高校圖書館座位預約化管理的實效性研究

方 沛

（安徽財經大學管理科學與工程學院，安徽 蚌埠 233030）

1 高校圖書館座位資源現狀

1.1 高校圖書館管理最首要的困擾

隨著高校的不斷擴招，高校學生數成倍增長，而由于圖書館座位資源有限，排隊、占座現象已經逐漸演化為一種“搶座文化”，因此產生的矛盾和問題，也呈現出不斷加劇的勢態。高校圖書館為了營造秩序井然的學習環境，想方設法地想出種種對策來應對此困擾，然而當沒有人員進行疏導管理情況下“排隊亂，搶座難”的現象依然存在[1]。

1.2 座位資源供不應求

隨著信息時代的到來，大學生對于新知識、新技術的需求急速膨脹，再加上來自新知識的挑戰和就業的壓力，大多數學生在上好專業課的同時把課余時間和學習熱情又投放到大學的“第二課堂”——圖書館，通過充分利用圖書館豐富的文獻資源來拓寬自己的知識域，努力把自己塑造成具有綜合能力的復合型人才。這些原因無形中導致自習座位的輪換率降低，再加上傳統管理模式下座位利用率本就不高，所以圖書館座位會經常出現供不應求的現象。

通過對安徽財經大學各個年級本科生在不同時間段對圖書館座位需求的調查，統計情況如圖1所示。

以安徽財經大學為例，高校各個年級的學生在不同時段對座位需求有所差異。由圖1可見，各個年級在期末對圖書館座位的需求最高，需求率基本上超過100%，反映了高校圖書館的座位資源實際上是供不應求的，尤其在學習高峰期。相反，非期末階段學生對座位需求率明顯降低，基本上沒有座位不夠的情況發生，若不合理配置資源就會造成浪費。所以說座位管理一直是圖書館管理的一大難題。

圖1 學生對座位管理需求的調查情況（未使用座位管理系統）

2 高校圖書館座位管理

2.1 人工管理

雖然目前高校圖書館的藏書、目錄等資源基本上都實現了計算機管理，但是大多數圖書館座位資源仍停留在人工管理階段[1]。

日常管理中，管理員需要每日定點開、閉自習室；定時巡館，清理長期空占在座位上的物品；有時還需要協調好同學之間關系，避免因選擇座位而產生的不必要的矛盾；維護和營造溫馨和諧的學習氛圍等。另外，圖書館還需要與校園保衛處密切合作，保證圖書館資源和學生的安全[2]。盡管如此，在人數有限的情況下，難免顧此失彼。在人工管理模式下，少數高校圖書館嘗試過有償用座或出售 VIP 座位的方式，來增大占座成本從而提高用座的計劃性。通常高校為解決座位緊缺問題會在每學年初根據往年圖書館座位利用率的統計數據來計劃性地增減圖書館座位數量。各種人工管理措施不僅費時費力，而且收效甚微，所以停留在人工管理階段不是長久之計。

2.2 座位系統管理

從現代高校圖書館閱覽座位管理的實際需求出發，現在座位管理系統已經實現。可以借助現有的校園一卡通系統,通過Flash、ASP、數據庫等技術，實現了具有座位選擇、交換、保留和圖形動畫顯示座位狀態等功能的座位管理系統[3]。

圖書館座位管理系統的核心是運用信息管理系統中座位管理模塊，對座位資源進行信息化管理。在統一的信息管理下，實現管理系統內對座位的合理調配，發揮信息管理系統在圖書館座位資源利用方面的積極作用，從而最大限度地放大座位系統的功能和實現圖書館完全信息化管理的目標。

相比人工管理模式，座位管理系統能夠減輕工作人員工作量和負擔，有效地實現座位的合理化分配和科學管理，還可以減少因人工管理不當而帶來的麻煩。利用信息化管理手段,實現座位資源信息化管理,對圖書館的座位進行合理調配,提高座位資源的利用率,這才是解決座位資源問題的關鍵。目前座位管理系統并不是完美的，仍有提升空間，所以要通過不斷優化來提升系統功能與效用。

2.3 預約化座位系統管理

為進一步提高座位管理系統的效用，對系統進行擴展，增加預約化功能，充分利用座位系統的功能，以達到座位資源最大化。

2.3.1 部分高校圖書館已初步應用座位預約系統

目前我國高校圖書館座位預約化管理系統還處在剛剛起步階段，近年以來，已有部分高校購買或自行開發圖書館座位管理系統（如山東大學威海分校、南京大學、廈門大學、華北電力大學等）[3]。

目前國內部分高校圖書館座位管理系統已有的功能[4]如表1所示：

表1 國內部分高校圖書館座位管理系統的功能

2.3.2 預約化座位管理系統操作流程

圖書館座位管理系統操作總體流程[5]如圖2 所示：

圖2 座位管理系統總體流程

2.3.3 預約化座位管理系統主要功能

圖書館座位預約化管理系統的最終目的是為了信息化管理圖書館座位資源，實現座位資源利用最大化。

（1）識別身份

隨著高校一卡通的應用普及，校園卡已經漸漸成為隨身必需物品之一，高校的大多場合都少不了校園卡，所以使用校園卡來識別讀者身份是一種有效的方法。

（2）選擇座位

識別學生身份后，學生可以通過預約平臺預約圖書館座位，并獲取座位使用憑證，按照要求在指定時間內到圖書館刷卡。如果學生對座位不滿意，系統允許讀者重新選擇。

（3）查詢座位

學生可以隨時通過移動終端查詢座位信息，也可查詢所有座位的當前狀態，以便選擇座位。

（4）記錄違規

系統會自動將違規占座的讀者的違規信息記錄到數據庫中，根據預定條件，適當單獨或批量設置讀者狀態，比如限時取消讀者選座權利等[6]。

（5）高效操作

移動終端可以通過網站登錄圖書館主頁，與在終端觸摸屏機器操作一樣可以選座、預約、退座，這樣緩解終端觸摸屏機器的壓力和圖書館閱覽室的排隊的壓力；加上個性化的系統服務，也營造了輕松、和諧的閱覽環境。總之提高了座位使用效率，增強了適時性能。

