淺談新形勢下如何創新檔案服務工作

邵月娥

（泰州市發展和改革委員會，江蘇泰州225300）

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，具有政治性、社會性、文化性、系統性、服務性、效益性的特點[1]。隨著經濟社會的不斷發展進步，檔案事業面臨著新任務新要求，檔案工作要在發展全局中發揮好應有的作用，就必須把握形勢、與時俱進，科學定位、開拓創新。每個檔案工作人員都應該認真思考，如何緊貼時代，加快轉變思想、轉變形象，如何緊貼用戶，加快檔案服務工作的理念、方法、機制創新，以扎扎實實的舉措，努力實現檔案服務工作的新突破。

1 當前檔案服務工作中存在的問題

縱觀當前檔案服務工作，問題不少，亟需引起高度重視。一是服務理念比較落后，多數時候注重“完整無缺收進來”，不注重“開發價值用出去”，以致很多極具價值的檔案資源被束之高閣、蒙塵沉睡。二是檔案整合不夠到位，多數時候注重文書檔案的收藏保管，而不注重影音、圖像、實物等特殊載體檔案的收集整理，導致了一些珍貴檔案資源分散、遺失。三是服務水平不夠理想，服務方式簡單低級，多數時候是被動地提供一些查詢問訊、復印一些佐證資料等等，主動向用戶提供服務的很少；同時，檔案信息開放方面限制很多，透明度偏低，制約了檔案價值的發揮和服務水平的提升。

2 創新檔案服務工作的幾點思考

2.1 主動更新思想觀念

思想是行動的先導，推進檔案服務工作創新，第一位的就是要創新服務理念。要強化精益求精的創優意識，把基礎性、一般性服務做得更精更深；要強化與時俱進的創新意識，積極探索行之有效的現代服務方式；要強化服務至上的責任意識，摒棄“坐、等、靠”，堅持個性服務、主動服務、超前服務。認識提高了，思路拓寬了，工作才能不斷提升，檔案事業的發展才有希望。

2.2 積極轉變履職方式

創新檔案服務工作，關鍵在于抓好履職能力的創新、提升，要緊緊圍繞改革開放、轉型發展這個中心，努力在三個方面加以轉變：一是由一般性服務向高層次服務轉變[2]；二是由被動服務向超前服務轉變；三是由內部服務向社會服務轉變，最大化發揮檔案的作用。具體來說，在履職上要做到“三個強化”：

一是在服務上不斷強化。服務意識強不強，直接決定了服務效果好不好。檔案工作人員要始終確立牢固的服務意識，按照全方位服務的要求，注重研究各類檔案資料的來源、保藏、運用，做好信息的反饋工作，并力求科學合理地利用，為檔案用戶更好地提供參謀和咨詢。

二是在聯絡上不斷強化。作為一種十分重要的信息資源，檔案被充分利用后，將轉化為巨大社會財富。檔案工作人員不應總是呆在辦公室，而是要多方接觸社會、貼近檔案用戶，加強溝通聯絡，主動了解本單位和社會的需檔情況，及時提供服務，由過去的用戶走進來，變為服務送上門，使檔案的利用率和作用最大化。

三是在協調上不斷強化。每個用戶都有各自不同的檔案需求，檔案工作者要想用戶之所想，科學協調各方關系，合理有序地予以滿足。協調時，要注意講究工作方法，不推不拖不擋，巧妙妥善地安排。

2.3 切實創新服務方法

（1）搞好網站服務。檔案部門要充分利用檔案館（室）內部局域網，精心建設好檔案網站，突出服務功能，嚴格落實保密要求，將能上網的數據及信息盡可能都上傳網站，并科學設置檢索工具，讓用戶體驗網上利用檔案的便利。

