淺談如何做好會(huì)計(jì)電算化工作

李艷君

【摘要】

會(huì)計(jì)電算化是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記帳、算帳、報(bào)帳以及替代部分由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、處理和判斷的過程。會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用能為企業(yè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的財(cái)務(wù)信息，增強(qiáng)了信息的決策有用性，提升了企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。會(huì)計(jì)電算化的意義：保證了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、正確性；充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用；防止造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生；推進(jìn)會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，科學(xué)化進(jìn)程。會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性。如何做好會(huì)計(jì)電算化工作：1.強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化重要性的認(rèn)識(shí)。2.重視復(fù)合型的會(huì)計(jì)電算化人才培養(yǎng)。3.做好會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的基礎(chǔ)管理工作。4.嚴(yán)格執(zhí)行操作中的授權(quán)行為。5.改善和提高會(huì)計(jì)軟件功能，向財(cái)務(wù)管理方面過渡。

【關(guān)鍵詞】

會(huì)計(jì)電算化；意義；重要性；如何做好

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，它是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工記帳、算帳、報(bào)帳以及替代部分由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、處理和判斷的過程。會(huì)計(jì)電算化作為會(huì)計(jì)改革和發(fā)展的組成部分，與原手工記賬相比，具有計(jì)算速度快、存儲(chǔ)容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境日益復(fù)雜的形勢(shì)下，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用能為企業(yè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的財(cái)務(wù)信息，增強(qiáng)了信息的決策有用性，提升了企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

一、會(huì)計(jì)電算化的意義

（一）保證了會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性

減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度，提高會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。電子計(jì)算機(jī)以極高速度處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，縮短了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)效性，使會(huì)計(jì)信息能為企業(yè)提供更快的服務(wù)。大大地減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，提高工作效率，確保會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性。

（二）保證了會(huì)計(jì)核算的正確性

采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，計(jì)算精度高，手工記賬時(shí)由于重復(fù)登記工作較多，難免發(fā)生各種差錯(cuò)。使用電子計(jì)算機(jī)可以確保會(huì)計(jì)信息的正確性。

（三）充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用

會(huì)計(jì)職能，主要包括對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映和監(jiān)督。由于電子計(jì)算機(jī)能以極密集的方式存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息，使反映過去和保持記憶的這種記錄功能大大提高，可以隨時(shí)向管理部門和其他部門提供豐富的會(huì)計(jì)信息。并使財(cái)務(wù)人員從傳統(tǒng)的事前記帳、算帳、報(bào)帳中解脫出來，使財(cái)務(wù)人員有更多的時(shí)間進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、成本管理和財(cái)務(wù)管理，全面發(fā)揮會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的作用。

（四）會(huì)計(jì)電算化能有效地防止造假作弊現(xiàn)象的發(fā)生

在使用過程中，根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，增設(shè)密碼，相互牽制。財(cái)務(wù)人員只能使用，不能篡改其程序，確保會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、可靠。

（五）推進(jìn)會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，科學(xué)化進(jìn)程。加快信息傳遞，提高財(cái)務(wù)人員的反饋與控制能力。

二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要性

計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，使會(huì)計(jì)的核算方法和會(huì)計(jì)工作程序發(fā)生了新的變化，它們主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法發(fā)生了改變

推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)，方法，理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用改變了手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)的方法。在手工條件下，會(huì)計(jì)核算工作由許多人共同完成。而使用計(jì)算機(jī)后，輸入一張?jiān)紤{證，計(jì)算機(jī)就可以按預(yù)先設(shè)置功能自動(dòng)進(jìn)行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、編表等一系列工作。

（二）會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量發(fā)生了改變

會(huì)計(jì)的信息質(zhì)量從不同的角度詮釋有不同的意義。從信息使用者的角度來理解，它是指多大程度滿足信息使用者的需求；從會(huì)計(jì)工作人員的角度來理解，它是指符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則或制度的程度。因此，我們可以用是否滿足人們的需求和滿足的程度大小來度量會(huì)計(jì)的信息質(zhì)量，主要包括相關(guān)性、可靠性、真實(shí)性、及時(shí)性、可比性、有用性等。使用計(jì)算機(jī)后，提高了會(huì)計(jì)信息在上述幾方面的質(zhì)量。

（三）會(huì)計(jì)檔案的保管形式發(fā)生了改變，使用計(jì)算機(jī)后，會(huì)計(jì)檔案將以光盤存放為主，紙質(zhì)為輔的方式。兩者在對(duì)環(huán)境、溫度、濕度、防電磁干擾等保存技術(shù)條件方面，提出不同的要求，并且在對(duì)歷史資料查詢形式方面也發(fā)生了重大的變化。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部控制制度

在電算化條件下，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用權(quán)限、輸入原始數(shù)據(jù)的校驗(yàn)、數(shù)據(jù)處理的正確性、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存等方面都要采用適當(dāng)?shù)目刂拼胧ＷC了會(huì)計(jì)信息的安全性。

