醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理中的問題及對策研究

樊曉昱

醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理中的問題及對策研究

樊曉昱①

目的：通過對醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理中存在的問題進行剖析并提出對策， 以提高醫(yī)療教學檔案的利用率，達到提升醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理水平和資源共享的目的。方法：提高管理人員業(yè)務素質(zhì)，強化科教檔案意識，健全檔案管理組織體系和制度，規(guī)范檔案保管，加快信息化建設步伐。結(jié)果：強化醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理后使教學檔案的完整歸檔率達到100%，教學檔案的利用更加便捷。結(jié)論：醫(yī)療教學檔案完整歸檔率的提高，可使醫(yī)院教學質(zhì)量明顯提升。

附屬醫(yī)院；教學檔案；檔案管理

[First-author’s address] No.331 Hospital Affiliated to The Changsha Medical University, Zhuzhou 412002, China.

醫(yī)院醫(yī)療教學檔案是醫(yī)院檔案工作的分支，是醫(yī)務人員在從事醫(yī)療教學工作活動中直接形成的有關(guān)文字、圖表、聲像及電子載體等方面的資料，是有機歷史聯(lián)系的文件體系[1]。具有查考和提供服務的價值， 是反映和評估醫(yī)院教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)[2]。

三級綜合性醫(yī)院不僅承擔著繁重的醫(yī)療工作，而且作為高等院校的附屬醫(yī)院承擔著醫(yī)學院校學生的臨床教學和實習任務，尤其是教育部開展本科教學評估工作，對醫(yī)療教學檔案的收集、整理與保存提出了更高要求，醫(yī)療教學工作面臨新的定位與挑戰(zhàn)。

1 醫(yī)療教學檔案的作用

1.1 醫(yī)師轉(zhuǎn)型的“助推劑”

醫(yī)院在沒有成為高等院校附屬醫(yī)院之前，臨床醫(yī)務人員主要以治病救人工作為主，成為高等院校的附屬醫(yī)院后，增加了醫(yī)療教學任務，臨床醫(yī)務人員承擔起了臨床醫(yī)師和教師的雙重角色。這就要求臨床醫(yī)師盡快完成“既治病救人又教書育人”的角色轉(zhuǎn)換。要加快臨床醫(yī)務人員的角色轉(zhuǎn)換，醫(yī)療教學檔案是助推劑。承擔了醫(yī)療教學任務的臨床醫(yī)務人員，必須從繁忙的臨床工作中抽出時間，積極主動地去準備醫(yī)療教學的授課資料。授課前一個月，醫(yī)院科教科將教學大綱、考試大綱、見習大綱、課表安排以及見習安排等各種教學資料下發(fā)各教研室，各教研室主任根據(jù)資料召集所有授課人員進行集體備課，對各章節(jié)中的難點、重點統(tǒng)一認識，提出最佳授課方案。授課人根據(jù)集體備課的要求，結(jié)合自身的臨床經(jīng)驗，參閱大量書刊資料、上網(wǎng)下載適合于臨床教學的內(nèi)容圖片，分析、總結(jié)所要教授的內(nèi)容、要點，盡可能的采用學生能理解與接受的方法來進行教學。每上完一堂課后，還要及時寫好課后記。每進行一次考試，都要對卷面進行分析，提煉出學生普遍存在的問題加以分析并進行講評指導。

1.2 衡量教學質(zhì)量的標尺

每一位從事醫(yī)療教學工作的醫(yī)務人員都會在臨床教學過程中根據(jù)教學大綱、見習大綱及考試大綱等規(guī)定的內(nèi)容，結(jié)合臨床經(jīng)驗，制作成文字、圖表等圖文并茂的教案資料，這些資料里蘊藏著授課老師豐富的臨床醫(yī)療經(jīng)驗和智慧，新教師利用這些教學檔案，可以有效地改進課堂教學、見習帶教方法，熟悉教學業(yè)務，盡快得到鍛煉成長[3]。在進行實習帶教中，教學具有很大的靈活性，同一位帶教老師不同時間管理的不同患者，不同老師帶教也存在差異。教學檔案可督促帶教老師在教學中必須完成學生完整病歷的修改、教會學生完成相關(guān)操作和疾病診治的學習、進行教學查房以及教學病例討論等，并且以出科考試來檢驗實習教學的效果，督促帶教老師在準備、實施、檢查及總結(jié)等過程中不斷完善[4]。

