淺析企業辦公室文秘職責

鄧國玉

(四川峨眉山電力股份有限公司 河電分公司 四川 樂山 614000)

一、企業辦公室秘書工作的重要性

(一)是輔助領導科學決策的必要條件

作為“為上司創造最佳決策環境”的助手，秘書要能快速準確地為上司收集各種信息，隨時為上司的決策服務。秘書要具有較好的專業知識和較強的反應能力，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力。辦文、辦會、辦事，秘書不僅僅要為領導出謀劃策，還要為領導做好工作準備;當出現突發事件時，秘書要毫無怨言地遵從領導安排，隨機應變;對領導的決策失誤或工作疏漏，秘書有義務及時提醒，提出糾正或補救的方案，供領導參考。

(二)是企業聯系上下、協調左右、溝通內外的樞紐

溝通是改變人們行為和調動人們積極性的重要手段。秘書人員良好的溝通能力一方面可以及時了解到企業中上下級及各部門工作人員的工作狀況、生活狀況、思想動態、個人喜好、優缺點、適合職位等，為企業采取有效的措施，滿足員工需求，調動積極性;另一方面可以使企業能夠及時、準確、全面、深入地了解到國內外的市場信息、競爭對手信息、國家政策法規、文化潮流、民俗民風、消費觀念等。這是企業對內實現目標一致、行動統一，對外搶占先機，引領市場發展，和國際市場發展接軌的前提條件。

二、企業辦公室文秘工作的主要職能

秘書是因為領導需要產生的，具有輔助和被動性，同時它又是一種上傳下達的中樞機構，以辦文、辦事、辦會為主要職責。

(一)承辦事務

承辦職責是指文秘對領導決策的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級轉辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室文秘對領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。企業文秘工作無論是經常重復的還是偶發的，在辦理的過程中都有一定的程序性。秘書人員在辦理事務的過程中要遵循被動中求主動、原則中求靈活、繁雜中求規范的原則。

(二)參謀職責

參謀職責指企業辦公室文秘在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任，要成為卓有成效的“智囊團”、“參謀部”，辦公室文秘應理所當然地成為“參謀長”，積極主動地輔助領導決策。在實際工作中，任何決策都是一個過程而不僅僅只是拍板這一個環節，因此，企業辦公室文秘在決策過程中，要在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。這既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予企業辦公室文秘工作的一項重要任務。

(三)協調關系

協調指企業辦公室文秘在聯系內外關系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門，領導機關的決策、指令、指示要通過辦公室向各專業主管部門、職能部門、下屬單位以及全社會傳遞。秘書的協調是指秘書人員在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化、和諧化，以實現組織目標的行為過程。企業辦公室文秘對反饋回來的信息進行綜合、分析、篩選，供領導決策時參考。

三、提升企業辦公室文秘工作水平的思考

秘書工作對綜合能力要求很高，不僅要求其具備基本的文字能力，還必須具有一定的思想覺悟、政策水平，熟悉有關法律、法規、方針、政策，隨時收集反饋信息，提供領導決策，完成領導授權或委托辦理的工作，做好工作督促檢查、綜合協調，具有“三服務”意識，即“為本級領導服務、為各部門服務，為職工群眾服務”。

(一)堅持服務第一，增強服務意識

企業辦公室的職責就是服務領導、服務機關、服務基層。作為領導的“參謀部”，秘書人員必須樹立服務第一的思想，及時掌握情況，保持消息靈通，制定工作方案，提出科學、合理的建議。一是要清楚地把握領導需求，這是做好服務的重要前提。秘書人員要全面準確地了解領導的意圖、工作計劃，超前做好準備。二是要全面掌握相關的情況。要盡可能做到了解“四情”:上情、下情、內情、外情。三是要注意拾遺補缺，這是做好服務的重要環節。應以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服務好領導，服務好機關，服務好基層，發揮好企業辦公室秘書人員的橋梁紐帶、中樞協調作用。

(二)注重工作細節，提高綜合素質

能否促進工作高效運轉，能否讓領導滿意，是衡量文秘工作能力的重要標尺。辦公室工作接觸面廣，在工作中秘書人員要按照“超前謀劃、系統落實、注重細節、保證質量”的工作方針，堅持“嚴、細、快、實”的工作作風，潛心做事，一絲不茍。一是要用心。秘書人員除了做好常規性的文字服務之外，還要全方位、多層次地服務于大局、服務于領導，要把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學苦練，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”，做到腦勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服務在前。二是要細心。服務工作要慎之又慎、細之又細，要充分發揮主觀能動性，盡最大的努力滿足和適應領導工作的需求，完成領導布置的工作任務，做到百密無一疏。三是要真心。秘書人員對待工作要有高度的責任心，做到尊重而不逢迎，服從而不盲從，要著力加強辦公室人員的“三基本”建設培訓，即:基本思路訓練、基本能力培養、基本素質教育，進一步提高企業文秘人員的思維能力、履職能力、執行能力，做到履職有思路、辦事懂規則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節奏”上超前，在“精實”上下功夫，在“創新”中出思路，在“優質”上提水平，促進企業又好又快發展。

(三)改進工作方法，提高辦事效率

辦公室工作千頭萬緒，辦一件事容易，辦好一件事難，辦好每一件事更難。作為企業辦公室文秘人員，如何更好地辦事?要按實際辦事，因事制宜，不拘泥于慣例，不墨守陳規，不機械地照抄照搬;按規律辦事，能知微見著、舉一反三;按標準辦事，事情辦到什么程度最好，要有一個標準，能夠給予定量或定性的評價。

1.增強總策劃能力。秘書人員要充分領會領導的決策意圖，弄清楚決策的目的和意義，然后謀劃如何實施，通過什么措施保證決策目標的實現。一方面看是否符合方針、政策;另一方面看是否符合本地的實際情況。

2.增強總協調能力。辦公室是企業的核心部門，許多事情需要多部門或多單位相互配合，上下左右協調聯動，各司其職，各負其責，統一指揮，統一行動。協調的作用是合理分配任務、劃分職責、形成合力，共同實現決策目標。

3.增強總調度能力。決策在實施過程中都會出現一些新的情況和問題，有時候偏離決策目標，有時候達不到決策進度，有時候需要修訂決策。因此必須加強調度，隨時發現、解決問題，推進決策的落實。