天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理分析

陳 靜

（天津鋼鐵集團(tuán)有限公司煉鐵廠，天津300301）

天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理分析

陳 靜

（天津鋼鐵集團(tuán)有限公司煉鐵廠，天津300301）

介紹了天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。根據(jù)天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理取得的成果，說(shuō)明了工程建設(shè)檔案管理的重要性。對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，提出了意見(jiàn)和措施，以增強(qiáng)工程建設(shè)管理水平。

工程；建設(shè)；檔案；管理

1 引言

隨著科技的不斷發(fā)展，在冶金企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的同時(shí)，也在不斷的加強(qiáng)自身建設(shè)和擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模。在工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作者和工程建設(shè)檔案為這些項(xiàng)目提供了必要的服務(wù)，本文對(duì)天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案的管理進(jìn)行了分析探討。

2 工程建設(shè)檔案的概念

工程建設(shè)檔案是指每個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目在可行性研究、勘探、設(shè)計(jì)及施工以至于工程竣工驗(yàn)收等工作中形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄。在工程項(xiàng)目投入使用后，對(duì)其維護(hù)、維修、改造等工作起著至關(guān)重要的作用。因此，按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)工程建設(shè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)原則，保證工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全保管和有效利用。

3 天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀

（1）天津鋼鐵集團(tuán)于20世紀(jì)50年代初建廠，至今發(fā)展成為具有高科技含量，擁有資產(chǎn)千億、員工17 000多名的天津市鋼鐵行業(yè)規(guī)模較大的重工業(yè)企業(yè)。煉鐵廠自2003～2008年期間，先后建成2 000 m2高爐和3 200 m2高爐鐵前項(xiàng)目重大工程建設(shè)，在隨后的幾年，又增加建設(shè)了煉鐵廠1 080 m3高爐工程、180 m2燒結(jié)機(jī)、球團(tuán)等續(xù)建工程，共擁有機(jī)械設(shè)備近4 000臺(tái)套、起重設(shè)備300臺(tái)套、壓力容器100臺(tái)套、工業(yè)建筑400余座及辦公設(shè)備500余臺(tái)套。

（2）企業(yè)規(guī)模的增大對(duì)檔案管理工作也提出了更高要求。為了進(jìn)一步規(guī)范工程建設(shè)檔案，確保工程建設(shè)檔案的完整、科學(xué)管理及高效利用，在工程建設(shè)前期的勘察、設(shè)計(jì)階段，檔案管理工作者按照檔案管理的法律法規(guī)和章程，切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能，不斷加大對(duì)工程建設(shè)檔案工作的監(jiān)管力度。這些工作也得到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和絕大多數(shù)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等所有參與企業(yè)工程建設(shè)的各類單位的高度重視。因此，使煉鐵廠的工程建設(shè)檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，也使檔案管理工作進(jìn)入依法規(guī)范管理的發(fā)展軌道。例如：建設(shè)單位從項(xiàng)目籌劃開(kāi)始就注重貫徹有關(guān)工程建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和具體要求，不斷深化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)工程建設(shè)所涉及的工程圖紙資料和電子文件的收集力度。在企業(yè)檔案管理者的積極配合下，加大歸檔力度，真正做到了檔案材料的收集、整理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，確保了整個(gè)工程建設(shè)與管理對(duì)檔案的利用需要。

4 天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案取得的成果

（1）由于檔案管理工作者的不斷努力，以高度的責(zé)任心和積極的進(jìn)取心，使得煉鐵廠檔案室擁有相當(dāng)完整、齊全的工程建設(shè)檔案儲(chǔ)備，所以在企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中工程建設(shè)檔案起到了至關(guān)重要的作用。同時(shí)編制了各項(xiàng)工程建設(shè)檔案管理制度、細(xì)則及檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

