企業(yè)會計檔案管理中的錯誤做法及整改對策

楊梅英

（新疆有色金屬工業(yè)(集團)有限責任公司 烏魯木齊 830000）

企業(yè)會計檔案管理中的錯誤做法及整改對策

楊梅英

（新疆有色金屬工業(yè)(集團)有限責任公司 烏魯木齊 830000）

企業(yè)會計檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)經(jīng)濟活動中原始憑證、重要史料和法律依據(jù)。在企業(yè)會計檔案中的一些錯誤做法，會給會計檔案的完整和安全造成損失，進而給企業(yè)造成不可估量的損失，因此，必須對這些錯誤做法提早加以指出和糾正。本文論述了企業(yè)會計檔案管理中一些常見的錯誤做法，并根據(jù)《會計檔案管理辦法》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等檔案管理規(guī)范性文件，對這些錯誤提出了整改意見。

會計檔案 原始憑證 法律依據(jù) 整改對策

企業(yè)會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告等會計資料，是企業(yè)重要的經(jīng)濟活動史料和證據(jù)。做好企業(yè)會計檔案管理工作，即可提高企業(yè)財務(wù)管理水平，又可以使會計檔案管理工作更好地為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

在現(xiàn)行會計檔案管理工作中，管理辦法執(zhí)行1998年財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》。同時會計檔案管理工作也是企業(yè)檔案管理工作的一部分，所以，企業(yè)會計檔案管理工作也必須遵守《企業(yè)檔案工作規(guī)范》。

筆者所在的企業(yè)是一家大型國有企業(yè)集團，已有60多年的發(fā)展歷史，其下屬單位中，既有成立于上世紀50年代的老企業(yè)，也有新建成三五年的新企業(yè)；既有經(jīng)濟效益良好，運轉(zhuǎn)正常的績優(yōu)企業(yè)，也有因各種原因關(guān)閉破產(chǎn)停產(chǎn)的企業(yè)；既有全資企業(yè)，也有控股參股企業(yè)。這些企業(yè)的檔案人員業(yè)務(wù)能力各不相同，會計檔案數(shù)量各不相同，管理方法各不相同，管理水平參差不齊，但是在會計檔案管理中有一些常見的錯誤做法，必須提早加以指出和糾正，避免因檔案管理上的疏漏給企業(yè)造成不良的社會影響和不必要的經(jīng)濟損失。

1 存在的錯誤做法

1.1 會計檔案沒有移交檔案部門管理

由于沒有設(shè)立檔案管理機構(gòu)，或是配備的檔案人員不足，或是沒有足夠的檔案庫房，會計檔案資料一直都在賬務(wù)部門存放，賬務(wù)人員兼管會計檔案。辦公條件好一點的單位可能還會有一間房間單獨放置會計檔案；辦公條件不好的單位，會計檔案就存放在辦公室。有的單位會計憑證、會計賬簿放在檔案室保管，年度會計報表放在財務(wù)部門管理；有的單位對還沒有到保管期限、但又沒有柜子存放的會計檔案清理出柜，在庫房找個空置的地方堆著。

1.2 沒有認真執(zhí)行會計檔案借閱利用制度

下屬各企業(yè)基本上都定有《會計檔案借閱制度》，對會計檔案的借閱手續(xù)和借閱方式都有相應(yīng)的規(guī)定，但在實際執(zhí)行過程中卻沒有嚴格執(zhí)行制度。或是因為檔案人員工作繁忙，或是因為財務(wù)人員查閱檔案量比較大，耗費時間較長，檔案人員把庫房門打開后，由賬務(wù)人員自行調(diào)卷查閱，缺乏必要的監(jiān)管。在財務(wù)部門管理的會計檔案資料，單位雖然指定了某個財務(wù)人員專門管理會計檔案，但財務(wù)人員人人都可隨時查閱，也不用辦理什么借閱手續(xù)。

