綜合性醫院檔案管理的現狀與發展對策

韋群慧 廣西南寧市第六人民醫院 530003

醫院檔案是醫院在從事醫療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄［1］。檔案管理作為醫院管理工作中的重要組成之一，隨著當前醫療體制改革不斷地深入，其也順應時代發展需求，由以往的邊緣化管理逐漸向管理的內核靠近。作為綜合性醫院檔案管理者在新時期應在注重全面了解醫院的發展動態以及檔案管理現狀的基礎上，針對醫院檔案管理工作中出現的問題進行分析并找出解決問題的良策，促使醫院檔案管理走向良性發展的道路?，F將筆者所在醫院當前的檔案管理現狀以及如何發展淺談如下。

1 檔案管理工作的現狀

1.1 院方領導重視度不夠，檔案管理質量偏低 醫院檔案

管理水平的高低可以折射出醫院領導對檔案管理工作的重視程度。當前，各醫院領導普遍存在僅注重醫療質量與技術的發展、醫療技術人才的培養與學科建設的發展以及醫院的經濟效益，忽視了檔案管理在醫院管理工作中所起的積累經驗與規劃未來等價值，對檔案管理在醫院管理中的指導作用認識不足，抱著走過場、應付檢查的心態對待醫院檔案管理工作，因此，不能充分調動檔案管理人員的工作積極性，使得部分檔案出現遺失、不完整、利用率低等問題，醫院檔案管理工作處于停滯不前、水平偏低的階段。

1.2 工作制度尚不完善，檔案實用價值未能充分發揮 醫院管理中，大部分的醫院都是按照國家衛生部門所制定的要求來確立醫院的管理制度以及各部門工作人員的相關職責，但涉及檔案管理的制度、職責和標準卻比較少，部分醫院甚至沒有將檔案管理質量納入醫院對檔案管理人員的目標考核之中，加上醫院內部部分檔案管理人員對檔案管理的重要性認識不足，導致部分重要檔案存在歸檔不及時、存檔率偏低等現象。這樣無法高效率地對醫療管理、科學研究等工作提供借鑒和利用［2］。檔案的實用價值在醫院的管理工作中未能得到體現。

1.3 檔案管理人員個人能力不高，檔案管理整體水平受到制約 當前各醫院在日常工作中普遍存在僅重視醫療技術人才的培養與繼續教育，而檔案管理人員較少有獲得繼續教育學習的機會，因此導致其不能及時獲取最新的檔案管理理念與方法，檔案管理僅停滯在傳統手工操作階段，檔案質量較低。同時檔案管理人員中也存在認為檔案管理工作不重要的思想誤區，工作積極性不高，因此很難將醫院檔案按照要求做到規范化與細致化，這樣使得整個醫院檔案管理水平的發展都受到了制約。

1.4 現代化配套設施跟不上，檔案管理模式還處于傳統手工操作階段 隨著科學技術的突飛猛進，計算機網絡技術也開始廣泛應用于人們生活與工作中，醫院管理模式也實現了信息化，但很多醫院檔案管理還處于傳統手工檔案階段，未進行電子化管理，沒有建立獨立的醫院內部檔案管理局域網，醫院內部各科室間不能通過局域網實現資源共享。而繁雜的檔案資料通過傳統手工操作，常出現統計與抄寫錯誤，反復調用原件也會使得檔案原件紙張受損等問題出現，這些都將直接影響檔案的安全性、完整性。

2 提高醫院檔案管理水平的幾點策略

2.1 管理階層提高思想認識，更新檔案管理理念 理念是行動的先導、行為的準則，它將直接影響醫院開展實際工作的成效［3］。醫院領導作為檔案管理決策與督促者，其重視與支持是做好檔案工作的關鍵［4］。首先，醫院領導應從思想上認識到檔案管理的重要性，并把檔案管理納入醫院日常管理工作之中，學習與借鑒其他醫院先進的檔案管理經驗，并根據本院實際情況制定行之有效的檔案管理制度，將檔案管理工作做到規范化、科學化與明細化。制定詳細的檔案管理細則，關心醫院檔案管理中存在的問題，并做到明確獎懲制度，責任到人。醫院領導還應加強檔案管理人才的培養，組織檔案管理人員進行定期學習與培訓，將檔案管理質量與績效工資掛鉤，讓檔案管理人員能切身感受到高質量的檔案管理對其的收益，從而充分調動工作激情，實現醫院檔案管理質量的全面提升。其次，醫院領導要改變以往只重視醫療技術而輕檔案管理的思想，將醫療技術管理與醫院檔案管理放到同等重要的地位，努力做到兩手抓與共同進步，讓醫療技術與檔案管理工作共同成為醫院日常管理工作中不可或缺的組成部分。

2.2 合理開發利用檔案資源，發揮醫院檔案的實用價值

醫院檔案記錄了醫院的發展歷史，是醫院文化建設的重要組成，是醫院精神形成的基礎［5］。醫院檔案管理是一個連續、動態、長期的管理過程，內容與形式需要不斷地更新與改進。在不涉及單位機密與個人隱私的前提下，醫院可積極地有針對性的向醫院內部開放檔案資料，通過更深層次地開發與利用檔案資源，提高檔案的利用率，同時也有利于醫院內部信息流通與管理，從而提高醫院服務質量和辦事效率，更有利于醫院整體的形象。

