人事檔案管理存在的問題及解決對策

李曉鳳

摘要：人事檔案作為我國人事管理制度的一項(xiàng)特色，其包含個人身份、學(xué)歷以及相關(guān)簡歷，與個人的工資待遇、社會勞動保障和組織關(guān)系緊密相連，是記錄一個人的人生軌跡的重要依據(jù)，對于人才資源的開發(fā)和利用也起著重要的參考作用。隨著目前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步以及相關(guān)人事制度的變革，事業(yè)單位的人事檔案管理中存在的問題逐漸凸顯起來。本文主要從目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題出發(fā)，提出相應(yīng)對策，從而提高事業(yè)單位的人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；管理措施

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

認(rèn)識檔案是個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、工作表現(xiàn)以及實(shí)踐能力等情況的總結(jié)，其帶人事任用的過程中起到了重要的參考作用，而人事檔案管理則是進(jìn)行人事管理的重要環(huán)節(jié)，需要格外的重視。但是在目前檔案管理過程中還存在著一定的問題，本文就從存在的問題和解決措施兩個方面進(jìn)行詳細(xì)的論述。

一、事業(yè)單位人事檔案管理概述

人事檔案作為我國人事管理制度的一項(xiàng)特色，其主要是國家機(jī)關(guān)和社會組織在人事管理活動中所直接產(chǎn)生的，記載個人成長經(jīng)歷、思想品德、工作能力和晉升情況等內(nèi)容的文件資料，是以個人為單位集中保存起來以備查考的歷史記錄，在一定程度上是人事部門、用人單位以及相關(guān)單位對個人進(jìn)行了解和考察的重要依據(jù)。而人事檔案管理就是指將人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用的一項(xiàng)活動。當(dāng)下，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步以及我國相關(guān)人事制度的變革，人才流動性不斷加大，其人事檔案的變動也逐漸增多，在人事檔案的管理方面存在的問題也逐漸凸顯，需要相關(guān)管理人員采取一定措施加以解決。

二、人事檔案的特點(diǎn)

1、真實(shí)性

人事檔案是干部選拔、人才錄用的重要依據(jù)。人事檔案的內(nèi)容在當(dāng)事人的職業(yè)生涯中起著重要的作用。因此人事檔案要適應(yīng)社會對人才的需求，要真實(shí)、全面地記錄個人的經(jīng)歷和實(shí)踐，為用人單位了解人、使用人提供真實(shí)可靠的依據(jù)。但是現(xiàn)在人事檔案造假現(xiàn)象缺屢見不鮮，把假材料、假信息放進(jìn)檔案里，甚至修改原始的檔案信息，導(dǎo)致個別人 “參加工作的年齡越來越小，學(xué)歷越來越高，工齡越來越長”，人事檔案的真實(shí)性受到嚴(yán)峻的質(zhì)疑。

2、全面性

人事檔案一般都記錄著個人的履歷，既包括個人的成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌，又包括個人的思想表現(xiàn)、個人的家庭情況等等信息，還包括單位對個人的考評或鑒定。因此，人事檔案能夠記載個人的成長史、思想發(fā)展史，能夠展現(xiàn)個人的基本情況。因此，人事檔案是個人信息的存儲庫，它概括地反映了一個人的全貌。

3、變動性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的。隨著當(dāng)事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補(bǔ)充新材料。

三、人事檔案管理存在的問題

１、人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

隨著人事制度的不斷變革，眾多事業(yè)單位對于人事方面的工作逐漸加以重視，但在人事檔案管理方面仍然存在一定欠缺，缺乏足夠的重視。部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作嚴(yán)重浮于表面，長期處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)。同時，部分事業(yè)單位工作人員包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部都對人事檔案管理這一工作存在一定認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為其單純只是保管資料的事務(wù)性工作，以不丟失不泄密且應(yīng)付相關(guān)查檔和調(diào)轉(zhuǎn)為工作職責(zé)，且由于其無法創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益，從而難以引起足夠重視。因此，目前事業(yè)單位對于人事檔案的管理的重要性依然認(rèn)識不足。

