工程檔案的保密管理工作

韓健

該文通過對工程檔案保密管理工作的介紹，結合目前工程檔案保密管理工作方法及在冶金設計院多年的檔案管理經驗，對工程檔案保密管理工作中的重點內容及管理方法進行了探討。

1 引言

工程檔案主要存在于設計院或與建設相關的企業中，這是由工程檔案的產生特點所決定的。工程檔案是在工程建設活動中形成的，為重要的工程項目文件材料，包括工程設計基礎資料、項目建議書、可行性研究報告、初步設計文件及附圖、主要設備材料表、概算書、施工圖、施工圖設計說明書、計算書、預算書等。工程檔案凝聚了工程設計人員的心血與智慧，是建設工程施工的依據，是設計院的重要技術支撐，也是國家的知識產權和寶貴財富。

工程檔案中涉及到的設計、產品信息等屬于企業或國家的核心秘密，關系到一個企業經營發展的進程，甚至關系到國家的建設發展、利益及安全。為確保核心秘密的安全，必須做好工程檔案的保密管理工作。

2 管理方法

為了更好的完成工程檔案的保密管理工作，本人結合目前檔案保密管理工作方法，及在設計院多年的檔案管理工作經驗，重點就以下幾個內容進行探討。

制度建設。完善的制度是工程檔案保密管理工作的基礎。一般地，檔案利用規章制度有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

在正常的檔案利用規章制度之下，對于保密方面，為了適應檔案調密工作制度化、正規化的需要，企業的工程檔案保密管理應建立以下三個制度：①建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；②建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知有關科室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；③建立保密檔案接收標準制度，加強保密檔案的規范化建設。

隊伍建設。專業、高素質的管理隊伍是工程檔案保密管理工作的要素。工程檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業，有高度的保密意識，把保守國家和企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理工作中出現的一般問題。

管理體系建設。健全的管理體系是工程檔案保密管理工作的保障。具體內容可分為：

成立工作領導小組。成立檔案保密領導小組，由院長或分管檔案工作的院領導任組長，其他黨組成員任副組長，部門負責人任組員，統一領導全院檔案保密工作。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源此外，進一步健全保密和密碼工作領導責任制，把領導干部履行責任制的情況納入黨組學習會和領導干部年度績效考核內容。根據人員調整情況，及時調整保密領導小組，加強保密工作目標責任管理，將日常工作和保密工作同布置、同安排、同要求，確保各項檔案保密工作任務的落實，嚴防泄密事件發生。

加強保密檔案的日常管理。保密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。保密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

要加強保密檔案的科學管理。管理人員在調密工作中容易把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以某年某工程的檔案劃控工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含保密文件的原卷；外供卷時，可采取對與所查檔案無關的保密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及保密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立保密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創造條件。

技術支持建設。硬件、軟件、配套設施等技術支持是工程檔案保密管理工作的后盾。

檔案庫房的設立是配套設施的主要體現。從總體上講不論單位規模大小，凡是檔案庫房的設立，都應按照國家有關規定單獨興建。從企業檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

對于電子化的檔案文件，網絡安全尤為重要。將網上信息實行物理隔離的辦法是相對簡單并易操作的。這主要包括以下幾個方面：

設計院等企業的局域網和互聯網分離，嚴禁涉密機算機上互聯網，并對于涉密計算機，統一采取口令設置，避免造成資料泄密。對可以上外網的計算機要配備信息網絡的信息過濾系統、自我隔離系統和信息防護系統等。

禁止任何計算機私自安裝無線設備。給計算機安裝防火墻，殺毒軟件并定期進行升級，要建立起萬無一失的安全網關防護體系、HTTPS加密傳輸等適合企業自身的一些核心安全機制。

嚴格落實《移動存儲設備管理辦法》，利用新技術手段加強對移動存儲設備的使用進行實時監控和管理。對內網上使用的移動存儲設備進行注冊、加密，讓外來移動存儲設備“進不來”，讓內網使用的移動存儲設備“拿不走”，內部使用的移動存儲介質在外網計算機上“不能用、改不了”。本設計院針對工程圖紙等CAD文件進行加密處理，效果良好。

完善涉密計算機、移動磁介質、涉密筆記本電腦、多功能一體機等辦公設備的購置、領取、使用、清退、維修、銷毀等環節的保密管理要求，抓好全過程安全保密職責的監督和落實。

應設有計算機專業人員及時對企業單位的計算機的系統安裝補丁，修補漏洞，及時升級防病毒軟件和病毒代碼庫，定期對計算機進行全面掃描，清除病毒、木馬。本設計院在科室設置中，專門設有科技部下屬的計算機室負責這部分工作。

加強對各種涉密載體的管理，對密件、密品的制作、傳閱、銷毀等各環節進行全過程監管，確保每一個環節不出差錯。

工程檔案是企業工程項目建設的歷史資料，是權威性的參考依據，是企業及國家的核心秘密。只有做好了工程檔案保密管理工作，才能為我國工程行業的發展提供真實、可靠、有效的數據與知識技術，為我國可持續發展奠定堅實的基礎。