數字化信息資源的質量管理

景 婷

（遼寧師范大學管理學院，遼寧 大連 116029）

1 引言

數字化信息資源的質量管理與控制從宏觀角度來說，是國家和政府制定一系列方針、政策，保護和制約信息資源數字化建設的過程；從微觀角度來說，是工作人員在信息資源數字化生產過程中為了達到數字化信息資源的質量要求而采取的一系列技術、方法和活動。數字化信息資源的質量管理與控制是信息資源建設中最重要的環節，它的質量問題是伴隨數字化建設的生產流程而產生的，通過對數字化建設過程中可能產生的所有質量要素進行分析，對各種要素進行合理的規劃，針對不同階段、不同質量要素采用與其相應的技術及管理手段加以控制和管理，最大限度地減少錯誤，可以保證數字化信息資源的質量。所以把質量控制與管理機制引入信息資源數字化建設過程中，對數字化資源生產能起到積極的作用，具有一定的現實意義。

2 數字化信息資源質量管理的必要性

2.1 時空虛擬化、對象不確定

傳統質量控制是在時間、空間和約束邊界相對確定的系統中進行有秩序的管理控制，確定系統質量控制的范圍是哪些、控制程序從何時、何處進行等。對信息質量可以通過追溯發生問題的時間、地點等要素來追蹤信息質量問題根源并采取有效措施加以解決[1]。數字化信息資源可以使不同的用戶在不同的時間、不同的地點共同利用信息資源，但這種時空的虛擬化和對象的不確定性，使得傳統文獻資源質量管理方法不適用于數字化信息資源的管理。

2.2 時效性強、擴散快

數字化信息資源通過網絡環境具有很強的影響范圍，傳播速度快，動態性強，更新快，如果不能迅速對這些信息進行修復補救可能會造成很大的損失，這樣使得數字化信息資源的質量管理和控制難度加大。

2.3 角色重合

傳統的信息資源質量管理和控制是根據信息提供者和信息使用者的角色不同、職責不同而各究其責，而在網絡的虛擬環境下，信息提供者也可以同時是信息使用者，造成角色重合，很難區分，在進行質量維護時，責任難以明確。

2.4 質量標準不統一

傳統的信息資源質量管理體系中，對象具有相對穩定性，管理標準一致，而數字化信息資源沒有統一的質量標準，每個細節都由每個機構自己完成和把關，所以數字化的質量參差不齊。

總之，傳統的信息質量管理方法在網絡信息共享環境下已不適用，這就需要我們認真把握數字化信息資源的質量要求，才能為采取有效的質量管理措施提供新的思路。

3 數字化信息資源質量的要求

信息資源的4個要素是信息內容、信息表達形式、信息資源系統、信息資源效用。從這個角度來講，數字化的信息資源質量要求在內容、表達形式、資源系統、效用等方面進行管理和控制，滿足這4個方面的質量要求，就可以實現對數字化信息資源的長期保存，滿足用戶的信息需求，實現信息的良好利用和共享。

3.1 信息內容方面的質量要求

內容方面的質量要求是基礎，它強調數字化信息資源的完整性、正確性、真實性、相關性、新穎性、健康性。完整性是指電子文件的內容、背景信息等無缺損；正確性是指反映事物或者系統屬性的客觀程度；真實性是指電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致[2]；相關性是指數字化信息資源與用戶需求間的匹配程度；新穎性是指數字化信息資源是否具有獨創性，更新是否及時[3]；健康性是指信息內容積極向上，不涉及違法、不道德的內容。

3.2 信息表達形式方面的質量要求

信息資源是需要通過表達進行傳遞和共享的，信息資源表達形式要求準確性、易用性、精簡性、標準化程度。準確性是指被保存文獻所表達的信息與文獻最初所含信息在質和量上完全吻合；易用性是指信息符號是否簡單、是否方便使用；精簡性是指信息符號是否簡單明了；標準化程度是指信息表達技術、表達符號的形式和意義的統一程度。

3.3 信息資源系統方面的質量要求

信息資源系統方面的質量要求是指對內容質量的保證，它包括存儲系統的可靠性、載體的完好性、載體的兼容性。可靠性包括系統的穩定性和安全性，即系統可用的有效狀態和防御風險的能力，不因偶然的或惡意的原因而遭到破壞、更改、泄露等；完好性是存儲信息的載體本身的結構、功能良好；兼容性是指載體可以在不同的軟件或硬件上相互匹配，并能穩定工作。

3.4 信息資源效用方面的質量要求

信息資源效用是對信息資源的利用評估，對其質量要求包括可用性、適量性、利用率、價值增值率；可用性是指用戶獲取信息資源的難度、效率和方便性；適量性是指信息資源數量是否適當；利用率是指統計分析信息資源利用的數量指標；價值增值率是指經濟效益和社會效益的總和。

