高校儀器信息的標準化管理研究

陳 紅， 王壽輝， 徐錫榮， 宮必寧， 王志良

(河海大學 水利水電學院， 江蘇 南京 210098)

0 引 言

儀器設備是確保高校教學科研工作順利開展的基礎，近年來，隨著國家對高等教育事業投入的增加，各高校購置了大量儀器，為此，各高校也建立了相應的儀器信息管理系統和大型儀器管理系統[1-2]，先后開發了基于Web的管理系統，和基于C/S結構的管理系統[3-8]，以及基于B/S和C/S混合結構的管理系統[9-10]。由于缺乏統一指導，全國高校未能建立一套標準化、規范化的儀器信息管理體系，主要表現在：① 儀器信息管理分類方法多，如分為大型儀器和小型儀器，實驗室儀器和原型儀器等，導致管理流程復雜，操作繁瑣；② 管理系統結構各異，C/S結構與B/S結構并存，影響系統交互；③ 儀器信息統計隨意性強，信息準確性和完整性欠缺，例如部分儀器技術指標、應用范圍及相關技術文檔都未錄入信息庫，影響后期使用及維護；④ 數據庫形式各異，如采用ACCESS、SQL Sever、Oracle、MySever等不同類型數據庫，導致數據兼容性差，影響信息交互；⑤ 儀器編號缺乏規范和統一規劃，難以準確反應出高校、購置時間、采購方式等信息，影響儀器共享和信息統計。

儀器信息管理缺乏標準產生的主要問題有：① 系統兼容性差，信息不完整，影響全國儀器信息的統一管理；② 各高校獨立都開發相應管理系統，重復建設嚴重，浪費有限資源；③ 系統擴展性差，數據庫容量及編號資源難以滿足后期發展。因此，在信息管理流程、數據庫選取、儀器編號及儀器基本信息等儀器信息管理方面，應建立統一規劃，實現標準化儀管理。

1 儀器信息管理流程標準化

儀器信息管理流程見圖1，信息錄入時由儀器購置者或使用者填報儀器信息單，經院系負責人審批后，再送至儀器登記管理部門錄入到管理系統。高校儀器眾多，工作量大，對于大型儀器信息審核較嚴格，而對于小型低值儀器缺乏必要監管，導致儀器信息錄入時存在信息不完整或錯誤情況，影響到后續儀器使用及維護工作。

圖1 儀器信息采集流程

儀器信息管理流程是確保儀器信息準確的關鍵，實踐中，即要保證儀器信息錄入的準確性和完整性，又要提高工作效率。因此，儀器信息管理系統必須統一標準，對所有儀器信息實行相同的管理流程。標準化流程管理如圖2所示，分為信息錄入、信息審核和信息入庫等三個階段。信息錄入由儀器購置者或使用者按照儀器信息要求完成；儀器信息審核分為兩步：第一步，由管理系統自動根據信息錄入需要，審核儀器信息的完整性和準確性，并將審核結果存入系統；第二步，由院系資產管理專員對系統自動審查結果進行復核，確保信息準確性。儀器審查專員完成信息審核后，系統將保存至數據庫，并將儀器狀態信息修改為信息登記完成。由于儀器信息審核和信息傳遞等工作都由系統自動完成，因此，工作效率將大幅提高。

圖2 儀器信息標準化流程

2 儀器信息記錄標準化

2.1 系統結構

各高校開發了基于Internet的儀器信息網絡化管理系統[11-12]，系統架構主要分為C/S、B/S及其混合形式。B/S架構客戶端是通用瀏覽器(如Internet Explore，Netscape Navigator等)，服務器端為標準的Web服務器。 B/S架構簡化了客戶端，無需像C/S模式在客戶機上安裝特定客戶應用程序，需安裝通用瀏覽器即可與服務器數據交互。因此，高校儀器管理系統宜采用B/S架構系統，以利于系統的開放性。

2.2 數據庫

儀器信息包括儀器名稱、型號、用途、技術文檔等多種信息，其主要特點有：① 數據格式各異，儀器名稱為文本數據，購置時間為時間數據，技術文檔為PDF或WORD格式數據；② 儀器信息數據量大，且不斷增加；③ 用途廣，常需要儀器查詢、信息統計等多種需求。基于上述特點，采用Excel表格形式的臺賬管理模式已難以滿足復雜數據管理需要。為此應采用專業數據庫，常用數據庫有Access、Oracle、mySQL 、SQL Server等[13-15]。Access數據庫容量小，容量超過50 M，數據庫性能就將大幅降低，且Access數據安全性能低，其難以滿足海量數據存儲且安全性能要求高的儀器信息管理需要。Oracle數據容量大，但專業性太強、操作相對復雜，且價格昂貴。相比Oracle，SQL Sever 和mySQL同樣具有穩定、快速、安全等優點，數據庫容量大，SQL Sever由微軟公司開發，與基于Windows開發的信息管理系統兼容性較好，因此，儀器信息管理數據庫宜采用SQL Sever數據庫。

2.3 儀器編號

儀器編號是儀器的身份證，通過儀器編號能快速查詢、修改或刪除儀器信息；同時通過儀器編號實現儀器信息交互和數據庫整合。傳統儀器編號由高校獨立設計，一般僅包括購置時間和相對編號等信息，上述信息未全面反映儀器信息。為實現標準化儀器信息管理，儀器編號應反映更多、更全儀器信息，為此，設計了如表1的儀器編號。編號長度為20位，包括：高校名稱、一級學科、購置時間、儀器價值、采購方式、經費來源和管理方式等信息。儀器編號中部分編碼采用教育部通用編碼，如高校代碼和一級學科代碼都采用教育部統一制定的4位數編碼，將有效提高系統開放性。

