本，實現(xiàn)效益最大化。

5.協(xié)調(diào)統(tǒng)一原則。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數(shù)量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關(guān)的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員；數(shù)字化建設(shè)需要相應(yīng)的人力、物力和財力，包括管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的調(diào)配、硬件設(shè)備的采購、軟件系統(tǒng)的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關(guān)資源的整合，如圖書檔案管理信息系統(tǒng)與系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)的相互鏈接、轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立相應(yīng)的宏觀調(diào)控機制和管理協(xié)調(diào)機制，各職能部門和相關(guān)人員做到分工協(xié)作、相互配合、協(xié)調(diào)一致，積極參與數(shù)字化建設(shè)，全面提升圖書檔案數(shù)字化管理水平。

四、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的探索

數(shù)字化和信息化是當(dāng)今社會經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的圖書檔案管理已難以適應(yīng)圖書管理工作，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和應(yīng)用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。

1.加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。制定相應(yīng)的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調(diào)閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責(zé)、考核監(jiān)督管理辦法、檔案管理量化考核指標(biāo)等；規(guī)范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質(zhì)檔案的歸檔；與此同時，檔案的數(shù)字化信息的導(dǎo)入、網(wǎng)上審批流轉(zhuǎn)、歸檔同步進(jìn)行，以提高工作效率，規(guī)范檔案管理。

2.明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)，統(tǒng)籌安排數(shù)字化檔案進(jìn)程。高校圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務(wù)，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發(fā)揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入產(chǎn)出效益分析，分輕重緩急、統(tǒng)籌安排。首先，對經(jīng)過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化，有目的、有重點地推進(jìn)圖書檔案的數(shù)字化工作，加快實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

3.樹立服務(wù)意識、轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，發(fā)揮圖書檔案的使用價值。傳統(tǒng)的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態(tài)，咨詢、利用率不高，實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，改變服務(wù)意識和觀念，從被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)；根據(jù)不同用戶的特點，開發(fā)用戶需求導(dǎo)向的數(shù)字信息資源，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將圖書檔案資源信息以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進(jìn)行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，整合不同類型、不同載體的數(shù)字化資源，為實現(xiàn)圖書的優(yōu)化配置提供信息依據(jù)，提高圖書檔案利用率和使用價值。

4.建立風(fēng)險安全控制機制。圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)需要持續(xù)的資金投入、相關(guān)人員的調(diào)配以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產(chǎn)生一定的風(fēng)險，如：組織管理人員或?qū)I(yè)技術(shù)人員的變動導(dǎo)致軟件系統(tǒng)開發(fā)的中斷；資金預(yù)算不足或超支導(dǎo)致相關(guān)硬件購置不能如期舉行；涉密的圖書檔案資源在數(shù)字化信息轉(zhuǎn)換過程中的泄密風(fēng)險；圖書檔案數(shù)字化資源在查詢下載、網(wǎng)絡(luò)共享和在線傳播等可能產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險等。因此，必須分別建立安全風(fēng)險控制機制，如協(xié)調(diào)財務(wù)、政府采購、技術(shù)保障等部門共同論證項目資金預(yù)算，保障數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)性運行；通過確定相關(guān)協(xié)議、合同、購買版權(quán)資源等，控制知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險。為了保障圖書檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息安全，必須采取相應(yīng)的安全管理控制措施，如權(quán)限管理，對管理人員和訪問用戶，根據(jù)不同級別賦予相應(yīng)的管理權(quán)限和訪問權(quán)限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風(fēng)險，此外，結(jié)合身份證識別技術(shù)和信息加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的控制。

五、結(jié)語

在信息社會條件下，圖書檔案已經(jīng)步入信息網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化和服務(wù)自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發(fā)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，忽略了圖書檔案為社會服務(wù)的功能以及數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)共享、開放便捷等特征以及網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應(yīng)根據(jù)圖書的總體規(guī)劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統(tǒng)籌兼顧，快捷高效地實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。

[1]吳建中.戰(zhàn)略思考—圖書館管理的10個熱門話題[M].上海科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2005：21.

[2]鐘伯英.論圖書檔案為社會經(jīng)濟服務(wù)的重要性[J].南方論刊，2013，（3）.

[3]丁恩多.我國數(shù)字檔案館研究綜述[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005，（21）.

[4]陳瑞萍.土地檔案管理中的信息化建設(shè)[J].科技傳播，2012，（3）.

[5]趙春蘭.對檔案數(shù)字化工作的幾點認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2013，（1）.

[6]張捷.論數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館知識服務(wù)優(yōu)化整合模型構(gòu)建[J].檔案，2008，（6）.

G647

A

1674-9324（2014）28-0199-03