（6）簡便管理

通過虛擬機實現對不同應用的集中管理對主機做相應的改變，管理員可后臺設置座位狀態，開放、關閉或預留座位等，有效地簡化了服務器的管理[6]。

3 高校圖書館座位預約化管理的實效性

3.1 座位預約化管理初見成效

通過分別對三種座位管理方式，在同類的高校學生中就不同時間段對圖書館座位的利用率進行調查，統計整理后結果如圖3所示：

圖3 不同管理方式的座位利用率調查

通過調查統計分析，從圖3可以看出在三種座位管理方式下圖書館座位的利用率的變化和區別，人工管理模式明顯相對其他兩種方式利用率較低；1月、2月以及12月期末自習高峰期利用率相差甚微；在非期末時期座位資源利用率差異明顯，說明使用了預約化座位管理的圖書館提高了座位資源的利用率，同時可以有效緩解非高峰期座位資源浪費現象，將座位資源利用最大化。

3.2 座位預約化管理受到好評

通過隨機發放調查問卷的形式分別對三種座位管理方式的同類的高校學生就不同時間段對圖書館座位的使用滿意度進行調查，統計結果如圖4所示：

圖4 不同管理方式的滿意度調查

圖4明顯反映出使用了預約化座位系統的管理方式相比其他未使用預約化管理的兩種方式，獲得學生滿意率最高。最重要是圖書館使用預約化座位系統的高校學生期末和平時之間的滿意度差值大幅減小，基本上達到持平狀態。采用圖書館預約管理系統可以提高圖書館服務滿意率，也可提高圖書館座位資源利用率，能減少圖書館占座行為，最大程度地利用圖書館座位資源。為達到圖書館座位資源利用最大化的目標，尤其要針對突出問題采取有效的措施來加以解決，如減小座位資源利用率的變化幅度，使實現管理系統的高實效。

4 高校圖書館座位管理建議

4.1 傳統管理方式難以跟上發展的腳步

圖書館座位的傳統人工管理方式面臨著各方面的挑戰，難免會顧此失彼。另外，高校圖書館資源屬于社會公共資源，它直接或間接來源于政府撥款和學生學費。圖書館試圖運用價格機制去抑制占座現象來使得座位利用最大化，不但學生在感情上難于接受，也剝奪了學生平等自由利用圖書館資源的權利[2]。高校建設資金有限，建設周期較長，受館舍空間的限制，短期內要增加座位數量的難度較大。雖然近幾年，各個高校圖書館都在逐步擴建，增加更多的閱覽座位，但數量仍然有限的。

座位預約化管理系統優點是避免了資源浪費，然而成本較高，對于絕對性座位資源稀缺的高校圖書館而言，切實可行的手段是增加座位資源[7]。但是從圖書館座位管理工作實效性以及座位資源利用最大化來說，在條件允許的情況下，加強數字圖書館建設，可以減輕實體圖書館的服務壓力。

傳統意義上的圖書館管理模式難以適應和滿足時代對圖書館的要求，不能最好地發揮圖書館信息管理和服務功能。只有建立起一套有網絡支持的、人機結合的圖書館管理系統，將信息、管理和系統有機的結合在一起，才能使圖書館功能最大化、管理規范化、服務擴大化。這將成為未來圖書館管理發展的趨勢。

4.2 提倡大力推廣

針對圖書館座位管理這一廣大師生非常關心的問題已有很多種解決方案，圖書館的資源應該得到最大限度的利用，兼顧效率與公平，從學生角度出發，高校生活實現預約管理是可以通過科學管理系統來方便大眾，做到實用、適用，為高校提供的有效的資源管理解決方案，促進了管理規范化，提高生活質量保障，為高校學生日常管理帶來更多進步空間，促進高?？茖W管理工作的開展，更好地為高校管理創新服務。座位管理系統的引入能提高圖書館的管理水平，提升了圖書館的服務層次，讓讀者能夠通過移動終端等設備隨時隨地方便快捷地了解圖書館的座位使用情況，以便讀者合理安排自己的學習時間。此外有利于加強校風建設，提高圖書館的安全穩定及其圖書館各種資源利用最大化，滿足學生對求知達到最大需求化。

[1]王璐.大學校園占座現象的管理學分析[J].社科縱橫,2008,(23):82-83.

[2]譚丹丹,孫陽陽,劉金濤,等.大學圖書館閱覽座位利用及管理優化研究——以上海財經大學圖書館為例[J].上海高校圖書情報工作研究,2013,22(4):47-53.

[3]王守紅.高校圖書館自習座位管理系統設計[J].大學圖書館學報,2010(2):38-40.

[4]王彥,田文夫,馮晴.高校圖書館座位管理系統中預約系統的現狀與實現[J].科技情報開發與經,2013,(13):23-25.

[5]陳武,錢青,趙熊,等.清華大學智能座位管理系統的設計與實現[J].現代圖書情報技術,2013,(29):90-95.

[6]宋梅.基于人性化服務需求的圖書館座位管理系統優化研究[J].內蒙古科技與經濟,2013,(18):65-66.

[7]Tuamsuk K, Kwiecien K, Sarawanawong J. A university library management model for students’ learning support[J].The International Information & Library Review,2013,45(3-4):94-107.