1.3 評價教學管理水平的要素

教學檔案中記載了歷年的教學及管理實績，可視為教學管理及其研究的科學范例，以及教學評估、改革的寶貴素材。醫(yī)院本科教學水平評估要依照《評估細則》開展，將教學文件、教學制度、教學設施、科研論文、師資隊伍、師資培訓、實習管理、考試考核以及上級文件等等分成了18個條目，所列條目均與醫(yī)療教學檔案關(guān)聯(lián)，按這些條目開展檢查評估是對教學醫(yī)院日常教學工作最真實、全面的檢驗。

1.4 開展經(jīng)驗交流的平臺

臨床醫(yī)務人員準備的教案，把其中精典教案收集、整理，推出精品教案系列，有利于總結(jié)推廣先進教學方法，提高教學水平。如果臨床教師臨時請假調(diào)課，接替教師可以在最短時間內(nèi)，依據(jù)精品教案修改制作出自己的教案，提高備課效率。

2 醫(yī)療教學檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案的收集整理和開發(fā)利用意識較淡薄

醫(yī)院在傳統(tǒng)上比較注重人事檔案和醫(yī)學病案，并有專人管理，有專庫保存。而對于醫(yī)療教學檔案的收集、整理和開發(fā)利用上認識不足。在學生的臨床教學、實習教學工作中，僅限于根據(jù)學校制訂的教學計劃、教學大綱及見習大綱的內(nèi)容完成教學任務，根據(jù)實習大綱的要求帶好實習生，完成好本職工作，以不出醫(yī)療差錯和事故為原則，收集整理和開發(fā)利用教學檔案未能形成自覺規(guī)范，導致臨床教學檔案、實習生日常進行的理論與操作考試資料疏于保存，教學活動缺乏記錄，醫(yī)院的醫(yī)療教學檔案殘缺不全。遇到相關(guān)檢查和評估達標，醫(yī)院臨時組織各科加班加點整理補充缺項材料，等檢查評估工作結(jié)束，檔案管理的后續(xù)工作也隨之結(jié)束[5]。 2.2 檔案管理組織體系和制度有待健全

目前，醫(yī)療教學檔案的管理制度和職責尚不健全，無相關(guān)的檢查考核標準和措施；教學檔案管理體系不完整，甚至有些教學檔案處于脫管狀態(tài)[6]；一些醫(yī)療教學人員的資料，未能如期移交歸檔，在離崗時私自帶走。沒有認識到醫(yī)療教學檔案是一種特殊的寶貴資源，管理好和保護好教學檔案是責無旁貸的職責[7]。

2.3 管理人員業(yè)務素質(zhì)有待提高

從事醫(yī)療教學管理工作的管理人員多是從行政、護理等部門轉(zhuǎn)行上崗，缺乏檔案專業(yè)知識，專業(yè)素質(zhì)、文化程度參差不齊；雖一些同事在從事檔案管理工作后續(xù)讀自考檔案管理專業(yè)，但仍不能改變檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)偏低的現(xiàn)實，制約了醫(yī)學教學檔案專業(yè)的發(fā)展[8]。

2.4 檔案資料收集不完整

完整的教學檔案，有利于總結(jié)經(jīng)驗，提高教學工作質(zhì)量。但實際工作中做到檔案資料齊全并非易事。一是領(lǐng)導重視程度不夠；二是醫(yī)院承擔著大量的教學任務，而教學資料基本散落在各臨床科室、職能科室和教師手中，資料管理不系統(tǒng)、不完整。有的因科室調(diào)整，教學檔案資料出現(xiàn)空白；三是有部分人員認為在醫(yī)務活動中形成的醫(yī)療教學資料是自己的心血，不愿上交歸檔。一旦這些人員調(diào)離或退休，資料就會流失[9]。

2.5 信息化建設滯后

醫(yī)療教學檔案管理工作基本停留在“手工業(yè)”階段，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，嚴重影響了醫(yī)院醫(yī)療教學檔案管理信息化的進度[10]。

3 醫(yī)療教學檔案管理工作的改革與對策

3.1 強化科教檔案意識

檔案意識是指人們在實際工作中對檔案資料的認知及反應度，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管及利用等方面的積極主動意識和嚴格保密意識[11]。醫(yī)療教學檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是重要的信息資源，是教學改革的成果體現(xiàn)。要明確醫(yī)療教學檔案在省教育廳對附屬醫(yī)院進行評估指標中占有相當?shù)臋?quán)重；醫(yī)院領(lǐng)導應認識到醫(yī)療教學檔案管理工作的好壞是醫(yī)療教學工作水平的反映，是醫(yī)療教學水平的歷史記錄；做好醫(yī)療教學檔案立卷歸檔宣傳工作，增強全院臨床醫(yī)務人員醫(yī)療教學檔案意識；引導醫(yī)務人員正確使用醫(yī)療教學檔案，充分發(fā)揮醫(yī)療教學檔案的效用。

