淺談高職院校檔案管理信息化建設(shè)策略

◆白玉美

作者：白玉美，延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，院辦文書，研究方向?yàn)槲臅鴻n案管理（133001）。

進(jìn)入21世紀(jì)以來，職業(yè)教育改革發(fā)展取得顯著成就。2013年全國(guó)共有高等職業(yè)院校1321所，年招生318萬，在校生973.6萬，分別占高等教育的45.5%、39.5%。可見，高等職業(yè)教育發(fā)展規(guī)模與速度是非常之快的，但一些高職院校檔案信息化管理水平卻與高等職業(yè)教育發(fā)展速度不相匹配，一些檔案管理工作者對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)也不夠，對(duì)如何建設(shè)好檔案信息化管理工作感覺無從下手，力不從心。

1 檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)介

檔案信息化是指以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，在檔案管理主管部門的指導(dǎo)下，依靠先進(jìn)的組織管理方法，在遵照法律規(guī)章制度的前提下，使用包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在內(nèi)的數(shù)字技術(shù)手段，有效提高高職院校檔案管理的利用效率。檔案信息化建設(shè)作為高職院校信息化建設(shè)和檔案管理建設(shè)的重要組成部分，擺脫了以往的效率底的人工檔案管理，在管理模式上較之過去也產(chǎn)生了一些變化，檔案管理的方式也不局限于過去的檔案實(shí)物保管，一些檔案信息要進(jìn)行數(shù)字化處理，并以數(shù)字化形式實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、存儲(chǔ)、傳遞和共享。

從技術(shù)層面上看，一般情況下所說的檔案信息化建設(shè)，指的是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。高職院校檔案管理未必有公立檔案館那么大的建筑面積，但上述這些技術(shù)層面手段是完全可以實(shí)現(xiàn)的，這符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展方向，符合職業(yè)教育信息化建設(shè)方向。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)制度不完善 當(dāng)前，一些高職院校檔案信息化制度建設(shè)還很不完善，檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想和發(fā)展方向不是十分明確，信息化設(shè)備的使用與購(gòu)置和初衷不相匹配。一些高職院校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)管理方式，檔案管理部門的管理體制和制度沒有像其他部門那樣持續(xù)制定，更有甚者將檔案信息化排除在高職院校信息化建設(shè)之外。即便是在一些早已開展檔案信息化建設(shè)的高職院校，校內(nèi)內(nèi)部各部門的發(fā)展也不平衡，資金投入有時(shí)會(huì)不到位。

檔案信息化建設(shè)與其他部門管理脫節(jié) 高職院校檔案管理工作與教學(xué)、科研、人事、學(xué)生管理等部門的工作沒有直接的聯(lián)系，常被誤解為一個(gè)獨(dú)立部門。因此，檔案工作與其他部門工作的銜接時(shí)常會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)的狀況，很難為學(xué)校的教學(xué)、科研、人事、學(xué)生管理服務(wù)；在檔案信息傳遞過程中，檔案信息處理有時(shí)會(huì)不及時(shí)，也存在某些檔案信息流動(dòng)的不平衡。加之檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制上的障礙，也阻礙了檔案信息化建設(shè)與學(xué)生管理系統(tǒng)或是教師科研系統(tǒng)進(jìn)行有效互通。

檔案信息化建設(shè)管理專門人才缺乏 目前一部分高職院校沒有設(shè)置檔案館（科、室）對(duì)檔案進(jìn)行管理，一般是掛靠在學(xué)院辦公室或是教務(wù)處，檔案管理人員以兼職管理為主；有些管理人員平時(shí)還要負(fù)責(zé)文字秘書甚至是接待工作，大部分不具備檔案專業(yè)本專科學(xué)歷，檔案管理基本知識(shí)掌握的不夠，對(duì)檔案信息化建設(shè)的了解也是一知半解。從目前來看，檔案信息化建設(shè)需要一定的檔案學(xué)理論和必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，但檔案部門缺乏技術(shù)好、專業(yè)性強(qiáng)的人才，特別是由于經(jīng)濟(jì)原因，使得信息化管理人才建設(shè)投入小，后繼人才極為缺乏。

3 檔案管理信息化建設(shè)策略

檔案信息化建設(shè)所涉及的方方面面比較多，從人力資源上看，要建設(shè)好專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍；從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上看，要搭建好檔案信息化網(wǎng)絡(luò)及開發(fā)信息專門數(shù)據(jù)庫(kù)等。要想加快高職院校檔案信息化建設(shè)，提高建設(shè)水平，除要使用信息技術(shù)手段，掌握檔案信息管理方法外，還要有切實(shí)可行的建設(shè)策略。

增加信息化建設(shè)投入 高職院校及相關(guān)職能部門應(yīng)清楚地看到檔案管理信息化建設(shè)的必要性和可操作性，要在人員配備、經(jīng)費(fèi)支持、技術(shù)保障等諸多方面借助國(guó)家加快建立現(xiàn)代職業(yè)教育體系的東風(fēng)加大投入力度，要配備責(zé)任心強(qiáng)、技術(shù)過硬的專門人員具體負(fù)責(zé)信息化建設(shè)工作，要配備高性能的計(jì)算機(jī)、觸摸屏、掃描儀、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等設(shè)備，要將檔案管理信息化建設(shè)接入網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)，方便各職能部門及教職工查詢使用。

