對企業(yè)人事檔案電子信息化技術(shù)管理的思考

□李春志 周亞 董霞

對企業(yè)人事檔案電子信息化技術(shù)管理的思考

□李春志 周亞 董霞

企業(yè)人事管理；檔案；紙質(zhì)化管理；信息化技術(shù)；管理范疇

一、企業(yè)人事檔案管理面臨的形勢及問題

隨著企業(yè)管理工作的加強(qiáng)，我國人事檔案管理制度體系在逐步完善，人事檔案管理電子信息技術(shù)也被提上議事日程。但是，面對社會的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)乃至政府部門對人事檔案信息的需求也在不斷變化，企業(yè)的現(xiàn)狀也存在需要重視的問題：首先，企業(yè)間管理水平差異較大。大型國企管理水平較高，中小企業(yè)管理水平次之，有些企業(yè)委托勞動部門人才交流中心托管人事檔案但管理不規(guī)范、不到位，許多民營企業(yè)甚至缺失人事檔案的管理。第三，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)貫徹不力或標(biāo)準(zhǔn)缺失，創(chuàng)新不夠，致使有些企業(yè)的人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)模式水平上。第四，人事檔案管理在企業(yè)不被重視，沒有與人事管理、人才管理、職業(yè)生涯規(guī)劃管理、員工績效管理緊密結(jié)合起來。最后，人事檔案管理范圍（內(nèi)容）及方式方法有待研究探索。在管理范圍（內(nèi)容）上，勞動合同文本或變更記錄及員工勞動保險、績效考核信息資料、技術(shù)職稱評審資料、教育培訓(xùn)資料等是否納入人事檔案管理范疇？在管理方式方法上，紙質(zhì)化人事檔案管理有待向電子信息化技術(shù)人事檔案管理的方向發(fā)展。

現(xiàn)階段企業(yè)對人事檔案管理的認(rèn)識存在兩種問題，一是只重視人事檔案中的政審資料，而對包涵個人陳述、他人評語的其他各類資料不夠重視，致使人事檔案不夠真實(shí)完整、客觀全面。二是對人事檔案工作不夠重視，資料歸檔不及時，整理不規(guī)范甚至管理混亂，人事檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、電子信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)人事檔案管理的必要性、局限性及相關(guān)思考

1.必要性

目前，我國的“信息高速公路”已經(jīng)逐步建立健全，企業(yè)人事檔案管理應(yīng)積極響應(yīng)和順應(yīng)時代發(fā)展的要求，不失時機(jī)地抓住這一良好機(jī)遇，盡快建立起電子信息技術(shù)人事檔案管理的知識、網(wǎng)絡(luò)、制度和業(yè)務(wù)流程體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理電子信息化。

（1）管理現(xiàn)代化的要求。隨著人事檔案工作的不斷發(fā)展，檔案資料種類、數(shù)量急劇增加，新型載體檔案（電子文件）數(shù)量越來越大，所占比例越來越高。同時，檔案利用者也對檔案工作的要求更高，檔案管理部門一方面應(yīng)及時無遺漏地向需要者提供所需的檔案資料或信息，另一方面還要能夠傳遞到每一個需要的地方。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式已無法適應(yīng)對人事檔案的現(xiàn)實(shí)需求。因此，改革傳統(tǒng)的工作模式，創(chuàng)新管理思路、方法已迫在眉睫。

（2）管理效率化的要求。檔案管理的效率著重體現(xiàn)在檢索的效率。檔案分類歸檔后，檢索越快越準(zhǔn)確就越有助于檔案管理效率的提高。目前，很多企業(yè)的檔案檢索效率不高，檔案檢索仍然以手工檢索為主，有的單位雖然已使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，但其他相關(guān)的管理工作仍然靠手工操作。

（3）信息流轉(zhuǎn)共享要求。在采取現(xiàn)代化管理手段促進(jìn)管理和效能的同時，相應(yīng)的人事檔案管理也應(yīng)滿足信息流轉(zhuǎn)的要求。在社會全面步入信息時代的今天，信息的整合、流轉(zhuǎn)、交換、異地共享顯得尤為重要。