4 影響數字化信息資源質量的因素

4.1 人為原因

人為使文獻信息在數字化過程中出現錯誤是經常發生的，這種錯誤是可避免的，但是由于人的能力和精力有限，在作業時會出現一些失誤，而自己沒有發覺或者意識到。還有一種人為錯誤的可能性是工作人員工作態度不認真，缺乏責任心，沒有按照規定的要求或者標準工作而造成數字化過程中的錯誤，這種錯誤是不能容忍的。由于原文獻也是人工著作，由人工檢驗發表的，所以在數字化過程中，很可能把原文獻中的錯誤直接帶入數字化的信息資源中，這種錯誤需要專業人員識別并改正。

由于人為原因而導致的數字化信息質量問題，在數據大規模形成后不易識別，查找起來費時費力，這樣有時會導致數字化后的信息沒有使用價值，甚至會付出比較昂貴的代價。

4.2 機器原因

機器在信息數字化過程中產生的錯誤是不可避免的，有一定的錯誤率。這是由于在使用過程中不清楚軟硬件的限制因素，或使用了不合適的設備。比如在對文獻信息進行掃描時，不同的掃描軟件或掃描設備其結果很可能不同。又如會出現標題缺失、信息亂碼、信息串行、信息模糊不清等問題，因而導致數字化信息質量不符合標準。再如存儲設備在出現故障時，存儲的信息大量丟失，這樣也造成了嚴重的后果。

4.3 技術原因

文獻信息在進行數字化時，需要多媒體技術、信息錄入技術、壓縮技術、存儲技術、互聯網技術等技術的支持，而這些技術的因素也會導致數字化信息的質量問題。比如，壓縮技術有無損壓縮和有損壓縮兩種，而大部分使用的是有損壓縮，有損壓縮會導致部分信息丟失，解壓后數字化信息不同于原始的信息。對于非常重要的信息使用有損壓縮存在一定的風險。即使是無損壓縮也會出現信息不真實的可能性。再如，存儲技術需要將所有有用的數字化信息進行保存，而新舊技術更替過程中，信息需要轉移，這時會出現不可兼容的問題，而導致信息丟失。在信息傳輸過程中，需要網絡的支持，而網絡有時也是不穩定的，容易出現信號不好，或者病毒，甚至有人會截取、竊聽信息，這樣接受者所接收的信息則不是完整的、準確的、真實的信息。

5 數字化信息資源的質量管理和控制

5.1 微觀角度的管理和控制

以上問題都是在信息數字化過程中出現的而導致信息質量下降，通過對信息數字化整個過程進行控制和管理，盡量減少數字化過程中出現的錯誤和失誤，才能保證數字化信息資源的質量，更好地為用戶服務。

優化數字化生產流程能最大限度地利用信息資源，提高生產效率，降低文獻數字化的單位成本，優化生產流程是在一定時間和成本支出內獲得最大產出的一種方法[5]。這是數字化信息質量的最有效保障。

5.1.1 采集過程的管理和控制

對信息源進行選擇和采集是一項很浩大的工程，但是這項工程的意義很重大，選擇積極向上的、健康的、有意義的、有價值的信息進行數字化，既可以避免浪費人力、物力、財力，又可以滿足用戶需求。

在對無限的信息源進行選擇和采集時，首先要考慮大眾用戶的信息需求，選擇高價值的文獻，即長期具有使用價值的文獻信息，主要從內容上評價是否具有科學性、現實性和參考性[6]；其次要考慮其文化價值，選擇有學術價值、藝術價值的信息進行數字化，能夠發揮社會教育、傳遞科學知識、開發智力資源的文獻信息；再次要考慮新穎性，通過網絡向大眾傳遞最新的新聞動態、知識進展、科學發展等知識；最后還要考慮歷史價值和保存價值，將原有的古籍資源進行數字化，既可以保護古籍不再受損害，也可以使古籍資源得到充分利用和共享。

信息采集過程可以采用問卷調查、實地調查等方法，在選擇和采集完成后反饋用戶的滿意度，這樣在不斷的反復過程中確定最后要進行數字化的文獻信息。

5.1.2 處理過程的管理和控制

信息處理即對文獻信息進行數字化的過程，在此過程中，需要軟、硬件的支持，硬件包括掃描儀、數碼照相機、攝像機等有關設備，以及連接這些設備和儀器的計算機網絡基礎設施。各種設備的型號不同，功能和用途也不同，其結果也不同，而且當時的氣候、光照、溫度等自然條件也影響著設備的工作效率，所以在選擇硬件時，要選擇合適的設備，盡量避免錯誤的發生。軟件包括圖像生成軟件、質量控制軟件等。同樣的功能不同的軟件完成的效果也不同，有些免費的軟件則不能保證質量，因此在選擇軟件時也要慎重。