加強(qiáng)信息化制度建設(shè) 高職院校要依據(jù)《檔案法》及檔案管理相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)信息化制度建設(shè)，一定要注意吸收其他院校好的管理辦法和經(jīng)驗(yàn)制度，從而構(gòu)建出適合本校本地區(qū)發(fā)展的檔案信息化管理機(jī)制，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案信息化制度建設(shè)。檔案管理部門要根據(jù)高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制。所制定的制度要符合學(xué)校的教育信息化建設(shè)總體規(guī)劃。

完善檔案信息管理系統(tǒng) 信息管理系統(tǒng)要符合結(jié)構(gòu)合理、功能完備、操作簡(jiǎn)便、安全可靠、技術(shù)先進(jìn)的總體要求，并具備代碼管理、格式管理、信息查詢、輸出與維護(hù)等功能，結(jié)合系統(tǒng)安全、技術(shù)安全與使用安全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)通用性、專用性及適用性的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案管理信息化建設(shè)切莫貪大求全，要根據(jù)學(xué)校的檔案信息的實(shí)際情況和數(shù)量，確定好檔案信息管理系統(tǒng)，促使檔案信息化建設(shè)因地制宜，實(shí)事求是。

強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 一部分檔案管理人員既沒有檔案學(xué)專業(yè)學(xué)歷，也不是計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)畢業(yè)，要想勝任檔案管理信息化工作，就必須加強(qiáng)檔案管理學(xué)、計(jì)算機(jī)軟件操作、互聯(lián)網(wǎng)安全方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。可采用“走出去”策略，即選派相關(guān)人員前往國(guó)內(nèi)外本科院?；驒n案研究院所學(xué)習(xí)；或是“請(qǐng)進(jìn)來”，即定期或者不定期邀請(qǐng)檔案管理專家學(xué)者到校給檔案管理人員講課。要特別注重培養(yǎng)既精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又通曉檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的“復(fù)合型”專業(yè)技術(shù)人才。

開發(fā)檔案信息化資源利用途徑 高職院校檔案管理人員要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，利用好檔案信息資源，做好檔案管理信息化建設(shè)，科學(xué)管理各類檔案資源，使用信息化技術(shù)為校內(nèi)外各界人士查閱高職院校檔案形成良好的途徑，并打破以往封閉的檔案管理方式，擴(kuò)大檔案利用率，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，讓校內(nèi)外的社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，關(guān)注并支持高職院校檔案管理信息化建設(shè)。

有效建設(shè)檔案信息網(wǎng)站 檔案管理部門可使用校園網(wǎng)公開向各級(jí)部門長(zhǎng)期開放或定期開放檔案數(shù)據(jù)，共享相關(guān)資源；校內(nèi)各機(jī)構(gòu)就能及時(shí)查詢文件資料，提高辦事效率。高職院校還可充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的功能，要求相關(guān)職能機(jī)構(gòu)及時(shí)上傳數(shù)據(jù)，檔案管理部門通過建立檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁(yè)的途徑提供檔案信息服務(wù)，可使檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化轉(zhuǎn)變是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標(biāo)，可實(shí)施檔案資源的網(wǎng)上咨詢與查找及電子文件直接提供。

確保檔案信息安全 因?yàn)椴糠謾n案涉及高職院校師生員工的私密信息而不能公開，同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境時(shí)刻發(fā)生變化，而操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等存在不可避免的漏洞，這就導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存在一定程度的安全隱患問題。這就要求檔案管理部門既要堅(jiān)持使用好信息處理技術(shù)，又要遵守好檔案工作管理規(guī)范，及時(shí)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采取行之有效的安全策略，做好檔案信息安全響應(yīng)預(yù)案，確保信息在存儲(chǔ)傳輸、查詢使用等環(huán)節(jié)的安全性，防范網(wǎng)絡(luò)黑客侵入，充分保證檔案信息的安全性，整體提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

及時(shí)維護(hù)和更新檔案信息 每年、每月甚至每天，高職院校都會(huì)有大量檔案信息發(fā)生變化，故高職院校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。這就要求檔案管理人員及時(shí)維護(hù)與更新檔案信息，將這些數(shù)據(jù)變化及時(shí)反映到檔案信息中。對(duì)于要錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要盡可能地做到完整、準(zhǔn)確，只有這樣，后期數(shù)據(jù)的維護(hù)與更新才能順利進(jìn)行，才能使檔案管理工作更好地為高職院校全局服務(wù)，提升建設(shè)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案信息化建設(shè)在學(xué)校做好資金投入的前提下，檔案管理工作者要運(yùn)用好相關(guān)技術(shù)手段，但更重要的是要結(jié)合自身特點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)能力，因地制宜地選擇并應(yīng)用好建設(shè)策略，努力探索檔案管理信息化建設(shè)的新思路和新途徑，一定能找到適合自身的信息化建設(shè)道路。

[1]中國(guó)政府網(wǎng).我國(guó)職業(yè)教育發(fā)展取得顯著成就，探索出一條中國(guó)特色發(fā)展道路[EB/OL].[2014-06-26].http://www.gov.cn/2014-06/26/content_2708334.htm.

[2]王芳.數(shù)字檔案館學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010:29.

[3]杜亞軍.檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)要件淺析[J].黑龍江檔案,2009(5):43.