表1 儀器編號規則

完成儀器信息輸入后，系統將根據編號規則，自動為儀器分配相應編號，即減小了工作量，又能更準確的反映出儀器名稱、所屬學科、購置時間、儀器價值及管理方式，將大幅提高儀器管理效率。

2.4 儀器基本信息

儀器信息與后續使用及維護密切相關，各高校統計的儀器信息各異。信息缺失將影響儀器使用，因此，儀器信息管理系統應具有相對完整的信息：① 儀器基本信息，包括儀器圖片、功能、使用范圍及相應測量精度；② 生產廠家信息，包括聯系方式和生產企業網址，以便于儀器維護；③ 購置信息，包括采購方式、購置時間等信息；④ 技術文檔，包括使用說明及安裝說明，以便人才培養及儀器維護。

為此，完整的儀器信息應包括：名稱、型號、圖片、用途、技術指標、供貨廠家、生產廠家聯系電話、網址、操作說明、技術說明書等信息。

3 結 語

儀器是高校教學科研工作的基礎，為提高儀器使用效率，促進儀器共享，必須加強儀器信息交互，當前各高校獨立設計的儀器信息管理系統，重復建設嚴重、資源了浪費；另外，由于采用不同的系統結構和數據庫形式，導致儀器信息數據難以實現交互，妨礙了儀器資源的共享及整合。通過對儀器信息管理流程、管理平臺、數據庫、儀器編號和儀器基本信息的標準化，統一全國高校儀器信息管理，將有效促進全國儀器資源的共享，提高儀器使用效率。

本文提出了儀器信息標準化管理的初步設計方案，由于部分高校已建立了信息管理系統，為此，還需要充分調研現階段儀器信息管理方法，制定出更詳細、更規范、更適用的標準化管理制度，以便各高校在現有管理系統基礎上升級，減少重復建設。

[1] 胡 寧,張萬光,許宏山. 大型儀器管理系統建設及其運行管理機制[J]. 實驗技術與管理，2011，28(11):195-198.

HU Ning, ZHANG Wan-guang, XU Hongs-han. Construction of management system of large-scale instruments and its operational management mechanism[J]. Experimental Technology and Management，2011,28(11):195-198.

[2] 王詠妙, 胡 凱. 高校大型儀器管理實時信息系統設計[J]. 實驗室研究與探索，2011，30(11):246-248.

WANG Yong-miao, HU Kai. Real-time Information Management System for Large-scale Instruments in Universities[J]. Research and Exploration in Laboratory, 2011 30(11):246-248.

[3] 王國強,謝 立. 基于Web的儀器設備信息管理系統開發應用[J]. 實驗技術與管理，2005，22(9):64-67.

WANG Guo-qiang, XIE Li. Application and Development of instruments information management system Based on Web[J]. Experimental Technology and Management，2005,22(9):64-67.

[4] 吳 兵,宋 菲,趙志強,等. 基于Web技術的固定資產管理系統的設計與實現[J]. 實驗技術與管理，2007， 24(1):153-156.

WU Bing, SONG Fei, ZHAO Zhi-qiang,etal. The design and application of the fixed assets management system based on Web technique[J]. Experimental Technology and Management, 2007, 24(1):153-156.

[5] 侯志昌. 實驗室信息管理系統的研究與實現[D]. 上海：上海交通大學，2009.

[6] 李 澍,金 晶,丁俊佶. 基于Web 的儀器設備信息管理系統開發和應用[J]. 實驗室研究與探索，2012 (9):192-194.

LI Shu, JIN Jing, DING Jun-ji. Development and application of a Web-based Object-oriented Equipment Information Management System[J]. Research and Exploration in Laboratory, 2012 (9):192-194.

[7] 應海盛. 基于C/S的實驗室儀器管理系統設計[J]. 浙江海洋學院學報(自然科學版)，2004，23(2):165-168.

YING Hai-sheng. Design of the System of Instrument Managing of Laboratory with Delphi[J]. Journal of Zhejiang Ocean University(Natural Science) , 2004, 23(2):165-168.

[8] 楊曉雁. 儀器設備管理系統的設計與實現[D]. 西安;西安電子科技大學，2010.

[9] 顧東曉,李梅川,楊 穎,等. 基于C /S與B /S混合模式的高校實驗室建設與維護管理信息系統開發[J]. 實驗技術與管理，2007，24(1):79-82

GU Dong-xiao, LI Mei-chuan, Yang Yin,etal.Development of laboratory construction and maintenance management information system for higher education based on hybrid architecture of B/S and C/S[J]. Experimental Technology and Management, 2007, 24(1):79-82

[10] 張 辰. 基于B/S和C/S混合結構的儀器維護信息管理系統的設計與實現[D]. 北京：中國人民解放軍軍事醫學科學院，2011.

[11] 盧 娜. 高校實驗室的信息化管理[J]. 實驗技術與管理，2007，24(10):377-384.

LU Na. Information-based management of laboratory in universitied and colleges[J]. Experimental Technology and Management, 2007, 24(10):377-384.

[12] 杜占玲. 基于.NET的實驗室信息管理系統的設計與實現[D].杭州： 浙江大學，2005.

[13] 柳 玲. 數據庫技術及應用實驗與課程設計教程[M]. 北京：清華大學出版社，2012.

[14] 趙玉剛,王桂榮,郭淑珍,等. SQL Server數據庫系統應用設計[M]. 北京:清華大學出版社,2012.

[15] 敬 錚. Oracle8i數據庫開發與專業應用[M]. 北京:國防工業出版社,2002.