工作人員在利用軟、硬件進行數字化時，可以運用糾錯儀器或者糾錯軟件對其進行自動檢驗。一般自動檢驗通過檢查是否連續、有無斷點來檢測出有無信息缺失、信息亂碼等現象，對于錯別字、信息重復、信息串行則不容易檢測出來。這種自動化的質量控制給人們帶來了不少便利，但是仍有很多問題、錯誤是電腦檢測不出來的，還需要人工把關。工作人員的人工檢查可作為自動檢查的補充，查找自動檢測不到的錯誤，避免重復。

5.1.3 儲存過程的管理和控制

對數字化信息資源質量的嚴格要求是數字化信息資源持久保存的保證，對數字化信息資源的全面質量管理的關鍵就是確保那些存檔的數字化信息資源是可訪問的，其內容沒有受損，存儲的載體和計算機的軟硬件環境可使用性等[7]。數字化信息資源雖然存儲所占的空間小，但是對其存儲系統的維護則相對復雜。由于計算機的相關軟件和硬件處在網絡環境下，網絡是個不穩定的虛擬空間，容易受到攻擊、破壞，同樣被保存在計算機中的信息也會受到損壞。所以這些信息需要備份，以避免人為破壞而導致信息丟失。維護人員還需要經常對系統進行檢查，以便及時對破壞行為進行制止。

對存儲在計算機或者其他設備中的信息資源，還要避免重復問題，這就需要查重軟件來幫助剔除重復的信息資源，以使信息資源更有效地保存。

5.1.4 傳遞過程的管理和控制

數字化的信息資源是通過網絡向用戶傳遞的，為了可以讓不同的用戶通過統一的接口安全訪問信息資源，實現系統的無縫鏈接和優質服務，需先進行用戶認證。通過安全認證軟件對用戶的辨別，用戶獲得利用數字化信息資源的權限。

傳遞過程還需要對網絡環境進行安全檢測，這樣既保證了用戶安全地利用信息資源，也保護了信息資源的完整性。

5.1.5 反饋過程的管理和控制

反饋管理和控制是在信息資源數字化生產過程的各個環節進行人工檢驗和自動檢驗，自動檢驗為主，人工檢驗為輔，將轉換后的數字化信息與原文獻進行比較，發現錯誤和偏差所在并找出原因，予以糾正。這一過程將不斷提升數字化信息資源的質量，保證信息資源的使用和共享效果，有效提高產品服務質量。

5.2 宏觀角度的管理和控制

微觀上，要對信息資源數字化的各個環節進行把關，保證數字化信息資源的質量。但是只從微觀角度對數字化信息資源的質量進行管理和控制是遠遠不夠的，還需要從宏觀角度對信息資源的質量進行規定。

①制定相關的法律、政策來保護數字化信息資源，避免信息資源遭到惡意的破壞和攻擊。

②像傳統文獻信息資源一樣，制定一系列有關數字化信息資源質量的標準、要求、原則，使工作人員有據可依。

③明確規定質量工作人員的權利和義務，調動他們的工作積極性，對管理工作認真負責。

④制定大眾監督和反饋政策，用戶質量監督從一定角度來講是對服務質量的監督，也是對數字化信息資源質量反饋的過程，通過用戶的監督與評價，提高數字化信息資源的質量，提高用戶的滿意度。

⑤制定人才引進計劃，把引進的人才配置到合理的崗位，同時對人員加強培訓，不斷提高專業人員和管理人員的素質和水平。

⑥不同的機構相互協作共建，這樣既可以避免對文獻信息重復數字化，也可以提高數字化信息資源的質量。

⑦建立專門的質量檢測機構，最終的數字化結果都由此機構進行檢驗，可采用抽檢的方式進行把關。

⑧鼓勵新技術的創新，并將其應用到數字化領域，使機器運行得更加準確。

6 結語

數字化信息作為一種資源，在信息社會是一種重要的資產和財富，網絡環境下的數字化信息資源質量管理，要通過宏觀層面的整體規劃和控制，通過政策調控，法規保障，應用先進的信息技術等方法來改善數字化信息資源的質量，實現數字化信息資源的價值。

[1] 肖琬榮.信息資源數字化建設質量控制研究[J].圖書與情報，2010（5）：81-84.

[2] 宋立榮.基于網絡信息共享的信息質量管理的認識[J].科技管理研究，2011（9）：176-179.

[3] 張美芳.長期存儲的數字信息質量控制的研究[J].檔案學通訊，2011（1）：81-84.

[4] 查先進，陳明紅.信息資源質量評估研究[J].中國圖書館學報，2010（36）：46-55.

[5] 李偉超，朱學芳.信息資源數字化生產質量控制研究[J].情報理論與實踐，2009（4）：63-65.

[6] 葛敏.關于數字圖書館信息資源建設的幾點思考[J].河南圖書館學刊，2001（21）：20-23.

[7] 陳定權.電子文獻及電子文獻全面質量管理[J].圖書館論壇，2006（26）：111-113.