3.2 健全檔案管理組織體系和制度

制訂“附屬醫(yī)院學生實習及教學管理規(guī)章”，建立以院長、主管教學副院長、科教科、教研室、教學秘書以及教學成員6級網(wǎng)絡管理體系，層層明確職責，一級抓一級。各科室指定教學秘書和教研室主任，負責檢查相關(guān)科室的教學檔案。同時將教學人員上交教學檔案的及時性、完整性與下?lián)芙虒W經(jīng)費掛鉤，促使教學人員重視教學檔案的收集、整理，及時上交歸檔[12]。為了保證醫(yī)務人員授課內(nèi)容跟上現(xiàn)代醫(yī)學發(fā)展步伐，要求每學期各授課老師的教案內(nèi)容應更新30%，保證教學內(nèi)容的時效性。

3.3 提高管理人員業(yè)務素質(zhì)

醫(yī)療教學檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的好壞，決定于管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作態(tài)度。所以，必須注重提高管理人員責任意識和業(yè)務素質(zhì)。

(1)樹立主動服務意識。醫(yī)療教學檔案來源相對分散，收集難度大，要做好收集工作，要求教學檔案管理人員應具備良好的職業(yè)道德操守，充分認識管理即服務的本質(zhì)，樹立醫(yī)療教學檔案管理直接為醫(yī)療教學人員服務的理念。同時，規(guī)定醫(yī)療教學檔案管理人員每周聽課2次，檢查臨床授課教師教案準備情況，對不符合要求的教案提出改進意見，督促教師在授課任務完成后一周內(nèi)將教案交科教科。

(2)樹立與時俱進意識。教學檔案管理人員應該緊跟時代步伐，熟練掌握計算機操作知識，掌握現(xiàn)代管理手段。針對教學檔案內(nèi)容豐富、載體類型多的特點，通過在職學習、專業(yè)培訓及繼續(xù)教育等多種渠道有目的地進行業(yè)務培訓，不斷更新知識，改善知識結(jié)構(gòu)，增強創(chuàng)新思維，提高工作效能。同時深入臨床一線調(diào)研醫(yī)療教學對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理新方法，推動檔案管理水平的提高[13]。

3.4 規(guī)范檔案保管

醫(yī)療教學檔案管理人員根據(jù)教學評估標準和教學管理條例，在實踐中推行標準化管理，配備檔案柜和檔案盒，規(guī)范了具體內(nèi)容。各科室以5年為周期，清理一次，對保存期滿5年而無續(xù)存價值的檔案，經(jīng)科教科審定后予以銷毀。

3.5 加快檔案管理信息化建設步伐

檔案信息化建設是提高檔案管理工作效率必然趨勢，要求各種教學資料一律采用電子文檔記錄。電子載體類教學檔案實行紙質(zhì)和電子兩種載體方式儲存，運用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(OA系統(tǒng))，由教研室負責，將授課老師教案收集評閱后，選出精品教案上傳到共享文件夾中，形成精品教案共享平臺，供全體授課老師調(diào)閱共享，促進了教學水平不斷提高[14]。

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Problems and countermeasures research of the management of medical teaching archives in affiliated hospital

FAN Xiao-yu

China Medical Equipment,2014,11(7):88-90.

Objective:To improve the convenience of using the medical teaching archives and the efficiency of resource sharing as well as to enhance the level of administrative ability through the analysis of the management problems of medical teaching archives in affiliated hospital. Methods: Reinforcing the awareness of medical teaching archives and Perfecting the administrative system and principles so as to develop an united format and formalize the ways of taking care of those archives, accelerating the pace of information age and enhancing Professional quality of management personnel. Results: The rate of complete medical teaching archives is close to 100 percent. The convenience to reach is increased. Conclusion: A qualitative leap is observed in the administration of medical teaching archives. The medical teaching quality has been greatly improved.

Affiliated hospital; Teaching archives; Administration of archives

1672-8270(2014)07-0088-03

R197.323

A

樊曉昱，女，(1971- )，本科學歷，館員。長沙醫(yī)學院附屬株洲市三三一醫(yī)院科教科，從事科教檔案管理工作。

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.07.033

2014-03-17

①長沙醫(yī)學院附屬株洲市三三一醫(yī)院科教科 湖南 株洲 412002