（2）煉鐵廠2 000 m3高爐和3 200 m3高爐鐵前項(xiàng)目重大工程建設(shè)全面竣工和順利投產(chǎn)后，對(duì)檔案室進(jìn)行了擴(kuò)大；增設(shè)檔案儲(chǔ)存及管理設(shè)施；完善設(shè)備檔案管理制度；重新對(duì)分期接收的工程建設(shè)檔案及相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，科學(xué)分類，在原有檢索目錄的基礎(chǔ)上重新編制檢索目錄，并對(duì)所有工程建設(shè)檔案逐卷進(jìn)行重新標(biāo)注，對(duì)工程建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)重新進(jìn)行整理，便于在今后的生產(chǎn)過(guò)程中有效的利用工程建設(shè)檔案。共計(jì)接收、整理、編號(hào)、上架3 443卷設(shè)備檔案。在分類過(guò)程中，對(duì)所有存檔的設(shè)備檔案首次按自然數(shù)進(jìn)行排序，但是內(nèi)容更為具體，由于設(shè)備檔案有了科學(xué)分類，使查找效率提高了50%，并且對(duì)于建立全廠設(shè)備清冊(cè)和固定資產(chǎn)臺(tái)賬以及在公司三體系認(rèn)證工作中都有著一定的指導(dǎo)及憑證的作用。

5 天津鋼鐵集團(tuán)工程建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題

（1）企業(yè)工程建設(shè)檔案的利用價(jià)值很大程度上體現(xiàn)在檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性這3個(gè)方面。而在這3個(gè)方面，有些參建方不同程度地存在收集不及時(shí)、歸檔不及時(shí)、參建單位相關(guān)人員對(duì)圖紙資料簽章不完備、檔案材料出現(xiàn)缺損和錯(cuò)誤，甚至找不到圖紙資料的負(fù)責(zé)人。有些組卷方待工程項(xiàng)目竣工后才組織相關(guān)人員突擊補(bǔ)制檔案竣工材料，這種情況下組成的檔案卷必將存在問(wèn)題。

（2）一些參建單位對(duì)工程檔案缺乏足夠的重視，檔案卷材質(zhì)各種各樣，根本不符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，也無(wú)法達(dá)到永久保存的要求，一旦移交至使用單位，就會(huì)對(duì)使用單位檔案管理造成混亂，很難對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)保管工作也不利。

（3）有的工程建設(shè)檔案存在移交滯后的現(xiàn)象。工程項(xiàng)目已投產(chǎn)使用，但檔案卻遲遲不能移交，造成在實(shí)際工作中遇到問(wèn)題，無(wú)處查找檔案信息，給工作帶來(lái)很大不便，甚至很大程度地影響了生產(chǎn)的進(jìn)行，給企業(yè)造成損失。

6 檔案工作者在工程建設(shè)檔案管理工作中努力方向

（1）檔案管理工作者應(yīng)具備高度的責(zé)任感和檔案管理意識(shí)，積極主動(dòng)與建設(shè)單位的檔案管理人員及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，隨時(shí)掌握檔案管理工作的新動(dòng)態(tài)，努力提高工程建設(shè)檔案管理水平，確保工程建設(shè)檔案齊全、完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

（2）強(qiáng)化工程建設(shè)檔案的全過(guò)程管理，樹(shù)立工程建設(shè)檔案的管理意識(shí)，監(jiān)督檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，方便以后的工作。

（3）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)工程建設(shè)檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。

（4）檔案管理工作走出去，學(xué)習(xí)其它單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)闊視野和思路，使企業(yè)工程建設(shè)檔案在管理上能夠緊跟企業(yè)發(fā)展規(guī)模和科技現(xiàn)代化。

[1] 魏敏.關(guān)于加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的思考[J].山西建筑，2007（27）：220-221.

Analysis on Archives Management of Project Construction of TISC

CHEN Jing
（Iron-making Plant, Tianjin Iron & Steel Group Co., Ltd., Tianjin 300301, China）

The current situation of the archives management of project construction at Tianjin Iron & Steel Group (TISC) is introduced. Based on the achievement of project construction archives management at Tianjin Iron & Steel Group, the importance of project construction archives management is demonstrated. The author analyzes in depth the existing problems in management and puts forward opinions and measures to enhance the level of project construction archives management.

project; construction ; archives ; management

10.3969/j.issn.1006-110X.2014.05.019

2014-06-08

2014-06-25

陳靜（1960—），女，天津人，主要從事科技檔案管理方面的研究工作。