2、人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

就目前而言，我國各大事業(yè)單位的人事檔案管理人員普遍存在專業(yè)水平、文化程度以及專業(yè)素養(yǎng)等相對較為低下的現(xiàn)象。其中較多的資歷較老的檔案管理人員的的管理方式仍然處于較為老舊的階段，其相應(yīng)管理水平和思維觀念在一定程度上已經(jīng)無法趕上當(dāng)下事業(yè)單位的發(fā)展要求。同時，由于缺乏較為年輕的成員的融入，其人事檔案管理工作相對缺乏創(chuàng)新和活力，難以與當(dāng)代迅速發(fā)展的社會相適應(yīng)。且由于早些前事業(yè)單位的工作分配存在一定問題，較多的事業(yè)單位的人事部門的管理人員都非專業(yè)出生，從而缺乏相關(guān)的專業(yè)意識，致使某些人事檔案管理工作沒有及時到位，因而造成部分重要檔案的缺失。因此，提高相關(guān)人事檔案管理人員的素質(zhì)已成為當(dāng)務(wù)之急。

3、人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)

隨著社會進(jìn)步與技術(shù)發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在各大行業(yè)之中不斷發(fā)揮著重要的作用。而當(dāng)下的事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要不斷發(fā)展變化以應(yīng)對時代發(fā)展的需要。其中不斷出現(xiàn)的新事物和新問題，都需要應(yīng)用全新的技術(shù)加以解決。然而，當(dāng)下事業(yè)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍然重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上與迅速發(fā)展的技術(shù)難以配合，亟需改變。

4、人事檔案管理的科學(xué)化較滯后

雖然當(dāng)下科學(xué)技術(shù)已經(jīng)不斷更新?lián)Q代，我國各大事業(yè)單位已經(jīng)逐漸開始采用人事檔案信息管理系統(tǒng)，其計(jì)算機(jī)信息管理的水平在一定程度上開始提高。然后，就總體而言，部分較為先進(jìn)的手段仍然沒有被事業(yè)單位的人事檔案管理人員所完全采用，部分單位仍然習(xí)慣于手工操作，且當(dāng)下普遍采用的無紙化閱檔也基本沒有實(shí)施。這些現(xiàn)象在一定程度上都不利于檔案的保管，也降低了工作效率，科學(xué)化程度極為滯后。

四、人事檔案管理的對策

1、加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化, 是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的迫切需要,是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分,也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率,準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù),將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī),通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

2、嚴(yán)格制度，推行責(zé)任追究制

為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成干部檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究。a、在查閱、借閱檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查（借）閱。b、部門協(xié)作，除特殊情況需查（借）閱干部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閱，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閱到用檔單位一月半月，給個別人有機(jī)可乘，偽造、銷毀、涂改檔案等，不準(zhǔn)隨意復(fù)印干部檔案材料。c、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入干部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入，各審查單位審查完后必須密封蓋章或再轉(zhuǎn)另一個單位。

3、加強(qiáng)人事檔案資料歸檔

事業(yè)單位的人事檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案資料的整理時，可以根據(jù)相關(guān)人員和單位的實(shí)際情況，進(jìn)行檔案整理歸納，從而體現(xiàn)檔案管理的特性。其中，相關(guān)檔案管理人員通過平時對于人事檔案資料的定時和及時地收集整理，不但能夠形成個人的獨(dú)特經(jīng)歷整合，而且還能夠避免造成相關(guān)人事檔案的遺失或缺漏，從而更好地健全人事管理制度，為人事部門選擇合理的人才資源提供更好的依據(jù)，更好地為社會主義人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

四、結(jié)語

人事檔案記錄并反映了人員的工作經(jīng)歷和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，能夠更加真實(shí)和準(zhǔn)確的反映出個人的綜合能力，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、動態(tài)性、認(rèn)可性，這就需要加強(qiáng)對其管理，保證人事檔案的作用能夠充分的發(fā)揮。現(xiàn)代的人事檔案管理工作需要與時俱進(jìn)，有創(chuàng)新意識，要注重檔案管理工作的科學(xué)性和透明性并實(shí)現(xiàn)管理的信息化，這樣才能夠更有效的解決好管理過程中存在的問題。

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