如何合理開發與利用醫院檔案資源，實現其在醫院管理中的重要作用，筆者認為可以從兩個方面入手：（1）積極開展醫療檔案創效工作。醫院檔案管理專職人員應通過對檔案信息數據的采集、加工與分析等技術手段，對醫院醫療活動進行跟蹤與超前服務，從而有效促進檔案資料為醫院發揮高效能。（2）醫院檔案管理人員應對醫院各種檔案資料進行總結與匯編，并建立電子檔案與醫院內部局域網站，實現資源共享，為醫院的科研機構改革、人事變動和職稱評定等提供準確而詳實的第一手資料。

2.3 建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員自身素質

醫院領導應依據《檔案法》等有關法律法規，結合本院實際情況，逐步健全與完善檔案管理工作，使檔案管理工作中的歸檔調檔、保存保密、庫存管理與銷毀等各項工作均能有法可依、有章可循，避免檔案管理工作中存在的放任與隨意性，確保醫院檔案管理工作的健康、良性發展。同時檔案管理人員還應加強相互間的交流與學習，提高自身綜合素質。

醫院領導應將檔案管理人員的職業道德與業務水平培訓納入培養人才的計劃之中，通過各種培訓與教育手段提高檔案管理隊伍的整體水平。應定期舉辦各種檔案技能與計算機網絡技術的培訓，定期聘請檔案管理方面相關專家與經驗豐富的技術人才親臨醫院指導檔案管理工作，對檔案管理中取得的成績應充分肯定，對出現的問題應及時糾正，使醫院檔案管理工作更為規范化、科學化與現代化。檔案管理人員自身也應培養大局、全局與責任意識，愛崗敬業，加強自身學習，尤其是當今的信息化時代計算機管理模式的推廣與普及，檔案管理人員更應加強學習并能熟練操作計算機，實現檔案管理的電子化，努力提高醫院檔案管理水平。同時還應注意對被借閱與調出的檔案高度負責，跟蹤其流向并給予詳細記錄，限制檔案的借閱與歸檔時間，避免應用過程中的損壞與流失。檔案管理人員應由過去的被動進行檔案管理轉向積極主動管理，自覺貫徹醫院管理政策，樹立正確的檔案管理觀，用實際行動與工作成效實現自身在檔案管理工作中的價值。

2.4 加快硬件建設步伐，實現檔案管理的現代化 傳統檔案管理存在手工操作繁瑣、信息儲備少、檢索速度慢等缺點，已不能適應當前檔案管理追求準確、高效的目標。醫院在檔案管理方面應適應時代發展的要求，加大檔案管理中必要的基礎設施與辦公設備的投入，為醫院檔案管理配置計算機、照相機、攝像機、打印機及掃描儀等現代化設備，并通過檔案管理系統專用軟件對相關檔案進行電子立卷、編排、檢索、統計與借閱等管理工作，促進檔案管理走向電子化、信息化、自動化，充分發揮現代科技優勢，提高檔案管理工作效能。同時依據檔案管理標準建設，為醫院檔案管理配置專門的辦公室、閱檔室與庫房，添置保護檔案所必需的一些硬件設施，如空調、消防器材、監控器材等，努力為檔案管理工作創造物質條件。

醫院檔案科學化管理，是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題［6］。檔案管理的現代化要求，是時代發展的需要，可以促使檔案管理工作人員采用系統工程、電子網絡以及目標管理等科學管理手段進行創新工作，因此，醫院檔案部門應采用現代化技術手段、多渠道、多途徑地開發檔案信息資源，建立檔案信息網絡，通過網絡信息進行檔案服務與管理。但應注意在檔案管理由傳統模式轉型為現代化模式期間，不能對傳統檔案管理模式進行全盤否定，應將其與現代化檔案管理相結合互為補充，一方面不斷優化傳統檔案管理，另一方面選擇適宜本院檔案管理的系統軟件并建立檔案管理體系，促進檔案管理的改革與進步。

醫院檔案管理質量高低是衡量醫院管理水平高低的重要標志，其在醫院管理中有著舉足輕重的地位。醫院領導及其檔案管理人員必須認真分析本院檔案管理現狀，更新檔案管理意識與提高檔案管理水平，并依據醫院實際情況制定一套行之有效地提升檔案管理質量的措施，努力實現醫院檔案管理的科學化、規范化、電子化與現代化。

［1］ 張浩，魯先群.淺談醫院檔案管理存在的問題及對策〔J〕.安徽衛生職業技術學院學報，2013，12（5）：13－14.

［2］ 趙玉玲.淺析醫院檔案管理現狀及對策〔J〕.中國醫藥指南，2013，11（34）：578－579.

［3］ 張曦.淺談如何做好三級甲等綜合性醫院檔案管理工作〔J〕.北方藥學，2012，9（10）：77.

［4］ 馮東晉.醫院檔案管理的現狀與發展對策〔J〕.中國新技術新產品，2011，（13）：234.

［5］ 李江峰，張慧，陳霞.綜合性醫院檔案管理運行機制研究〔J〕.中國醫藥指南，2012，10（9）：615－617.

［6］ 孫希文.談現代醫院檔案管理的三要素〔J〕.江蘇衛生事業管理，2013，24（6）：173－174.