醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理策略的研究與應(yīng)用*

王 曉 張 健* 王軍學(xué)

醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理策略的研究與應(yīng)用*

王 曉① 張 健①* 王軍學(xué)①

目的：研究并探討實施醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體工作方案，提出全壽命周期檔案管理的新思路。方法：基于醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性，分析其構(gòu)成和特點(diǎn)。結(jié)果：全壽命周期檔案管理信息平臺的構(gòu)建，方便了醫(yī)療設(shè)備檔案管理者和工程技術(shù)人員隨時調(diào)取、查閱及分析技術(shù)數(shù)據(jù)和文件資料。結(jié)論：實施醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理，能夠為資產(chǎn)管理、設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險評估及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確詳實的依據(jù)。

醫(yī)療設(shè)備；風(fēng)險評估；全壽命；檔案管理；信息化

[First-author’s address] Tangdu Hospital, The Fourth Military Medical University, Xi’an 710038, China.

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備購置、到貨、驗收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術(shù)資料及證明文件。近年來，隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大量高、精、尖醫(yī)療設(shè)備越來越多地應(yīng)用于臨床診療的各個方面，收集、整理、分類、歸檔、保管和開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備的各類技術(shù)資料檔案已經(jīng)成為醫(yī)學(xué)工程職能部門亟需完善的基礎(chǔ)性工作。醫(yī)療設(shè)備檔案能夠為強(qiáng)化資產(chǎn)管理、開展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確、詳實和可靠的依據(jù)[1-3]。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的構(gòu)成

醫(yī)療設(shè)備檔案資料應(yīng)跟蹤設(shè)備從采購到報廢全壽命周期的各個環(huán)節(jié)，需要全程收集整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。包括籌購資料、證照資質(zhì)、驗收資料、外貿(mào)資料、報賬資料、使用養(yǎng)護(hù)記錄及設(shè)備報廢處置記錄(如圖1所示)[4-6]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時間較長等特點(diǎn)。一臺醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當(dāng)長的一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料，其載體形式也多種多樣，包括：紙張、照片、甚至影像資料等。要確保醫(yī)療設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確和及時，需要醫(yī)工職能部門更加細(xì)致認(rèn)真的工作[7]。

圖1 設(shè)備檔案資料數(shù)據(jù)鏈框架圖

3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的實施

3.1 建立分級管理體系

醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)按照“集中建檔、分級管理”的原則，實行醫(yī)院、科室及操作人員三級管理體系。由醫(yī)工職能科室負(fù)責(zé)建立醫(yī)療設(shè)備總臺賬，按臺賬統(tǒng)一建檔，檔案資料統(tǒng)一保管；各使用科室建立醫(yī)療設(shè)備分科臺賬，指定專人負(fù)責(zé)科室設(shè)備在用過程中的各類技術(shù)資料的收集整理；醫(yī)療設(shè)備操作人員負(fù)責(zé)記錄設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)及使用數(shù)據(jù)[8]。

3.2 確定歸檔范圍

對于醫(yī)療設(shè)備檔案，各醫(yī)療單位可視具體情況制定歸檔范圍。通常根據(jù)固定資產(chǎn)管理要求(包括硬件及軟件)，整機(jī)價格在人民幣1千元以上的儀器設(shè)備均應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺賬；整機(jī)價格在人民幣1萬元以上的儀器設(shè)備均應(yīng)實行“一機(jī)一檔”。將設(shè)備從購置到報廢全過程中直接形成的、具有保存?zhèn)洳閮r值的文字、圖表、聲像載體材料及隨機(jī)技術(shù)資料歸檔保存。

3.3 確定檔案組卷、編碼及存放原則

設(shè)備檔案管理員應(yīng)及時將收集的醫(yī)療設(shè)備各類資料、文件整理組卷，以便于快速查找、利用為原則，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律、內(nèi)容和載體形式等將每項文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成檔案卷編號后依序存放。檔案編號規(guī)則應(yīng)符合醫(yī)院管理實際，可采用與設(shè)備采購合同編號一致或與設(shè)備編碼一致等方法，便于設(shè)備檔案管理。

