焦港閘工程建設檔案管理

鄔霞軍

該文結合焦港閘工程建設，分析了工程建設中在檔案管理方面采取的系列措施，總結了建設水利工程檔案的作用和意義，為同類工程施工提供了借鑒。

焦港閘工程是利用連申線（通榆河南延）結合送水工程的重要組成部分，通過改造焦港閘工程能提高焦港閘防洪標準，增加焦港閘引排水能力，充分發揮連申線輸水功能，緩解蘇北沿海地區用水矛盾。該工程總投資7677萬元，該工程于2012年10月30日通過完工驗收并投入使用。

在焦港閘工程建設過程中，建設單位在強化質量、安全管理的同時，充分認識到做好工程建設檔案管理工作的重要性，扎實做好焦港閘工程建設管理的檔案管理工作。焦港閘工程建設檔案于2013年10月通過水利廳組織的專項驗收，并達到“優良”等級。為能做好工程建設檔案管理工作，焦港閘工程建設處主要從以下幾個方面入手：

一、目標明確， 分級管理

焦港閘工程建設一開始，工程建設處就將檔案工作納入工程建設的重要組成部分，提出“創優良工程、建精品檔案”的工作要求，明確以“優良”等級為檔案管理目標，要求各參建單位在工程竣工時提交完整、準確、系統的工程檔案資料。按照“統一管理、分級管理”的原則，焦港閘工程檔案管理實行三級管理。工程建設處要求各參建單位建立健全檔案工作制度，完善檔案管理網絡體系，建立自上而下的檔案責任網絡，明確檔案負責人、分管責任人和檔案員，形成各級部門和有關人員各盡其責，各司其職的工作制度。

二、制定制度，有序分類

建立健全檔案管理制度是檔案管理工作的重要保障，根據焦港閘工程的實際情況，焦港閘工程建設處制定了《焦港閘工程檔案管理規定實施細則》，建立焦港閘工程檔案標準化管理，并按照統一標準實現檔案編制、收集、整理、編目、保管、利用等，以保證檔案管理各項工作有章可循。

為保證焦港閘工程檔案管理工作制度化、規范化、科學化，建設處結合工程檔案管理工作的實際情況，制定了《焦港閘檔案分類方案》，在檔案整編過程中，對檔案分類、歸檔格式、歸檔范圍、保管期限提出詳細、具體的要求。

三、收集齊全，規范整理

焦港閘工程形成的文件材料涉及面廣，涵蓋工程立項、審批、核準、前期準備、建設、采購、試運行、驗收、移交的全過程；涉及部門和人員多，共涉及業主、設計、監理、質監、施工、政府等多個單位；經歷時間長。整個項目文件收集時間從2010年3月至2013年8月，歷時經四年。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源整個焦港閘檔案管理工作內容繁雜，稍有疏忽就有遺漏。為了能保證檔案資料收整齊全、完整，檔案管理人員首先了解水利工程建設的基本建設程序，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內容、數量做到心中有數。對于焦港閘工程檔案的收集我們采取分階階段收集，盡力避免檔案原始材料的散失，保證工程檔案資料的連續性、完整性。

四 、加強培訓，提高水平

在焦港閘工程建設檔案管理工作方面，我們提高焦港閘工程檔案管理工作人員的綜合素質，加強對檔案管理工作人員的專業培訓，充分發揮檔案管理工作人員的積極性、創造性。檔案管理工作人員在工作中做到主動、熱情、耐心、周到、及時，具有高度的責任感和事業心。

為實現檔案資料的數據化管理和網絡化的報送、傳遞，為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務，滿足水利工程建設者多方面、多區域利用檔案資料的需求。我們要求檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強業務學習，拓寬知識面，掌握檔案業務知識，更要加強對水利專業知識的學習，精通與水利工程相關的一些專業知識，還要認真學習執行《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中做到“三懂”即懂業務，懂法規，懂有關規章制度，不斷提高自身的綜合素質，切實擔負起水利檔案的管理責任。

為止，工程建設處邀請省水利廳檔案專家到工地現場培訓授課進行工作指導，組織各參建單位檔案人員參加 省水利廳舉辦的檔案培訓，學習檔案規范要求和檔案管理業務知識。

五 、添置設備，安全保管

焦港閘工程建設處高度重視檔案管理的硬件設施建設，建立了檔案專用庫。專用庫房管理貫徹了“以防為主，防治結合” 的原則，切實做好防塵，防火，防盜等工作。為改善檔案工作條件，建設處專門配備了電腦、數碼相機、掃描儀、復印機、檔案柜、空調、裝訂機以及其它檔案常用設備用具，為實現檔案的現代化、規范化創造硬件條件。

為了配合檔案的收集，整理工作，工程建設處落實了檔案管理經費，配備電腦、打印機、復印機檔案設施。在與工程中標單位簽訂合同中，明確檔案收整要求。工程實施過程中，各參建單位均配檔案專業設備，對實現檔案數字化，辦公自動化、管理信息化，起到了良好的推動作用。

六、方便查閱 ，資源共享

檔案數字化管理是對工程檔案的更高要求，為做好檔案數字化工作，工程建設處及各參建單位安裝了檔案管理軟件，按照制定的分類方案建立了各自的檔案案卷目錄、卷內目錄等數據庫，實現了檔案電子化管理、查詢，并對工程建設過程形成的綜合管理文件、竣工圖實施了原文錄入，最后各方數據庫進行了整合，建立了完整的電子檔案數據庫。在檔案管理、利用過程中我們直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數學化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關目錄、索引和全文，即方便又快捷，實現了檔案信息資源的共享。

焦港閘工程建設處在江蘇省水利廳的指導幫助下，通過強化領導、落實責任、建立健全各項管理制度，切實做好檔案資料的收集整編工作，力求做到建設檔案完整、齊全、可靠、準確、系統。按照工程檔案管理與工程建設“四同步”的要求，共形成工程檔案120卷，竣工圖269張，照片檔案2卷，會計檔案6卷，并于2013年10月順利通過江蘇省水利廳檔案專項驗收，被評為“優良”檔案。

在整個焦港閘工程建設過程中，我充分認識到水利工程檔案除與其它檔案一樣具有科學性、完整性、服務性，還有其固有的特點和多方面作用。一是對工程管理單位日常工作起查考作用。工程管理單位可借助檔案，在擬訂計劃、總結工作、水利工程設計等方面作查考憑據。二是在防汛時期，可借助檔案，詳細了解歷年來的水情及工程的狀況，為領導防汛決策提供考慮。三是水利工程檔案不僅可以真實記錄工程建設過程的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的依據，更可為后人在工程使用、維護、改擴建方面提供必不可少的依據。