文書檔案管理的電子信息分析

王長芬

摘 要：機關團體單位以及一些社會組織在進行行政管理以及領導活動中的一些具有備案存檔價值的問價即文書文檔，該類文書檔案作為管理工作的見證以及組成，反應了該組織單位某一時期決策以及建設、開發和問題處理過程以及成果，具有重要的作用。隨著科技變革程度的不斷加深，電子信息檔案技術的應用成為了必然趨勢，文章主要針對目前文書檔案管理的電子信息化優勢以及弊端進行了分析，用以闡釋其對于現代組織管理的重要作用。

關鍵詞：文書檔案；電子信息；管理

科技進步以及時代的發展使得信息的傳播速度以及數量不斷的增大，文書檔案也不斷的增加，因此大容量高速度檔案管理成為了時代的需求。檔案的建立以及管理工作需要更加專業化的手段。為了實現高效、長久的檔案存儲和管理，為了保證查詢的速度，檔案的管理信息化成為了迫切的需求，并且信息化的檔案管理也能節省存放空間。因此為提高相關單位的文書檔案管理整體水平，對穩當管理進行了信息化改革，用以保證檔案信息更加準確完整。

1 信息化可以提高效率

信息化后的文檔在檢索和使用上更加方便，由于電子計算機強大的處理信息能力，使得工作人員徹底摒棄了傳統的手工操作模式，在工作中，對于文檔的管理更加的齊全完整。傳統的文檔管理中，主要采用的手工抄寫方式，容易出現漏抄、漏寫的現象，并且用筆規范以及耐久度、字跡的清晰和工整度、檔案統計的準確性以及分類的明確性都無法保證，不但浪費了諸多的人力物力，還耗費了大量的時間，但是工作效率卻沒有保證。而計算機軟件被應用到文檔管理中后，使得文檔在整理分類以及統計、查閱等工作中變得有序高效起來，并且網絡的應用使得文件的傳遞、辦理更加的方便簡潔，計算機在信息管理上所體現出的強大的管理能力不得不予以肯定。信息化系統有效的解決了傳統歸檔以及管理中出現的諸多漏洞，提高了工作效率。且人們在進行電子檔案的管理時能夠按照分類進行歸檔和查閱，縮短了時間、提高了效率。因此相對比傳統的方式，電子信息文書檔案的管理優勢更強。

2 易于保存管理

紙質材料在保存期限上明顯短于電子文件，由于電子文件載體的科技性更高，在防潮、防蟲等性能上顯然要高于紙質載體，且還具有重復利用的功能。另外電子信息載體的貯存空間較紙質材料更大，壽命更長，更加的節能環保。電子文件主要貯存在光碟、DVD以及硬盤等設備上，該類設備體積小，便于操作，無需大量的空間存放。且不會在高濕度、溫度的環境下被腐蝕或者出現氧化。因此更加易于保管。

3 電子信息化管理方便資源共享

在傳統的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。比起傳統的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經濟效益是無法估量的。網絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。

4 信息傳輸安全性保證

傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。

文書檔案的信息化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，提出以下幾點應對方法。

5 保障檔案真實性

人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。針對這一情況，我們可在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，防止文件流向外網。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。

6 檔案管理人員素質的提高

現代文書檔案管理工作不僅僅要求相關工作人員了解傳統的文書管理相關理論，同時還要求其懂得電子文檔管理方式，能夠熟練運用計算機、熟識如何傳輸數據，因此要求現代管理人員具備專業的技術水平以及知識素養。但是，我國目前檔案文書管理工作人員還沒有完全具備上述專業素質，技術水平還尚且有限，無法適應時代的需要。

針對此類現象，要從提高人員技能、增強人員專業素養上著手。首先加大投入建設硬件設施，通過硬件環境的改善，不斷加強現代硬件設施環境建設，使得日常的檔案文書工作處于電子信息化環境中，令檔案人員不斷的了解學習、適應電子信息化穩當管理，以此提高其工作技能以及管理水平。其次，可以通過專業的技術培訓，形成教育機制，逐步實現檔案管理工作人員的素質提高。在學習中主要以自學為中心，通過適當的教育和培訓，在工作中學習，及時有效的令工作人員掌握電子信息化的穩當管理方式。

文檔信息化從本質上將是傳統文檔管理工作在現代電子設備上的延續，是時代的要求，是文檔工作思路的創新，同時也是未來社會服務工作的必然要求。