信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作

牛犇

檔案管理對(duì)于醫(yī)院工作來(lái)說(shuō)是極為重要的 ，該文通過(guò)介紹信息時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的特點(diǎn)，對(duì)其重要性進(jìn)行分析，進(jìn)而提出一些具有借鑒意義的措施，旨在不斷提高信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

信息時(shí)代的到來(lái)，使得人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越大。醫(yī)院的檔案管理部門，作為醫(yī)療衛(wèi)生資料的重要來(lái)源，只能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。即使是面對(duì)許多困難，也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院工作中的重要作用。如何強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理，使之成為現(xiàn)代醫(yī)療管理的重要方式，是新時(shí)期各醫(yī)院應(yīng)當(dāng)解決的難題。所以應(yīng)結(jié)合其特點(diǎn)充分認(rèn)識(shí)到重要性，提出新的改進(jìn)措施。

一、信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理具有的特點(diǎn)

信息的收集來(lái)源更加多元化。面對(duì)信息時(shí)代的背景，在醫(yī)院里，各個(gè)部門之間加強(qiáng)了合作與交流，這種多渠道的溝通，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)多元化管理的特點(diǎn)，使其收集到關(guān)于人事、教學(xué)、醫(yī)療、后勤、行政、財(cái)務(wù)等部門的檔案信息。

檔案的處理效率更高。醫(yī)院的檔案管理部門在具體的工作中，不僅僅局限于醫(yī)院的各個(gè)職能部門，其上級(jí)主管也同樣要求為其服務(wù)，提供相關(guān)資料，為病人更好的服務(wù)。對(duì)信息資料需求大，就要求管理部門提高工作效率，增強(qiáng)服務(wù)的時(shí)效性，并做到信息的系統(tǒng)話與電子化，方便他人使用。

儲(chǔ)存方式更加多樣。以往的檔案管理大都是采取紙質(zhì)檔，采用文本記錄。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息時(shí)代與現(xiàn)代化的到來(lái)，豐富了檔案管理的形式。不再僅僅是以往的文本記錄，在服務(wù)病人時(shí)，大都會(huì)采取視聽檔案、電子文件的形式。記錄方式的革新、在一定程度上增加了檔案信息的存儲(chǔ)范圍，也使得檔案信息保存得更長(zhǎng)久。

二、醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性

社會(huì)的不斷發(fā)展決定了信息化管理是必然趨勢(shì)。現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展日新月異，人們對(duì)高價(jià)值、高效的檔案信息有越來(lái)越大的需求，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享的想法更加強(qiáng)烈，同時(shí)對(duì)信息服務(wù)的質(zhì)量要求不斷提高。面對(duì)這些新的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)在面臨新的挑戰(zhàn)。因此，面對(duì)這樣的現(xiàn)實(shí)，醫(yī)院的檔案管理人員就應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。把壓力變?yōu)閯?dòng)力，抓住發(fā)展機(jī)遇不斷加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，才能在信息時(shí)代促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。[1]

迎合醫(yī)療事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行需要造就、培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)大量的人才，因此這就需要借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)才能獲得人才的來(lái)源。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源只有保證檔案信息作用的充分發(fā)揮，才能為醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。從而為以后的醫(yī)療事業(yè)提供更加全面、準(zhǔn)確、迅速的檔案信息，從而提高檔案管理的工作水平與工作效率，因此檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)顯得更為迫切。

有利于提高醫(yī)療單位的服務(wù)水平。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是的人們從繁忙的手動(dòng)記錄中解放出來(lái)，就有充足的精力與時(shí)間對(duì)新的業(yè)務(wù)及信息知識(shí)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，不斷積累知識(shí)，從而有利于提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。這不僅為醫(yī)院造就、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)了人才，服務(wù)于醫(yī)院事業(yè)，而且也提高了工作效率，是檔案資源得到了充分的開發(fā)與利用，也延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)限。

三、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)

加強(qiáng)硬件與軟件的配套建設(shè)。新時(shí)期的檔案管理工作要求建立穩(wěn)定的管理體系，這不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)信息化管理的大前提，是檔案管理工作未來(lái)管理與歷史管理的有機(jī)鏈接。所以，資金的投入是必不可少的，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化所需的硬件與軟件設(shè)備齊全。另外，檔案管理部門的信息化應(yīng)該同醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)同時(shí)進(jìn)行，在醫(yī)院同檔案網(wǎng)絡(luò)間設(shè)置權(quán)限，在醫(yī)院內(nèi)部建立以檔案室為中心的內(nèi)部網(wǎng)，有利于信息在統(tǒng)一的平臺(tái)管理，方便人們隨時(shí)隨地使用，查閱相關(guān)資料。這不僅實(shí)現(xiàn)了資源的共享也是數(shù)字化管理的體現(xiàn)，也有利于辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。

對(duì)電子文件實(shí)行制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理。對(duì)電子文件實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的管理，符合了檔案管理信息化的需要，貫穿于檔案信息化實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程。如果沒有統(tǒng)一的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，電子文件的管理將會(huì)雜亂不看，對(duì)信息資料的存儲(chǔ)和使用都有很大影響。各級(jí)檔案部門對(duì)檔案管理給予了充分的重視，對(duì)其制定了血多規(guī)范制度。對(duì)于醫(yī)院檔案部門，應(yīng)結(jié)合自身行業(yè)的特點(diǎn)，促進(jìn)相關(guān)規(guī)范的出臺(tái)。吸收相關(guān)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，建立關(guān)于規(guī)范管理電子文件的規(guī)范。[2]例如文件的歸檔、銷毀、收集、鑒定規(guī)范。結(jié)合文件自身的特點(diǎn)，利用相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范其格式，對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)全程的管理。同時(shí)借助技術(shù)力量，落實(shí)好各項(xiàng)制度規(guī)范的執(zhí)行，促進(jìn)檔案工作的有序進(jìn)行。

定期對(duì)檔案管理人員組織培訓(xùn)。信息化的檔案管理，其管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)技能，同時(shí)也應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)有很深的了解，復(fù)合型的人才是檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要保障。檔案管理人員在工作中應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，從而提高自己的管理水平。掌握一定的計(jì)算機(jī)理論以及相關(guān)運(yùn)用技能，使自己能夠熟練的運(yùn)用現(xiàn)代化的工具，尤其是關(guān)于網(wǎng)絡(luò)傳輸方面的；另外要實(shí)時(shí)的了解各部門對(duì)檔案信息的要求，熟悉檔案資料的存儲(chǔ)，快速的提供便利。

促進(jìn)個(gè)部門間的交流，確保資料安全。在醫(yī)院中，大都存在各個(gè)科室獨(dú)立的現(xiàn)象，不僅獨(dú)立而且也有明顯的組織界限，這不僅不利于部門的溝通，對(duì)資料的收集編制也帶來(lái)了很大影響。因此各部門應(yīng)該消除界限，淡化科室觀念，加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，促進(jìn)無(wú)縫隙管理模式的形成，確保各科室的信息及時(shí)匯到檔案部門。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)具有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案信息以防被不法分子竊取或是篡改，為系統(tǒng)安裝防毒軟件，確保信息安全。[3]

總結(jié)：有上述可知，醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，從而為各部門對(duì)檔案的使用提供便利，促進(jìn)醫(yī)院管理的有序進(jìn)行，從而促進(jìn)醫(yī)院的不斷發(fā)展，因此，信息管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。