如何確定檔案歸檔范圍等

何為檔案歸檔范圍？

歸檔范圍，就是歸檔文件的整理范圍。歸檔文件的價值鑒定是整個檔案鑒定工作的首要環節。這一環節包括兩個階段，第一階段就是確定歸檔范圍。在機關文件歸檔前，對文件能否轉化為檔案進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。

如何劃分機關文書檔案歸檔范圍？

在確定機關文件材料的歸檔范圍時，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”；又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。國家檔案局于2006年12月18日發布了第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對機關文件材料歸檔范圍做出了規定。

機關文件材料歸檔的范圍：

1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

從收集范圍來看，文書檔案必須包括八種文件：

1、“紅頭文件”，如規定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、批轉文件等；

2、“白頭文件”，如會議文件，經驗介紹等，某些調查報告、通知，也用白頭文件形式出現；

3、公布性文件，如公告、通告、布告等；

4、內部使用文件，如會議記錄、內部使用的規章制度、工作計劃、工作總結、某些名冊、統計表、登記表等；

5、記載性文件，如大事記、工作日記、調度日記；

6、報導性文件，如有關本機關活動的報導、本機關領導人答記者問等；

7、契約性文件，如協議、合同、意向書等；

8、證明性文件，如介紹信存根、黨員轉移組織關系存根等。

機關文件材料不歸檔的范圍

1、不歸檔的上級文件材料

（1）上級機關普發性不需要本機關辦理的文件材料，任命、獎懲非本機關工作人員的文件材料；

（2）上級機關發來供工作參考的抄件；

（3）上級機關征求意見的未定稿文件

2、不歸檔的本機關文件材料

（1）重份文件；

（2）無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

（3）一般性文件的歷次修改稿；未經領導審閱、簽發的未生效文件草稿；

（4）無特殊保存價值的函件、信封，不需要辦理的一般性人民來信、電話記錄；

（5）機關內部互相抄送的文件材料；

（6）本機關領導兼任外機關職務所形成的與本機關無關的文件材料；

（7）以參考為目的從各方面搜集的文件材料。

3、不歸檔的同級機關和非隸屬機關的文件材料

（1）參加非主管機關召開的會議帶回的不需貫徹執行和無查考價值的文件材料；

（2）非隸屬機關的一般通知（如省人事廳送給其他廳局的一般通知）以及抄送的不需要辦理的文件材料（需要執行的規定性文件除外）

4、不歸檔的下級機關文件材料

（1）下級機關送來參閱的簡報、情況反映，以及不應抄報或不必備案的文件材料；

（2）越級抄送不需要辦理的文件材料；

（3）下級機關抄報備案的一般性文件材料。endprint