3.4 檔案管理工作重點(diǎn)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重點(diǎn)是：①醫(yī)院應(yīng)完善醫(yī)療設(shè)備購置申請流程，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備購置管理。醫(yī)工職能部門應(yīng)掌握臨床科室對醫(yī)療設(shè)備的確實需求，輔助醫(yī)院作好年度設(shè)備購置經(jīng)費(fèi)預(yù)算、制定年度設(shè)備采購計劃。尤其對貴重醫(yī)療設(shè)備的購置申請應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的技術(shù)先進(jìn)性和效益可行性論證，申請論證、計劃審批及采購環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料文件應(yīng)歸檔保管，尤其對醫(yī)療設(shè)備及其廠商的資質(zhì)證明文件，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對其完整性和合法有效性的審核后一并歸檔保管；②加強(qiáng)對醫(yī)療設(shè)備到貨安裝驗收環(huán)節(jié)的資料收集整理，由醫(yī)工職能科室、使用科室及廠家等各方人員共同參與開箱驗收，其中進(jìn)口設(shè)備還應(yīng)有商檢部門人員到場進(jìn)行商檢，醫(yī)工人員應(yīng)及時清點(diǎn)和收集隨機(jī)資料交檔案管理部門歸檔保管，對其中設(shè)備安裝、調(diào)試等活動急需的資料，應(yīng)先行登記再借出或復(fù)印后將副本借出，以防隨機(jī)文件丟失、損壞；③加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備使用及日常養(yǎng)護(hù)管理，醫(yī)院應(yīng)建立和完善醫(yī)療設(shè)備使用登記制度，針對大型、貴重醫(yī)療設(shè)備應(yīng)統(tǒng)一配發(fā)“儀器設(shè)備使用管理登記本”，一機(jī)一本，隨機(jī)存放，不得遺失損毀。使用科室操作人員必須認(rèn)真填寫登記設(shè)備使用情況及質(zhì)控計量檢定記錄等信息，醫(yī)工職能科室進(jìn)行臨床在用設(shè)備的巡檢，定期統(tǒng)計設(shè)備使用率和故障率等數(shù)據(jù)[9]，對屬于質(zhì)量控制、計量強(qiáng)制檢定范圍的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檢定規(guī)程，落實“到貨首檢”和“周期檢定”制度。各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料和檢定原始記錄均應(yīng)歸入設(shè)備檔案，作為衡量醫(yī)療設(shè)備使用運(yùn)行質(zhì)量的技術(shù)依據(jù)留存[10]；④醫(yī)療設(shè)備淘汰報廢須由使用科室填寫“醫(yī)療設(shè)備淘汰報廢申請單”，經(jīng)醫(yī)工職能科室組織技術(shù)鑒定，確需報廢的經(jīng)上級部門審批后再行銷賬，科室報廢申請、技術(shù)鑒定結(jié)果及審批文件等資料應(yīng)歸檔保管；⑤嚴(yán)格落實醫(yī)療設(shè)備檔案存儲、借閱制度，盡可能保持原件的完整，以防遺失[11]。

4 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化

醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進(jìn)行管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo)致資料完整性難于查驗、資料檢索困難不利于調(diào)閱使用等情形，利用計算機(jī)技術(shù)實施醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案[12-13]。為此唐都醫(yī)院自2006-2010年間，相繼完成了“醫(yī)療設(shè)備綜合管理系統(tǒng)”、“醫(yī)療設(shè)備條形碼資產(chǎn)巡檢管理系統(tǒng)”和“醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控電子檔案信息管理系統(tǒng)”的設(shè)計研發(fā)并投入使用，搭建了醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管理信息平臺，方便管理者和工程技術(shù)人員隨時調(diào)取、查閱及分析，為資產(chǎn)管理、設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供了準(zhǔn)確詳實的依據(jù)[14-16]。

[1]何彩萍.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2011，8(12)：58-60.

[2]潘偉聰.醫(yī)療設(shè)備檔案管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2010，7(7)：50-51.

[3]李靜.完善基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要性[J].職業(yè)，2010(3)：139-140.

[4]楊菲林.醫(yī)療設(shè)備檔案管理的思考[J].醫(yī)療裝備，2010，23(2)：44-45.

[5]李正祥，葛建新.淺談現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的重要意義[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9(3)：57-59.

[6]張魯閩.醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2009，24(5)：84-86.

[7]周建學(xué)，楊繼慶.探討醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2011，8(12)：69-71.

[8]朱學(xué)君.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實踐與體會[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2010，10(3)：134-136.

[9]張健，王曉.醫(yī)療器械質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2012，33(10)：414-415.

[10]張建，南莉，王曉，等.醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控數(shù)據(jù)分析挖掘方法淺論[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011，32(10)：381-383.

[11]劉偉.加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理提高設(shè)備的使用效益[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2010，25(9)：75-76.

[12]吳向陽，張超群，杭建金，等.醫(yī)療設(shè)備檔案的數(shù)據(jù)庫管理實現(xiàn)與應(yīng)用[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2009，24(10)：31-33.

[13]黃杰.淺析現(xiàn)代醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理信息系統(tǒng)建設(shè)[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9(3)：46-47.

[14]張健，王曉，張晶.基于現(xiàn)代管理理論的醫(yī)療設(shè)備管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29(9)：390-391.

[15]王曉，張健.醫(yī)療設(shè)備條形碼巡檢管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010，31(11)：187-188.

[16]王曉，張健，李業(yè)博.建立醫(yī)療設(shè)備質(zhì)控電子檔案的可行性研究[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010，31(4)：110-111.

Research on applications of Life-cycle file management of medical equipment/

WANG Xiao, ZHANG Jian, WANG Jun-xue// China Medical Equipment,2014,11(2):23-24.

Objective: To investigate a working program of medical equipment file management. Methods: To analyze the importance, compositions and features of medical equipment files, and propose a life-cycle working program of medical equipment file management. Results: To introduce the approach and experiences of the construction of medical equipment life-cycle file management system in our hospital. Conclusion: The construction of medical equipment lifecycle file management can provide full and accurate basis for asset management, equipment maintenance, and supervising purchasing behavior.

Medical equipment; Exposure rating; Life-cycle; File management; Informatization

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.02.007

1672-8270(2014)02-0023-02

R197.39

A

2013-11-18

軍事醫(yī)學(xué)計量科研專項課題(2011-JL3-011)“基于系統(tǒng)可靠性理論的衛(wèi)生裝備臨床應(yīng)用風(fēng)險評估方法研究”；軍事醫(yī)學(xué)計量科研專項課題(2012-JL1-024)“高頻電刀在復(fù)雜電磁環(huán)境下保障效能的評價研究”

①第四軍醫(yī)大學(xué)唐都醫(yī)院器材設(shè)備科 陜西 西安 710038

*通訊作者：shebeike-td@163.com

王曉,女,(1981- ),碩士，工程師。第四軍醫(yī)大學(xué)唐都醫(yī)院器材設(shè)備科，研究方向：醫(yī)學(xué)裝備管理信息化。