關于高校評估檔案管理規范化的思考

邱亞新

一、檔案在高校評估中的作用

檔案材料的完整性和真實性程度直接影響到評估結論的準確性。作為各項工作過程中形成的原始記錄——檔案材料，是學校工作成就辦學特色的載體，是專家組了解學校工作的重要渠道，客觀地反映了每一項工作的基本面貌，成為開展評估工作的基礎和重要憑證。

1.檔案是高校評估工作的基礎。高校檔案是高校從事教育、教學、行政管理等各項活動中形成的，對學院和社會具有保存價值的各種文字、聲像等不同門類和載體原始記錄。高校教育評估是根據一定的教育目標和標準通過系統地搜集學校教學的主要信息，對學校辦學水平和教育質量進行客觀全面的估價。為了保證學校評估工作的客觀真實，在高校進行各項工作評估時必須充分依賴于檔案。因此，完整、準確、系統地收集高校檔案是搞好教育評估的基礎。無論評估工作程序、組織機構、指標體系如何確定，最終都將憑借大量的檔案材料，才能形成對一個單位客觀全面的估價。

2.高校檔案是高校教育評估的重要憑證。接受評估的高校，一個普遍的做法就是：以館藏檔案資料為基礎，根據評估的要求對檔案資料進行必要的補充、加工和整理，按照評估指標體系的要求陳列在一起，使之成為學校各科教學工作的縮影，以全面系統地反映學校本科教育工作情況，充分發揮了檔案在高校本科教學評估工作中的重要的憑證價值。本科教學評估指標體系內容全面、內涵深刻，因此準備專家評估材料是一項艱巨的任務，要做好這項工作沒有檔案的支撐是不可想象的，已經通過評估的高校都是憑借檔案而使評估工作得以順利進行的。

3.高校評估對檔案管理的影響。在高校評估中，由于檔案工作沒有直接納入評估指標體系中，而且在評估檢查過程中，評估組往往不直接查閱按《高校檔案管理規范》進行收集、整理出來的原始檔案材料，而是直接查閱按評估指標體系搜集、復印、匯編的背景材料。

二、教學評估中檔案管理存在的普遍問題

開展高校本科教學評估是高等教育內在規律的要求，是國家對高校進行宏觀管理的手段。而教學檔案是高校迎評工作的基本和依據，在高校本科教學評估中作用越來越大。從迎評工作實踐來看，作為本科教學評估重要原始憑證和重要資料的教學檔案，面臨著許多問題有待優化與規范。

1.檔案材料不齊全。在評估過程中，我們發現有部分教學檔案材料在形成過程中，由于不注意平時的積累和保管，造成一些很重要的材料不齊全完整。如某專業或課程的申報材料，往往只有申報的文件通知，唯獨缺少最重要的申報過程材料。評估工作的重點是檢查近三年的教學工作，有些材料缺乏連續性（除客觀原因外）。原因是管理人員的頻繁更換，沒有及時做好檔案歸檔工作，使一部分材料人為流失。學生試卷、實驗報告等沒有教師的批改痕跡，還存在材料丟失現象等。

2.檔案材料不規范。如部分歸檔表格格式和內容不統一；一些職能部門形成的需要歸檔的文件，沒有填寫日期和加蓋單位公章；有些材料的紙張大小和字體格式不統一，不符合材料歸檔的要求；有些材料中提到的數據，前后不一致；交叉部門上報的數據沒有統一口徑，導致數據失真，直接影響評估結果。

3.教學檔案管理手段比較落后。雖然國家檔案局已經在全國推行了《歸檔文件整理規則》，即文件級管理，部分高校已經相繼實施了。但是教學檔案不僅僅局限于文件類，還包括學籍檔案、學位檔案、試卷等專門檔案，由于沒有形成統一的整理標準和管理規范，目前部分學校仍處于落后的手工管理階段。教學檔案管理手段的滯后，嚴重影響了評估檔案的有效利用。

三、高校評估給高校檔案工作帶來的啟示

1.加強隊伍建設，培養檔案人才要不斷加強對高校專、兼職檔案管理人員的培訓工作，開辦新技術培訓班，學習內容不僅包括檔案方面的知識，也應有相關的科技知識以及網絡知識、多媒體數據庫管理等方面的知識，還要有關于高校評估檔案管理的內容。可以通過培養、招聘高素質、應用型、技術型、復合型人才，加強檔案工作的專業技術力量，盡快解決高校檔案人員的知識老化、現代技術手段缺乏的問題，把高校檔案管理人員培養成一專多能、適應高校評估需要的復合型人才。

2.加大投入力度，改善辦館條件。高校要加大資金、物力投入力度，不斷改善館舍條件，適當添置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機等現代技術設備，滿足高校評估對檔案館硬件方面的要求。

3.實行目標管理，完善考核機制。要把高校評估工作納入高校檔案部門的目標管理，建立目標管理考核機制，明確任務，責任明晰。一是要滿足評估需要，體現競爭機制，因崗擇人，競爭上崗，擇優錄用；二是要提倡創新機制，充分調動和發揮高校檔案人員的積極性和創造性；三是要落實獎懲機制，制訂相應的考評和獎懲方案，簽定責任狀，確保高校評估取得優異成績。

4.優化校級檔案，完善院系級檔案。國家教育部決定每五年進行一輪高校本專科教學評估。這就要求高校的檔案部門縱觀全局，宏觀把握，在優化院級一級檔案的同時，更要進一步完善院系的二級檔案。按照國家教育部高校評估要求，結合學院工作實際對檔案部門歸檔范圍進行適當調整，擴大院系二級檔案歸檔材料內容。檔案部門更要做好院系檔案材料管理的監督指導工作。

5.加快信息化建設，實施網絡化管理。高校評估工作的網絡信息化管理勢在必行，這就要求高校檔案管理部門跟上信息化、網絡化發展的時代步伐，轉變思想觀念，調整工作思路，使檔案工作從實物管理向知識管理轉變，使檔案承載的信息從靜態向動態轉變，使高校檔案部門的服務方式從封閉、被動向開放、主動轉變。高校檔案人員要掌握計算機技術和網絡技術并能熟練應用，使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網絡信息單位，加快實現高校檔案工作的信息化和數字化，不斷提高高校檔案管理工作的效率，加快高校檔案工作的發展，為高校評估工作的信息化、網絡化提前做好準備。

（作者單位：廊坊職業技術學院）endprint