結合工作實際談如何做好科技檔案信息化進程

王英杰

摘 要：工程設計檔案具有“利用頻繁”的特性，做好檔案內容的數字化工作，實現信息化管理是提高檔案服務效率的重要途徑。文章結合中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司檔案管理工作實際情況，闡述了實現檔案信息化管理的必要性及所必需的工作。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數字化管理

1 工程設計單位檔案工作的特點

檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產技術管理、基本建設活動的產物。它在生產活動中形成，又為生產、管理、科研服務。不同領域形成的科技檔案內容、性質、記錄手段等都有自己的特性。

中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司是一家以煤炭行業為主，同時擁有建筑、環保、民爆、路橋等多種行業甲級設計資質的綜合型工程設計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業的知識技術密集型的科研設計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影。科技檔案內容涵蓋了建院以來幾十年的生產、設計等活動形成的所有文件，例如工程設計文件、圖紙等。這些工程技術資料直接記錄了設計人員的設計思想、設計理念與方法，是廣大設計人員智慧的結晶，真實地記錄了設計及生產實踐活動的整個歷史過程。

科研設計單位的生產活動具有創新與繼承并存的特點。一項完美的設計除需要有獨到的創造性外，更離不開對前人設計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎上加以創新。這就決定了工程設計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還可用于其他工程項目的設計工作中，在其他設計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。

鑒于工程設計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設計工作發揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應該考慮的問題。

2 做好基礎工作，加快檔案數字化管理進程

在過去的幾十年中，檔案管理以紙質載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統的管理與借閱方式也為我院的歷史發展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發展，原始的落后的工作方法已不再適應現代化的、快節奏的工作環境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。

隨著計算機技術的迅猛發展，計算機網絡技術已深入到社會的各個領域，信息化已成為社會發展的重要標志。科技檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，科技檔案現代化管理和信息化建設，是新世紀檔案工作發展的必然趨勢。有局域網作依托，實現檔案的數字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務于設計、施工、生產、管理工作的有效途徑。

實現檔案數字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎工作。

2.1 制度約束與部門合作

數字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關部門的通力合作。計算機管理部門是數字化文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理數字化信息的專業技術部門，在檔案數字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調整組織機構，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構為檔案數字化及以后的信息化建設工作的發展提供了有力條件。

2.2 檢索目錄的數字化

實現檔案數字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數字化轉換，實現微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優勢，自行開發了《電子檔案管理系統》，建立了檔案目錄數據庫，實現了檔案卡片手工檢索向現代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數字化、信息化工作奠定了基礎。

2.3 檔案內容數字化及保管

科技檔案內容的數字化是實現檔案數字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。

紙質檔案的管理工作經過長期的實踐，已經總結出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數字檔案進行審核，統一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術和防入侵檢測技術。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環境要求。

2.4 加快檔案信息化管理進程

有了檔案數字化工作的基礎，繼之檔案信息化建設是檔案管理和發展的必然趨勢，只有在現代化的管理手段前提下，檔案才能真正發揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產、服務生產，從而更好地為企業發展提供服務。建設檔案信息化管理，首先是基礎設施建設。我院投入人力物力建設了局域網，購置了電子檔案管理系統，構就了檔案信息化假設的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質也必須適應相應的變革。最后，進一步建設完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。

3 結束語

檔案信息化是大勢所趨，實現檔案的數字化管理是現代化辦公環境的要求。目前我院檔案信息化管理工作已取得一定的成效，歸檔、借閱、查詢無論效率還是準確性都是今非昔比。愿沈陽煤炭設計院集數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發布、利用功能于一身的檔案信息化管理工作能為我院的生產經營提供更好的服務，創造更大的效益。