（4）管理綜合、系統(tǒng)化要求。從整體上看，我國當(dāng)前大部分企業(yè)的人事檔案管理工作都存在一些問題，主要表現(xiàn)在檔案信息不具有綜合性、系統(tǒng)性，仍然是單一資源的人事檔案管理。要改變這一現(xiàn)象，必須采取現(xiàn)代化的管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的不斷創(chuàng)新，以充分發(fā)揮人事檔案信息支撐人事管理、人才管理的作用。

2.局限性

（1）電子信息化技術(shù)也有一定的局限性，如存儲介質(zhì)的不永久性、一次性重要資料的不可復(fù)制性、一般性資料信息的不必要性等。服務(wù)器、移動硬盤、U盤、光盤等儲存介質(zhì)均難以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的永久保存，即使定期拷貝也存在較大的風(fēng)險，因?yàn)槠洚吘共皇菍?shí)物存儲。大學(xué)生派遣證、招收新員工登記表、任用干部登記表、處分決定等資料應(yīng)保存原物，而沒有必要掃描后存儲電子版。工資晉升登記表、個人履歷表、獲獎文件、證明資料、學(xué)籍資料、組織政審資料等也沒必要掃描后存儲電子版。

（2）人事檔案資料信息管理必須實(shí)行紙質(zhì)化為主、電子信息技術(shù)為輔的管理方式，這兩種管理方式應(yīng)該長期并存。紙質(zhì)化為主，就是必須對主要的人事檔案資料實(shí)行紙質(zhì)化管理，確保資料的原始性。電子信息技術(shù)為輔，就是必須把實(shí)行紙質(zhì)化管理的部分人事檔案資料信息和尚未納入人事檔案紙質(zhì)化管理的資料信息全部納入電子信息技術(shù)管理范疇，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料信息電子信息化管理。

3.相關(guān)思考

（1）健全人事檔案管理制度、規(guī)范化統(tǒng)一管理。原始性、真實(shí)性是人事檔案的生命，保證所歸檔資料的及時性、準(zhǔn)確性、原始性、真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。首先，人事檔案管理制度應(yīng)當(dāng)與人事管理制度、人才管理制度同步，以確保充分發(fā)揮人事檔案在人員流動、提職晉升、人才管理、人才培訓(xùn)培養(yǎng)、工資調(diào)整及職稱評定等方面的依據(jù)作用。其次，應(yīng)建立統(tǒng)一的立卷內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)及資料收集整理甄別等管理制度。要定期及時歸檔，杜絕平時各部門分別收集保管資料、待人事檔案轉(zhuǎn)出時再突擊收集整理人事檔案資料的管理方式。再次，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，從人事檔案資料收集、鑒別整理、立卷、歸檔、查閱利用到轉(zhuǎn)遞等各個環(huán)節(jié)都要制定明確規(guī)范的管理制度和流程。

（2）加強(qiáng)專業(yè)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化科學(xué)管理。人事檔案管理是一項(xiàng)保密性強(qiáng)、政策性強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的工作。一方面，人事檔案管理員必須具備高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的服務(wù)意識，認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)心管理好每卷檔案和每份人事檔案資料，嚴(yán)禁損壞或丟失。另一方面，人事檔案管理員應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握并嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的政策和制度，熟練掌握專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。

（3）優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子信息化高效管理。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，人事檔案的管理應(yīng)向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，應(yīng)積極采用信息化現(xiàn)代化管理手段，建立人事檔案管理系統(tǒng)。具體管理見表1所列。

（4）豐富人事檔案內(nèi)容，提高利用價值。根據(jù)《干部檔案工作條例》等規(guī)定，人事檔案資料分十大類內(nèi)容：履歷資料；自傳資料；鑒定、考察、考核資料；學(xué)歷、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱資料；政審資料；黨團(tuán)資料；獎勵資料；處分資料；工資任免出國等資料。一般來看，有的單位只強(qiáng)調(diào)“三齡兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡單工作經(jīng)歷）和政審資料，這樣做會使人事檔案存在一定的片面性，而個人的業(yè)務(wù)技能和綜合能力才是一般用人單位考察和人員管理越來越關(guān)注的方面。所以，人事檔案資料應(yīng)隨著人事制度改革、用人單位關(guān)注點(diǎn)有所側(cè)重，應(yīng)加大第4類資料（學(xué)歷、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱）的比重，適當(dāng)減少政審資料，增加誠信資料，增加反映個人學(xué)識、業(yè)務(wù)能力和工作經(jīng)驗(yàn)的資料，使人事檔案能更好地為企業(yè)和社會服務(wù)。

