高校檔案工作規范化建設探索

王福辰

學校檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，是黨和國家的寶貴財富。學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統一管理。為貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》，我們要依法做好學校檔案工作，加強科學管理，逐步實現檔案管理工作的規范化和標準化，使檔案真正為學校的教育教學及管理工作服務，努力提升學校的管理水平。

一、把住歸檔資料入口關，努力夯實檔案工作規范化建設的基礎

歸檔資料是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發得怎樣，不僅決定歸檔資料本身的質量，而且也影響到日后檔案的質量，決定著檔案工作規范化、標準化建設的整體水平。我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住歸檔資料工作的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

首先歸檔資料用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂，左邊裝訂處要預留25mm左右的裝訂線。二要注意檢查歸檔資料是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題和歸檔資料是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文和歸檔資料一致，有無日期等。三是歸檔資料字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等歸檔資料，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用，如用傳真紙打印的必須進行復制。立卷歸檔的材料必須是原件，復印件原則上不得歸檔。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。五是移交檔案時，交接雙方應當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收，不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份，經交接雙方簽字后各留一份備查。

二、統一收集管理案卷材料，不斷豐富檔案工作規范化標準化建設的內容

實踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價值的重要因素。學校檔案室是學校的內設機構，負責統一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲像類、設備類、榮譽類的所有檔案。因此，要從加強檔案室建設入手，不斷建立健全學校檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度，及時收集、整理、保管和統計學校的全部檔案，并對全校各部門的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、檢查和監督。

首先，所有學校檔案必須集中統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全，便于日后檔案的利用。學校各部門要加強對本部門檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領導，兼職檔案員要切實履行自己的工作職責，負責所在部門歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據為己有。如一項工作、一次活動由幾個部門聯合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的部門負責歸檔，其他科室協助提供相關材料。其次，要嚴格執行文件材料的形成單位立卷歸檔制度，堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學校及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作時，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件材料，不得擅自銷毀文件材料，確需銷毀的要由檔案室登記造冊，經主管院長批準后由專人監銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續。同時，立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄，確定密級。根據檔案的保存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保存期限。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔原則，確保檔案工作規范化標準化建設的順利進行

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化乃至現代化的一個重要原則。

在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要致力解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、重視檔案的開發利用，充分發揮檔案工作規范化標準化建設的效應

加強學校檔案工作規范化標準化建設的根本目的，就是充分利用檔案為學校的教育教學和管理工作服務。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關的咨詢服務。如利用學生的學籍檔案及時為畢業生的就業、升學、應征入伍、執業考試、學歷認證和入黨等問題提供相關證明材料和高效的服務。利用學校的文書和教學檔案為教師的教學經驗積累和教師的考核、職稱晉升等提供依據材料。特別是在學校辦學水平評估、申報專項建設項目和接受上級檢查等事關學校大局的重要活動中更應充分發揮檔案室資料齊全準確的優勢，及時為各項評估檢查提供佐證材料。

要充分利用檔案、發揮檔案的作用，就要使死檔案成為活檔案，努力使檔案為規范學校管理服務，為教育教學改革服務，為提高辦學質量服務。當前，檔案工作要適應經濟建設和學校發展的需要，優化服務方式，積極主動為學校各級各部門和廣大教工提供相關的檔案材料。為此，有必要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映本校特色且有較高利用價值的《學校檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發檔案信息資源，為教育教學和管理工作提供實際服務，如可推行學校檔案目錄在本校校園網教學資源欄目上公布，方便教師備課查閱等。

（作者單位：石家莊信息工程職業學院）endprint