探討數(shù)字檔案館檔案著錄和質(zhì)量管理系統(tǒng)的構(gòu)建

文/中鐵大橋局集團(tuán)一公司 何玉紅

探討數(shù)字檔案館檔案著錄和質(zhì)量管理系統(tǒng)的構(gòu)建

文/中鐵大橋局集團(tuán)一公司 何玉紅

本文就從當(dāng)前檔案館的現(xiàn)狀入手，對(duì)數(shù)字化檔案館檔案著錄工作以及它的質(zhì)量管理系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

數(shù)字化；檔案館檔案；質(zhì)量管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案館檔案管理方式也有了新的創(chuàng)新，數(shù)字化檔案館檔案管理逐漸得到了廣泛的普及，在數(shù)字化形式下，可以使檔案的著錄工作效率得到顯著的提升，改變了舊的著錄模式，并且在這一形勢(shì)下，檔案館的質(zhì)量管理系統(tǒng)建立也顯得十分有必要，它的建立具有時(shí)代發(fā)展的必然性，可以使檔案資源的利用和公眾的客觀使用要求保持一致，從而提升檔案館的現(xiàn)代化服務(wù)管理水平。

一、數(shù)字化檔案館檔案的著錄

在檔案館的工作結(jié)構(gòu)構(gòu)成中，檔案的著錄是一項(xiàng)重要的工作，屬于是基礎(chǔ)性工程。它是針對(duì)于檔案的目錄級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)以及電子文件等實(shí)行的著錄操作。檔案的主要功能就是對(duì)過(guò)去重要的事件、活動(dòng)等進(jìn)行詳細(xì)的記錄，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)它的數(shù)量和種類也就不斷增多，這就需要保證檔案著錄工作開展的完整性，從檔案入檔就要開始。從現(xiàn)代檔案館的檔案著錄工作開展形式來(lái)看，檔案的著錄工作開展并不是單獨(dú)進(jìn)行的，它需要兼顧技術(shù)和文件兩方面，增加檔案著錄的綜合性，調(diào)動(dòng)檔案部門、信息部門以及技術(shù)部門之間的合作協(xié)調(diào)性，基于這一方面來(lái)講，現(xiàn)有的數(shù)字化檔案館檔案著錄系統(tǒng)就會(huì)涉及到諸多的方面，需要有完善的信息技術(shù)作支持。

檔案的儲(chǔ)存方式由紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，前者的保管完整性和真實(shí)性不高，還容易出現(xiàn)遺失，因此，在現(xiàn)代檔案管理中明顯不如電子化檔案的發(fā)展，電子檔案在信息的儲(chǔ)存方面，由于其數(shù)量的不斷增加，這就需要對(duì)其檢索和利用方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)優(yōu)化，降低難度，考慮到后期檔案的綜合查詢利用。檔案著錄子系統(tǒng)從其工作的模塊組成以及開展流程來(lái)看，可以劃分為五個(gè)不同功能的模塊，即檔案著錄、檔案審核、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)、工作量統(tǒng)計(jì)以及檔案查詢。

（一）檔案著錄。這一功能模塊屬于是管理員提供的一種功能，結(jié)構(gòu)上分為三種，包括案卷級(jí)著錄、文件級(jí)著錄以及電子文件著錄，三者各有各自的作用。案卷級(jí)著錄是雙向選擇的，邏輯頁(yè)面添加邏輯卷，傳統(tǒng)卷頁(yè)面添加案卷；文件著錄的關(guān)鍵是對(duì)于不同類型文件的選擇，不僅可以增加新的文件，還可以對(duì)原有文件進(jìn)行著錄；電子文件著錄的對(duì)象是電子文件，那么首先就要對(duì)文件進(jìn)行定位檢查，選擇批量管理傳統(tǒng)卷和邏輯卷進(jìn)行相應(yīng)的操作。

