發揮業主主導作用 規范建設項目檔案工作

尹 路 馬 樑 周俞華

（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇宜興，214200）

江蘇宜興抽水蓄能電站（以下簡稱電站）是國家重點能源建設項目和江蘇省“十五”期間重點工程。由華東宜興抽水蓄能有限公司（以下簡稱公司）負責建設和運營管理。電站工程于2003年8月19日正式開工建設，2008年12月1日四臺機組全部建成并投入商業運營，工程總投資42.18億元人民幣。電站工程榮獲國家電網公司優質工程、中國電力優質工程獎和中國建設工程魯班獎（國家優質工程）稱號。電站建設期間，公司在項目檔案管理方面充分發揮業主的主導作用，堅持檔案工作與工程建設同步開展，將檔案工作滲透到工程建設的各個層面和環節，為電站全過程精細化管控、工程達標創優、管理和技術創新等工作作出了重要貢獻，項目檔案工作也榮獲國家檔案局首批全國建設項目檔案管理示范工程稱號。

一、明確目標，充分發揮項目業主的主導作用

電站開工前，公司就提出了“創建精品檔案，服務電站工程”的檔案工作總目標，把業主對工程建設的主導作用引入項目檔案管理。一是及時向省檔案局呈報《重大工程項目檔案管理登記表》，確保項目檔案管理得到上級主管部門的支持和指導；二是在工程招標階段就在合同招標文件中確定歸檔要求，簽訂的正式合同中均有專門條款規定了工程檔案要求和歸檔責任；三是在主體承包商進點時，制定下發達標投產考核辦法及實施細則，進一步細化檔案管理措施；四是在主體工程開工后，立即組織召開檔案管理專題會，統一規劃項目檔案管理工作，明確各方的管理職責和內容，初步構建了業主主導、統一管理、協調配合的一體化項目檔案管理格局。

二、制度先行，以程序化文件體系規范項目檔案工作

公司運用現代項目管理理念，嚴格按照國網新源控股有限公司的標準化管理要求，結合工程建設實際，以HF14000和IS09000標準為基礎，主動探索和創新出水電工程項目管理的過程管理模式，組織制定了公司管理手冊、質保、投資控制、進度控制大綱，創建260多個程序文件，建立電站項目建設管理體系。其中，各類程序文件均提出了資料設立、流轉、整理、歸集的具體要求和時效，確保了檔案資料流程管理的有序在控。同時，公司還嚴格按照國家檔案局《建設項目（工程）檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的文件規定，制定了《電站工程科技檔案分類表》《電站竣工資料編制細則》《機電設備隨機資料檔案管理程序》等16項檔案管理制度，并落實到設計、施工、監理單位以及公司各職能部門，使項目檔案管理工作真正做到“凡事有人負責、凡事有章可循、凡事有人監督、凡事有據可查”。

檔案人員參與電站設備入庫驗收工作

三、加強領導，構建靈活高效的項目檔案管理網絡

公司考慮工程建設初期、土建高峰、機電高峰、尾工建設的具體特點，設立了垂直管控、適時調整的工程檔案管理網絡，確保了項目檔案管理的工作重心始終保持與工程建設實際相一致。加強對參建單位檔案管理網絡的建設和指導，對其檔案人員進行動態閉環管理。一是嚴格進門制度，堅持對各參建單位檔案管理人員進行資格審查，要求所有檔案管理人員均需通過公司組織的專項培訓考核方可上崗；二是把好重大合同人員關，要求重大合同承建方設立公司垂直管控下的獨立檔案管理網，由合同負責人或技術負責人擔任第一責任人，確保合同執行層的檔案工作得到充分重視和保障，從源頭上解決了漫長的工程建設周期中容易導致的職責不清，推諉扯皮現象；三是考慮基建期、基建轉生產的過渡期、生產期的部門職能變化，及時調整公司內部檔案管理網絡，對公司內部職能部門的檔案職責和范圍進行調整說明，并設立兼職檔案員隊伍貫徹落實；四是每年印發公司年度歸檔范圍和要求，通過部務會說明、內部公示等形式及時傳達至全體員工，為順利開展工程建設檔案工作構筑了堅實的組織保障。

四、合理投入，全力保障項目檔案管理質量

工程建設初期，公司就謀劃建立高標準的永久性檔案室，并統一規劃建設了符合檔案管理工作的各類功能區，安裝了氣體消防設施、專用電子門禁和監控系統等設施，配備了空調、除濕機、防磁柜、遮光窗簾、吸塵器等裝置，設置密集架，定制規范化卷盒、卷皮等檔案裝具，滿足了檔案的保管、存放要求；為檔案人員配備計算機、激光打印機、復印機、掃描儀、標簽機等辦公設備，滿足檔案管理硬件要求；建設工程建設陳列室和榮譽室，以圖片、模型、實物、視頻等多載體形式展示工程建設歷程和公司取得的成績。在信息化建設方面，集中采購檔案管理軟件，統一分發至參建單位，要求工程建設過程中形成的各類文件資料全部錄入軟件，既實現公司與參建單位之間檔案文件的傳輸和統一，同時實現對參建單位檔案工作進度的實時監控。

五、過程管控，持續提升項目檔案管理水平

宜興抽水蓄能電站地下廠房

公司高度重視項目檔案過程管理。一是在竣工檔案整理過程中，通過制定年度、月度計劃予以明確，通過召開施工單位項目經理及檔案負責人會議予以落實，確保參建各方的竣工檔案均能得到有效監督；二是實施移交檔案雙審核流程，即參建單位編制——監理單位初審——參建單位修改——公司職能部門復審——參建單位修改——監理、公司職能部門、檔案室會審——移交，有效確保了移交檔案的質量；三是堅持所有設備開箱驗收時檔案人員到場簽字確認，并由檔案人員對設備、材料出廠合格證，設備、材料裝箱單等材料實時收集、歸檔；四是加強竣工圖審核管理，開展多輪會審檢查，實行紙質、電子版同時歸檔，以滿足工程投產后的運行維護需求；五是根據工程建設特點，注重射線探傷底片、巖芯等特種載體的歸檔，為準確反映隱蔽工程、記錄地質原貌提供了珍貴的歷史資料。

六、強化培訓，大力開展項目檔案業務指導

公司對檔案從業人員實施“內強素質，外抓培訓”的管理方法。一是從嚴選拔檔案專職人員，檔案專職均具有大專以上學歷，并取得省級或國家檔案局核發的資格證書；二是堅持公司檔案人員定期深入參建單位，對各標段施工文件的收集、整理和歸檔工作進行檢查，每年組織兩次檔案專項考核，以查促改；三是加強業務指導，通過“請進來”（邀請江蘇省檔案局及國網新源控股有限公司檔案主管部門培訓）、“走出去”方式為電站參建單位檔案人員進行培訓，提升檔案工作水平和技能。