（五）財(cái)務(wù)人員崗位的職責(zé)劃分明確，分工發(fā)生了改變

電算化系統(tǒng)下會(huì)計(jì)工作是由會(huì)計(jì)人員按照崗位不同分工合作共同操作完成。會(huì)計(jì)電算化后財(cái)務(wù)人員的工作基本可以分為會(huì)計(jì)主管、出納、銀行業(yè)務(wù)、檔案的保管、審核等，所有的財(cái)務(wù)人員都要承擔(dān)系統(tǒng)的管理與維護(hù)工作。在電算化環(huán)境下，信息的更改、傳輸不易被發(fā)現(xiàn)，所以會(huì)計(jì)主管要做好授權(quán)工作。各個(gè)崗位之間相互牽制，主管只對(duì)每個(gè)崗位授予相應(yīng)的職權(quán)。每個(gè)軟件使用者都有自己的操作號(hào)，每個(gè)操作號(hào)只能在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)作業(yè)。比如出納不能同時(shí)還做記賬和審核的工作，做審核的財(cái)務(wù)人員只能審核，不能修改會(huì)計(jì)信息，若審核過程發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)讓相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員做修改。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密性

為保證財(cái)務(wù)資料的安全，以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全完整，企業(yè)在開展會(huì)計(jì)電算化工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置系統(tǒng)進(jìn)入密鑰。比如通過設(shè)置進(jìn)入口令、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別等，專人專機(jī)、專機(jī)專用。

三、如何做好會(huì)計(jì)電算化工作

（一）強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化重要性的認(rèn)識(shí)

首先，應(yīng)強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持會(huì)計(jì)電算化的自覺認(rèn)識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化的重要性，大力支持會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施和運(yùn)作。具體可采取的措施有：在本企業(yè)內(nèi)部要設(shè)有專門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的主管領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)實(shí)施效果負(fù)責(zé)；根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況和本地區(qū)的整體發(fā)展?fàn)顩r，制訂本企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施的工作規(guī)劃等。其次，企業(yè)財(cái)務(wù)人員在具體實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過程中，在確定系統(tǒng)目標(biāo)與規(guī)模的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對(duì)手工系統(tǒng)的研究與分析，應(yīng)編制實(shí)施計(jì)劃和方案，對(duì)各個(gè)處理環(huán)節(jié)的權(quán)限和職責(zé)做出明確規(guī)劃，以最小的成本，實(shí)現(xiàn)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的最大效益。endprint

（二）重視復(fù)合型的會(huì)計(jì)電算化人才培養(yǎng)

針對(duì)單位會(huì)計(jì)人員的特點(diǎn)和工作要求，科學(xué)地確定培訓(xùn)內(nèi)容。在會(huì)計(jì)電算化的具體實(shí)施過程中，注重對(duì)財(cái)會(huì)人員計(jì)算機(jī)的技能培訓(xùn)，注重對(duì)計(jì)算機(jī)維護(hù)人員的財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求，企業(yè)要重視復(fù)合型的電算化會(huì)計(jì)人才的培養(yǎng)，造就一大批既精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)，能夠?qū)烧哂袡C(jī)地結(jié)合起來，進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析，滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息需求的復(fù)合型人才。

（三）做好會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的基礎(chǔ)管理工作

會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、保存是否完整等。為了做好會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作，首先，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，制定崗位責(zé)任管理制度、操作管理制度、維護(hù)管理制度、機(jī)房管理制度、檔案管理制度、財(cái)務(wù)管理制度和計(jì)算機(jī)病毒的防治等制度；其次，要做好財(cái)務(wù)信息檔案管理工作，包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程等方面。也就是要求實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)及時(shí)做好備份硬盤數(shù)據(jù)，并且每次備份至少兩套，并且要在備份盤上注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，同時(shí)要分處、分人保管，以防意外事件導(dǎo)致整體資料系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)。還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的破壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。每年至少進(jìn)行一次清除過期數(shù)據(jù)等工作。

（四）嚴(yán)格執(zhí)行操作中的授權(quán)行為

凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過授權(quán)。根據(jù)其工作職責(zé)，給予不同的權(quán)限。設(shè)置登錄密碼，密碼是限制操作權(quán)限、檢查操作人員身份的一道防線，管理好每個(gè)人的密碼，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的安全至關(guān)重要，因此，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理、實(shí)行定期更換。

由專門錄入人員錄入數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)輸入前必須經(jīng)過有關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)；操作人員不僅要規(guī)范自己的操作范圍，還要通過口令等方式阻止他人越權(quán)進(jìn)入自己的操作范圍；盡可能地限制跨期反過賬、反結(jié)賬等逆向操作行為；建立輸出記錄；建立輸出文件及報(bào)告的簽章制度；建立輸出授權(quán)制度；建立數(shù)據(jù)傳送的加密制度；系統(tǒng)管理崗位應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，若有變動(dòng)應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，并取消相應(yīng)授權(quán)。只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄。設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等并與軟件中的“日志管理”相比較，監(jiān)督操作日志。

（五）改善和提高會(huì)計(jì)軟件功能，向財(cái)務(wù)管理方面過渡

當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中普遍存在以下問題：一是只能進(jìn)行事后反映，僅僅停留在模仿替代手工核算階段，無法進(jìn)行科學(xué)決策、預(yù)測(cè)和事中控制；二是企業(yè)管理系統(tǒng)中，供應(yīng)、銷售、人事、財(cái)會(huì)等子系統(tǒng)相互分割，尚未形成有機(jī)聯(lián)系的整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)；三是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供的只是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息，因此必須加快會(huì)計(jì)電算化從核算型向管理型轉(zhuǎn)變。要真正充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)，為單位管理服務(wù)，必須將會(huì)計(jì)電算化納入管理信息系統(tǒng)，提高會(huì)計(jì)軟件功能，向企業(yè)全面管理方向過渡。

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