醫院檔案管理現代化和信息化的建設研究

黃進梅

吉林省延邊大學附屬醫院檔案室，吉林延吉 133000

隨著社會信息化建設的不斷進展，社會上對于檔案信息化的需求也是逐漸加大，醫院檔案部門是醫療衛生系統的重要資源來源之一，目前檔案管理信息化已經成為現代化醫療衛生管理的主要組成部分，本文主要研究醫院檔案管理現代化和信息化的建設，先簡單分析醫院檔案管理現代化的重要性。

1 醫院檔案管理現代化的重要性和現狀

檔案信息來源具有多樣化的特點，隨著現代化技術的不斷應用，醫院各部門之間逐漸加大了聯系，在檔案管理部門能夠采集到醫療、行政、教學、科研以及設備等方面的所有檔案。檔案的存儲方式也具有多樣化的特點，醫院的檔案不僅僅以文本的方式存在，同時也會以聲音、影像等存在。醫院檔案處理具有很強的時效性，醫院檔案管理的重要服務對象是病人，因此在使用方面需要盡可能多的獲取檔案信息，提高利用效率。

隨著社會科學技術的不斷翻新進步，人們對于具有更高價值的檔案信息需求也是越來越強，在這種發展趨勢下，傳統的檔案管理模式已經不適應社會的發展需求，醫院只有順應社會的發展，加快檔案信息化、現代化建設，才能滿足人們對于檔案的需求。醫院檔案管理信息化和現代化也是確保事業可持續發展的需求，隨著醫療事業的不斷發展，現代化的技術被不斷使用，醫院想要確保事業的可持續發展，只有充分發揮出檔案的作用。提高檔案管理工作的管理水平才能更加準確和迅速的實現檔案的利用，也有利于人才的培養，延長檔案使用壽命。

經過近幾年的現代化建設，我國醫院檔案管理已取得很大的成就，但是很多醫院的信息化建設還僅僅處在發展初期，在財務人才管理方面投入比較少，另外在醫院的管理體制以及相關行業政策方面也存在一些缺陷。

2 醫院檔案管理現代化阻礙因素

醫院在進行現代化管理的過程中總會遇見各種各樣的問題，導致檔案信息化現代化建設難以快速發展，主要原因包括以下幾方面。

醫院部分人員沒有意識到醫院檔案管理現代化信息化的重要性，在當前的醫院檔案管理信息化建設中，部分相關領導人員由于缺乏現代化建設的知識，沒有提高自身現代化管理意識。一些醫院在物質條件方面還存在一定的不足之處，部分醫院還沒有成熟的物質、人才以及經濟條件，因此在醫院檔案管理現代化信息化中總是出現缺乏物質的情況下，尤其是一些貧困地區的醫院。

按照我國醫療信息系統發展的三個階段進行分析，我國醫院的信息新系統正在向著臨床信息系統轉變，在管理方面主要集中在人、物等的管理方面，在醫療以及臨床的應用方面還有很大的發展空間，另外信息一體化管理也是日后需要重點融合的問題。最后醫院缺乏專業的檔案管理人員，目前的檔案管理人員絕大多數都沒有受到過專業的培訓，因此出現了業務水平低下的情況。

3 醫院檔案管理現代化和信息化建設的建議

醫院檔案管理現代化和信息化核心就是技術和管理的現代化，管理手段現代化主要是利用計算機以及相關設備來實現，保護技術的現代化主要是檔案存儲載體的科學化，加強醫院檔案管理現代化和信息化，需要做好以下幾點。

3.1 加強管理思想觀念建設，培訓檔案管理人才

電子計算機能否在醫院檔案管理現代化和信息化中發揮出應用的作用，關鍵在于各部門主管是否能夠積極的參與，若是沒有知識型的領導主管人物，醫院檔案管理現代化和信息化建設就是一個口頭的建議，不能使人們重視起來。因此在檔案管理工作中需要由專門的領導人員來管理現代化的醫院檔案。醫院方面也需要不斷加強醫院領導部門的知識結構建設，適應社會的需求，提高檔案管理水平。

醫院檔案管理人才是實現檔案管理現代化的前提，目前很多醫院的檔案管理人員都是身兼數職，本身對于檔案管理工作內容知識不太了解，不利于醫院檔案管理現代化和信息化的建設。醫院需要對現有的醫院檔案管理人員進行培訓，提高管理隊伍的素質結構，也需要制定檔案信息化建設的短期目標和長期規劃目標，爭取醫院的大力支持，為醫院檔案管理工作提供更多的人才，對現有的檔案管理人員進行培訓，使檔案管理人員能夠系統的全面的相關知識，提高醫院檔案管理工作的工作水平。

3.2 加強電子文件的歸檔和紙質檔案的數字化管理工作

隨著計算機技術的不斷發展和應用，辦公標準化、自動化和網絡化是社會發展的必然趨勢，醫院在不斷的發展過程中產生了大量的電子文件。醫院電子文件形式包括文本文件、圖像文件、多媒體文件以及影像文件等，文本文件主要是一些計算機處理的文字文件以及表格等，影像文件則主要是一些視頻設備經過計算及處理后的文件。電子文件資源是檔案信息化管理的主要來源資料，需要嚴格依照相關規定進行整理、編輯，檔案需要一式三份，一份查閱，一份異地保存，一份封存保管。

醫院在發展建設中不僅存在大量的電子文件，還有很多的紙質檔案文件，對紙質檔案文件進行數字化管理主要是通過翻拍以及掃描的方式。翻拍就是使用數字成像儀直接將裝訂的紙質檔案拍攝為數字圖像，掃描就是采用掃描儀將檔案掃描成數字圖像，需要注意的是掃描儀無法掃描裝訂的病案，因此在掃描完后還需要重新裝訂。針對醫院的實際情況，需要制作的檔案數量很大，因此可以采取外包公司制作。

醫院檔案管理系統就是一個信息資源子系統，此系統的利用不僅能夠節約人力，還能夠提供更多的綜合信息，因此醫院在進行檔案信息化建設中需要在規劃中納入標準化和現代化。檔案的利用價值主要體現在開發大利用方面，在醫院檔案信息系統設計中需要充分考慮到醫院人員的工作需求，設計出高效、簡便以及實用的產品。

在醫院檔案管理現代化和信息化建設中，各部門之間也需要相互合作，醫院信息及檔案管理系統主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，在平常的工作中，兩個部門往往出現重復工作的情況，產生極大的浪費，因此兩部門之間需要進行合作，更高效的整合檔案資源，避免重復性建設。

4 結語

綜上所述，本文先簡單分析了目前我國醫院檔案管理現代化和信息化存在的問題，重點研究加強醫院檔案管理現代化和信息化建設的建議。醫院管理及運作的過程就是獲取、利用以及處理信息的過程，醫院檔案信息化建設必須重視現代化、標準化以及電子化，此外在醫院檔案管理現代化和信息化建設中還需要擴大現代化建設空間，促進現代化管理的快速實現。

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