（二）檔案的審核。這一模塊包括四個(gè)部分，即審核的案卷一審、二審，文件審核的一審、二審。案卷一審對(duì)審核人員的技能水平要求較高，審核的對(duì)象主要包括定位符、屬類、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名以及保管期限等等信息；二審是對(duì)一審信息的再次確認(rèn)，和一審的審核對(duì)象差不多；文件的一審可以對(duì)審核文件進(jìn)行快速地定位，審核主要由工作人員的看和讀完成，審核的內(nèi)容主要是定位符、文件題名、邏輯卷名稱以及著錄者的信息等；二審?fù)瑯邮菍?duì)一審的確認(rèn)，是對(duì)上一審核內(nèi)容的二次確認(rèn)，如果審核不合格還要重新一審。

（三）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊主要涉及到三個(gè)子模塊，也就是目錄數(shù)據(jù)維護(hù)、屬類和全宗維護(hù)以及著錄檔案銷毀。目錄數(shù)據(jù)維護(hù)開展要先確定屬類，然后再進(jìn)行相應(yīng)的增刪操作；屬類以及全宗維護(hù)設(shè)計(jì)可以進(jìn)一步豐富檔案館的檔案種類；著錄檔案的銷毀需要管理員先確定出所銷毀檔案的位置，然后確認(rèn)后銷毀。

（四）工作量統(tǒng)計(jì)。它可以幫助管理員更為快捷方便地統(tǒng)計(jì)和查看所有工作人員的工作量，并結(jié)合檔案的定位符提高統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確合理性。

（五）檔案查詢頁(yè)面。這一模塊顧名思義，就是發(fā)揮查詢作用的，可以劃分為分類查詢、簡(jiǎn)單查詢以及定位符查詢?nèi)齻€(gè)部分，各個(gè)部分各有不同的功能。首先，分類查詢。它可以給管理員多個(gè)類別的查詢選擇，根據(jù)所需選擇，工作人員先確定檔案的屬類，在屬類級(jí)中選擇全宗，進(jìn)而再細(xì)化到目錄，最終得到查詢信息。其次，簡(jiǎn)單查詢。它可以通過(guò)查詢的關(guān)鍵字來(lái)獲得檔案的屬類信息、目錄信息、文件信息等。第三，定位符查詢。它是在屬類確定后在全宗級(jí)別之下依據(jù)目錄的不同結(jié)合定位符來(lái)完成查找的。

二、質(zhì)量管理系統(tǒng)的構(gòu)建

數(shù)字化檔案館檔案的質(zhì)量管理是一個(gè)綜合管理的過(guò)程，并且這種管理貫穿于整個(gè)檔案館管理過(guò)程中，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)，要在新形勢(shì)下積極提高自身素質(zhì)，發(fā)揮工作的積極性，對(duì)檔案管理工作的所有過(guò)程都有明確的認(rèn)知，正確運(yùn)用信息技術(shù)。首先，保證檔案館的信息收集方式規(guī)范，確保收集的資料信息是真實(shí)完整的；其次，強(qiáng)化檔案管理的管理技能，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)范，并且有足夠的耐心和細(xì)心，積極推動(dòng)數(shù)字化檔案館的建設(shè)，促進(jìn)檔案館管理水平的提升，形成一個(gè)健全完整、科學(xué)的質(zhì)量管理系統(tǒng)。

三、總結(jié)

在新形勢(shì)下，檔案館的檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化管理的趨勢(shì)，它可以有效地促進(jìn)檔案館的管理效率提升，保證檔案著錄工作的順利進(jìn)行，并且在信息技術(shù)的應(yīng)用支持下還有利于其質(zhì)量管理系統(tǒng)的建立，從而推動(dòng)了數(shù)字化管理水平的提高，對(duì)于檔案館管理來(lái)說(shuō)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和利用，使自身功能更為健全完善。

[1]盧光明.數(shù)字檔案館檔案著錄和質(zhì)量管理系統(tǒng)的構(gòu)建[D].陜西師范大學(xué),2014.

[2]溫濤.數(shù)字檔案館檔案編目和資料著錄系統(tǒng)的構(gòu)建[D].陜西師范大學(xué),2014.