芻議文秘工作與檔案管理的一體化

姚新穎 （吉林省雙遼市人力資源和社會保障局 136400）

文秘工作具有較強的綜合性、專業性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內容。1文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。實踐證明檔案管理工作離不開文秘工作，因為，沒有文秘的前期準備工作，檔案管理工作也是無法順利進行的。有效地將文書、檔案實施體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。作做好文秘工能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作反過來對文秘工作進行檢驗，促進文秘工作規范化?，F就文秘工作和檔案管理一體化，談一些粗淺的認識和看法。

一、文秘工作與檔案管理之間的相互聯系

文秘工作是文書、秘書工作的統稱，是組織部門日常工作的重要組織部分。它既是實現部門職能的重要手段，又是承上啟下，聯系內外，溝通左右的紐帶，對領導工作起著參謀和助手的作用。它的基本任務是：正確地建立文書處理工作秩序，及時、準確、安全地處理來往文書；輔助機關領導者處理日?；顒又械恼帐马?；密切機關之間、上下之間的聯系。文秘工作的任務同機關內部機構的設置和機關領導如何使用而有所不同，其具體工作包括：文件收發、登記和處理、文件承辦和催辦檢查，文件起草和核稿，文件繕印和校對，文件傳閱和管理，文件清繳、移交和銷毀，文件立卷和歸檔，機要文件的傳遞，為領導人準備和綜合參考材料，調查研究，會務組織，政務接洽，印信管理，人民來信處理，領導交辦事宜等。文秘工作與檔案管理存在著相輔相成的關系，檔案管理是文秘工作重要構成部分；檔案工作離開文秘工作的支持，有了文秘工作的前期準備檔案管理工作才能夠順利實施。2現在的機關單位，一般都是秘書兼職檔案管理人員。因此，一個合格的文秘工作者，必須具備專業的檔案管理知識。

二、文秘工作與檔案管理一體化的意義

相關文獻認為文檔的一體化是信息化時代產物。所謂一體化就是指從公文處理與檔案管理的連續性與整體性規律出發，并與計算機技術有機地聯系按照相應的規范與標準組成綜合性的管理系統，從而對公文處理與檔案的“存儲、控制、加工、傳輸”，實現對公文與檔案管理上的整體優化。3文檔一體化的實現具有重要意義。它使檔案事業的關注焦點從文件實體轉向文件形成過程；從注重分散的個別文件的性質和特征，轉向關注導致文件產生的業務職能、活動、任務、事物處理和工作流程；從根據文件內在價值或研究價值進行鑒定，轉向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動，挑選出反映其主要工作活動的文件加以保存；從對文件實體的整理、編目和保管，轉向根據信息系統和形成者在相關文件之間的有機聯系進行整理；檔案館從希望與文件形成機構合作的“懇求”機構，轉變成為一個監督形成者及維護檔案文件活動的審計機構；檔案館建筑從文件保管基地轉變為一個便于公眾利用各種文件的信息中心。4

三、實現文秘工作與檔案管理一體化的措施

對于文秘工作和檔案管理一體化實現而言，本文認為要做好這樣幾個方面的工作。第一，是質量管理意識的樹立。這是因為無論是文秘工作，還是檔案的管理工作，其過程中都要樹立質量第一的觀念，明確自崗責任。第二，要制定與執行質量標準。第三，要進行組織機構地完善，進行優秀工作隊伍的建立。第四進行有效管理制度的相關工作程序建設。第五引進與運營現代的設備與技術。

綜上所述，文秘工作和檔案管理兩者間的關系是相輔相成的關系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質的一個有效手段；在實踐工作中檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那么檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。并且認為實現文秘工作與檔案管理一體化必須要樹立質量管理意識，要制定嚴格的質量標準，要完善文秘與檔案的組織機構并建立一支優秀的工作隊伍；要建立較為有效地管理制度，規范相工作程序并依靠先進設備與技術優化文秘和檔案管理工作。

注釋：

1.陳建林主編.文秘與檔案管理[M].人民郵電出版社，2011.09

2.章俊豪. 文秘工作與檔案管理工作的關系[J].中外企業家，2013（33）

3.孫榮，楊蓓蕾，徐紅等著.現代辦公室管理.復旦大學出版社，2012.02.

4.陳祖芬主編.秘書文檔管理.中國人民大學出版社，2011.07.

[1]張瑞麗.現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].中國科技信息.2011(07)

[2]惠芬，王永君.信息時代的文秘工作與檔案管理工作[J].寶雞文理學院學報(社會科學版).2006(06)

[3]余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].陜西檔案.2007(05)

[4]王瑛.實現文秘工作與檔案工作一體化——提高企事業單位檔案質量的思考[J].云南檔案.2008(04).