（5）建立規(guī)范的符合標(biāo)準(zhǔn)要求的人事檔案室、閱檔室。人事檔案室的庫房必須具有完善的防火、防潮濕、防蟲蛀、防霉變設(shè)施，人事檔案必須存放于鐵質(zhì)密碼卷柜中，分十大類立卷存放，人事檔案立卷必須裱糊不得線縫，規(guī)格尺寸必須規(guī)范統(tǒng)一。人事檔案資料甄別、整理必須在專門的工作室進(jìn)行，調(diào)閱檔案必須按流程審批并在閱檔室閱檔，嚴(yán)禁將人事檔案資料帶出室外。同時，閱檔人應(yīng)注意保護(hù)資料，不得將資料疊角或唾液浸濕資料，閱檔時檔案管理人員不應(yīng)離開。需要復(fù)印有關(guān)資料時必須辦理審批手續(xù)。

三、人事檔案管理電子信息化研究與思考

1.人事檔案紙質(zhì)化管理與電子信息技術(shù)管理必須并存

人事檔案紙質(zhì)化管理和人事檔案電子信息化技術(shù)管理各有利弊，兩種管理形式必須并存。人事檔案紙質(zhì)化管理是傳統(tǒng)的管理模式，具有永久保存、原始原物、保存真跡、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，但不易傳遞、不易共享、使用效率較低。人事檔案電子信息化技術(shù)管理易傳遞、易共享，不易保密，不易永存，不是原始真跡。筆者認(rèn)為，人事檔案電子信息化技術(shù)管理事實(shí)上是對人事檔案“再制品”的管理，即人事檔案資料再加工后的信息管理。按照這一思路開展人事檔案電子信息化技術(shù)管理，就大大拓展了管理功能范圍，不僅企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位根據(jù)管理權(quán)限和等級享有有關(guān)人員群體的信息，企業(yè)上級乃至政府有關(guān)機(jī)構(gòu)和社會相關(guān)機(jī)構(gòu)都可享有必要的人事信息，以支持社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

表1 研究補(bǔ)充人事檔案資料目錄及管理分類

2.人事檔案紙質(zhì)化管理與電子信息技術(shù)管理必須永久并存

在電子信息技術(shù)與紙質(zhì)化管理的并存的狀態(tài)下，必然應(yīng)對兩種管理方式分別加以管理，以致形成電子信息技術(shù)與紙質(zhì)化管理兩個管理系統(tǒng)的狀況。

兩個管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)相互協(xié)調(diào)。一方面，傳統(tǒng)的人事檔案紙質(zhì)化原始書面憑證，仍按照傳統(tǒng)規(guī)范的收集、甄別、整理、立卷、歸檔、保存，以及調(diào)閱、傳遞等管理；另一方面，人事檔案電子信息化技術(shù)人事檔案管理以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息快捷共享、高效管理。人事檔案紙質(zhì)化管理成為人事檔案電子信息化技術(shù)管理的前提條件和基礎(chǔ)，人事檔案電子信息化技術(shù)管理則成為人事檔案紙質(zhì)化管理的“再制品”，成為人事檔案紙質(zhì)化管理的延伸和功能加強(qiáng)。因此，企業(yè)應(yīng)加快人事檔案電子信息化技術(shù)管理步伐，企業(yè)上級、政府機(jī)構(gòu)應(yīng)站在人事信息、人才信息社會化的高度，組織、協(xié)調(diào)和促進(jìn)企業(yè)人事檔案電子信息化技術(shù)管理的進(jìn)程，完善紙質(zhì)化人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并加以推廣和引領(lǐng)，促進(jìn)兩個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