（2）收好電子文件。隨著辦公自動化的普及，電子文件在檔案中所占比例不斷上升。電子文件與傳統的紙質文件在形式上有著根本不同，收集工作也必然有很大差異，如何安全、完整、迅速、及時地收集好電子文件，是檔案工作面臨的新課題。因此，要針對電子文件的特點，著力探索形成技術型工作模式。研究和運用電子文件自動上傳、存儲的軟件工具，確保電子文件在檔案館（室）的服務器上順利歸檔，把原來依靠人工進行的分類、整理、編目等工作，用智能工具來完成，實現分類、編目、檢索、組卷、存貯、利用全程一條龍服務。

（3）做好在線服務。目前，信息化發展突飛猛進，信息系統和網絡正在深刻地改變著人們的工作、學習和生活。高效、便捷、準確、及時地獲得所需信息，成為人們的普遍追求。人們希望在利用檔案時采取先進的信息化方式，因此，要建立在線服務機制，強化硬件、軟件、人力等要素支撐，做到在線服務全天候、即時服務零距離。

（4）搞好閱覽服務。隨著經濟社會的加快發展，人們的用檔意識也在不斷增強。因維護權益、咨詢政策、創業就業等各種需要，前往檔案館（室）查閱檔案的人數呈上升趨勢。檔案部門作為黨和政府與人民群眾聯系的一個窗口，要切實加強作風建設，優化服務、提升效能，為維護好廣大群眾的根本利益作出應盡的努力。

2.4 創新完善服務機制

良好的服務機制是檔案館（室）發揮好職能作用的重要保障。要強化組織協作機制，堅持統一領導、合理分工，各負其責、密切配合，把每一個檔案工作者的智慧和才能充分發揮出來，積極性和創造性充分調動起來，推動檔案服務工作上水平、上臺階。強化教育培訓機制，通過多種形式、多種途徑，有計劃地、經常性地開展職業道德教育，促使每個檔案工作者自覺遵守職業道德規范。強化督促檢查機制，定期檢查制度執行情況，評議服務行為，確保服務質量不斷提高。要強化考核獎懲機制，制定科學的考核辦法，嚴格進行考核，發揮好考核這個“指揮棒”的導向、激勵作用。

2.5 不斷提高隊伍素質

檔案服務工作的創新，歸根到底是靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展[3]，這就需要我們致力提高檔案管理隊伍的整體素質。在隊伍建設中，要著力樹立好“三個精神”：一是牢固樹立愛崗敬業的精神。不敬業就不可能有創新，每個檔案工作者都應該熱愛本職工作，業務上做到精益求精，每個環節都一絲不茍，每個細節都認真對待，每個瑕疵都不放過，力求完美。二是牢固樹立敢闖敢試的精神。要潛心思考、積極鉆研，善于發現工作中存在的問題和不足；要勇于質疑、敢于設想，向傳統觀念、條條框框挑戰，以新辦法、新思路有針對性地進行探索創新；要不懼困難、不怕失敗，始終保持旺盛的工作熱情。三是牢固樹立求真務實的精神。檔案工作者要正確把握新形勢，準確掌握新情況，“不唯上、不唯書、只唯實”，客觀總結經驗教訓，積極借鑒先進做法，努力探索發展規律，不提不切實際的口號，不搞花架子，真正做到一步一個腳印，在學習中提高，在實踐中創新。

檔案服務工作創新是一個長期的、持續的過程，不可能一蹴而就，所有檔案工作者都要以飽滿的激情、實干的姿態，求索進取，不懈奮斗，開創檔案服務工作新局面，為加快改革攻堅、轉型升級步伐作出應有的貢獻。

[1]張靈.淺論如何創新檔案服務工作[EB/OL].（2012-04-10）［2014-01-20］.http://www.chinaqking.com/yc/2012/221723.html.

[2]張秀鳳，潘正月.轉變思路服務公眾 不斷推進檔案開發利用工作[J].檔案與建設，2007，（12）：21-22.

[3]張疆.檔案管理工作的創新[EB/OL].［2014-01-20］.http://www.doc88.com/p-14968575757.html.