1.3 忽略會計檔案鑒定銷毀工作

會計檔案鑒定銷毀工作是個政策性、專業(yè)性、責任性都很強的工作，工作量又很大，在實際工作中，各個環(huán)節(jié)的人員都承擔相應(yīng)的責任，而不做這項工作即減少了風險，又減少了工作量，因此無論是主管領(lǐng)導(dǎo)，還是財務(wù)人員，還是檔案人員，都對這項工作不夠重視，對已經(jīng)到保管期限的會計檔案不予銷毀，造成了檔案庫房、裝具、人力的浪費。就筆者了解，有的單位從來沒有銷毀過會計檔案，有的單位60年代的會計憑證還在庫房堆著，有的單位的會計檔案從來沒有歸過檔，也就不存在到期銷毀的工作。

1.4 在企業(yè)破產(chǎn)、撤銷等過程中，不知如何處理會計檔案

筆者所屬企業(yè)老企業(yè)老礦山較多，近年來由于礦山資源枯竭面臨關(guān)閉、或企業(yè)污染嚴重需要搬遷、或是經(jīng)濟效益不好面臨破產(chǎn)等原因，先后有五六家企業(yè)破產(chǎn)、關(guān)閉、重組。在關(guān)閉破產(chǎn)等過程中，企業(yè)對檔案處置政策不了解，有企業(yè)將會計檔案全部拉到上級單位上繳的情況，有企業(yè)將會計檔案放在庫房一鎖了事的情況，也有個別企業(yè)因管理不善，造成檔案丟失毀壞的情況。

2 整改方案

2.1 建立企業(yè)綜合檔案管理機構(gòu)，全面管理企業(yè)各類檔案

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》指出企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管1年，期滿之后，就當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

因此，各企業(yè)必須建立會計檔案歸檔制度，將會計檔案歸檔工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、檔案部門工作內(nèi)容和業(yè)績考核中，對沒有按時按質(zhì)完成歸檔任務(wù)的部門和人員給予批評。

2.2 嚴格執(zhí)行會計檔案查閱制度

《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。《會計檔案管理辦法》第七條規(guī)定：各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫，拆封和抽換。

各單位可根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會計檔案的保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案管理工作在制度約束下運行，財務(wù)人員按規(guī)章制度辦理借閱手續(xù)，檔案人員按職責要求做好管理監(jiān)管工作，保證會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

2.3 加強會計檔案鑒定銷毀工作

《會計檔案管理辦法》對各門類會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期2類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。對會計憑證類、會計賬簿類、賬務(wù)報告類等會計檔案保管期限都有詳盡劃分，對過期會計檔案的鑒定銷毀工作也做了明確規(guī)定。到保管期限的會計檔案，由檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，清點核對所要銷毀的會計檔案，由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案部門、財務(wù)部門、審計部門共同監(jiān)銷，并在銷毀目錄上簽名蓋章，最后將銷毀情況上報單位負責人。

各單位應(yīng)把會計檔案鑒定銷毀工作落到實處，會計檔案管理人員應(yīng)會同財會部門積極做好會計檔案的鑒定工作，對有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，注意對保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，單獨抽出重新立卷，并由相關(guān)人員在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。

2.4 加強對破產(chǎn)企業(yè)各項政策的學習和理解

《會計檔案管理辦法》第十三條對因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的單位的會計檔案的管理作做了詳細的規(guī)定；第十四條對單位分立后原單位存續(xù)的情況，其會計檔案保管和借閱作了規(guī)定；第十五條對單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的情況，其會計檔案的去向作了規(guī)定。《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》對企業(yè)兼并、破產(chǎn)、重組后會計檔案的歸屬和流向也作了明確規(guī)定。

上述單位在處理會計檔案時，應(yīng)認真清點庫存會計檔案，做好檔案目錄，按規(guī)定做好檔案鑒定和銷毀工作，與各方商議留存檔案的歸屬和去向，并編制移交目錄和寄存檔案目錄，確保會計檔案安全完整的移交。

會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟活動中的原始記錄，重要的法律依據(jù)，是企業(yè)預(yù)測決策的重要信息資源。全面做好企業(yè)會計檔案管理工作，既可提升財務(wù)管理水平，又可推動企業(yè)檔案管理的發(fā)展，因此杜絕會計檔案管理工作中的錯誤做法，嚴格規(guī)范會計檔案管理工作非常必要。

收稿：2014-02-14