人事檔案作為一次性形成、永久保存、不宜流轉(zhuǎn)的信息資料，員工職業(yè)生涯過程中可能僅出現(xiàn)一次形成一份檔案資料，一般不會出現(xiàn)第二次，具有唯一性和永久保存不宜流轉(zhuǎn)特點(diǎn)的檔案資料。這類資料必須紙質(zhì)化管理，不適宜也不必要實(shí)行電子信息技術(shù)管理。例如，大學(xué)生的派遣證、入黨（團(tuán)）志愿書、入職錄用審批表、轉(zhuǎn)正定級審批表、職務(wù)晉升審批（登記表、文件）、技術(shù)職務(wù)評審資料、學(xué)籍材料、工資晉升變動審批（登記）表、簽訂勞動合同文件、各類懲處資料、政治審查資料等。同時，部分派生資料信息也應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)化管理，如崗位職務(wù)變動記錄卡和勞動合同簽訂記錄卡等。

3.部分資料不宜納入人事檔案管理范疇

人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，它歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工基本情況、經(jīng)歷、能力和德才的綜合情況。

但是，有些資料信息卻不宜納入人事檔案管理范疇，例如每年的績效考核基礎(chǔ)資料、工資表單等，這類資料一方面不包含充分有效的信息，另一方面會擾亂人事檔案資料的分類和檔案管理人員的視角，導(dǎo)致有用的信息不能得到有效利用和規(guī)范保存，沒有用的資料反倒納入了管理，造成檔案資料容量擴(kuò)大，降低了檔案的質(zhì)量。

4.人事檔案管理范圍應(yīng)擴(kuò)展，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理發(fā)展需要

目前，企業(yè)人事檔案資料收集過分“行政”化，形式主義的東西多，實(shí)質(zhì)性內(nèi)容少，反映“德”的資料比較多，反映個人“能”、“績”等方面的資料比較少，對個人的評價往往流于格式化和公式化，無法體現(xiàn)出個人真實(shí)的德、能、勤、績綜合素質(zhì)情況。為了規(guī)避這些問題，使人力資源管理能夠提升管理質(zhì)量和效率，把人才管理提上議程，從而不再僅僅是對人的管理，而是全面全方位地掌握管理人的發(fā)展信息。

人事檔案應(yīng)擴(kuò)充個人職業(yè)生涯規(guī)劃信息資料，工作履歷應(yīng)擴(kuò)容，應(yīng)增加工作履歷“二級科目”，比如，參加工程項(xiàng)目信息、工作內(nèi)容信息、職業(yè)技能技術(shù)能力專長信息、教育培訓(xùn)信息、勞動合同管理履約考核信息、年度績效檔案信息等。充分發(fā)揮人事檔案的參考與依據(jù)作用，為更多的部門和領(lǐng)導(dǎo)全面系統(tǒng)掌握人的發(fā)展信息提供服務(wù)，以使人事檔案信息全面、客觀、公正地反映一個人的實(shí)際面貌，以滿足企業(yè)、政府、社會對人事檔案管理信息的需求。

5.人事檔案管理應(yīng)滿足人事管理需要，人事管理應(yīng)滿足企業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

企業(yè)人事檔案管理應(yīng)跟隨著企業(yè)發(fā)展環(huán)境的變化，滿足企業(yè)日益激烈競爭的需要，實(shí)時、準(zhǔn)確、及時、全面地提供人事信息，更好地為企業(yè)的生存發(fā)展服務(wù)。

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展與完善，人事檔案管理工作必須不斷地更新觀念、創(chuàng)新模式，提升人事檔案管理效率，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

總之，人事檔案管理必須堅(jiān)持“以人為本”的理念，堅(jiān)持為用人單位和社會提供滿足需要的人事信息為目標(biāo)。在實(shí)踐中應(yīng)堅(jiān)持做到不斷拓展管理思路，創(chuàng)新管理模式，充分發(fā)揮人事檔案信息全面、及時、準(zhǔn)確、快捷、共享、高效的作用，具備人事信息統(tǒng)計(jì)、分析、輸出、傳遞等功能，以更好地為企業(yè)、為社會服務(wù)。

（作者單位：中國石油天然氣管道第二工程公司；徐州管道醫(yī)院信息室）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.12.012