淺析檔案利用在展覽館工作中的作用

李明玉 （東莞展覽館 523888）

檔案利用是指使用者通過專門的系統對檔案信息進行查找和利用，以便實現檔案資源的利用價值，檔案利用的范圍十分廣泛，大多是以服務社會和國家為最終目標。展覽館工作的檔案利用一方面是為了更好地完成展覽館的公共服務目標，而另一方面也同時推動著檔案文化建設，所以展覽館工作和檔案利用其實是一種互助的關系。隨著社會的進步，檔案意識在社會中組建形成和加強，檔案利用開始凸顯出越來越重要的地位，但是由于理論和實踐經驗相對缺乏，再加上一些政治性的因素，展覽館的檔案利用工作一直存在著一些問題和矛盾，使得檔案利用的社會服務功能不能充分的體現出來。本文就檔案利用在展覽館工作中存在的不足和改進方法提出了一些建議。

一、目前檔案利用在展覽館工作中的主要不足

（一）展覽館檔案數字化程度不高，檔案工作信息化發展相對滯后

新世紀以來，各地展覽館數字化建設取得了一定成果，計算機應用逐步提高，但從整體上看，計算機普及水平還不高，檔案管理軟件開發單一，檔案檢索功能單一，現已配備的計算機性能和資源容量過低，無法滿足現代化發展的需求，跟不上社會信息化發展的速度。而且許多中小型展覽館仍然以手工檢索和提供檔案原件為服務的主要方式，不僅速度慢，效率低，傳播的檔案信息范圍也比較窄，數量有限，無法滿足社會多方面的利益需求。

（二）檔案利用范圍有待擴寬

中國歷史上，檔案都是以“封建保守、秘不示人、藏而不用”為特點，在很長的時間內，檔案部門的檔案工作注重“藏”，而不注重“用”。進入新世紀以后，隨著社會信息化和經濟的快速發展， 檔案已經不再是注重“藏”了，利用檔案的人次不斷增加，需求的類型逐漸多樣化。而展覽館向社會開放的檔案資源只占館藏資源的一小部分，檔案服務部門提供的服務類型和內容上也不能滿足檔案利用者的需求，很長時間內沒出現質的改變。這種需求增大與利用范圍狹窄形成了檔案開放與利用上的一大矛盾, 所以，客觀的社會現實迫切要求展覽館在檔案開放問題上盡早地走出目前不理想狀態, 合理確定檔案的開放范圍，使開放的檔案可以較大范圍地適應多方面需要。

（三）檔案工作人員隊伍素質不高、服務理念落后，檔案利用者利用檔案意識依然薄弱

在實際工作中，檔案工作人員缺乏主動的服務理念，總是等人上門，并且借閱手續過于繁雜。這導致許多人對展覽館中的檔案利用意識薄弱，影響了檔案的利用。

二、展覽館工作中檔案利用的要點

（一）突出檔案利用的服務功能

1.檔案利用工作的基本內容，就是介紹和報道館（室）藏檔案的內容和成分，通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息，進行咨詢服務。

2.要適度地對檔案放寬展覽館檔案的保密性，要將檔案資源面向觀眾，讓其起到社會服務的作用，并盡量延長檔案開放時間，多為使用者的需求考慮。

3.適當對檔案進行開放，在不違背國家法律的基礎上，盡量簡化利用手續，讓更多的人能夠利用檔案資源進行工作。

4.利用檔案做好展覽館的咨詢服務活動，充分利用資源為使用者解難答疑，有條件的展覽館可以建立檔案咨詢服務處，全方位地提供服務。

（二）改變觀念，加強檔案利用和檔案收集、整理、保管的關系

1.提高檔案管理人員的認識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。只有熱愛檔案工作，獻身檔案事業，端正服務態度，完善服務措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優質高效的服務。

2.要將被動的讓觀眾了解展覽館轉變為主動的面對社會進行宣傳，這是就需要揭開檔案的神秘性質，開放的讓觀眾去了解檔案，認識檔案。同時要優化檔案利用的外部環境，為擴大檔案的利用范圍而不斷努力。

3.在展覽館檔案利用的過程中，要積極發揮創新意識，運用多樣化的手段建立起豐富的檔案資源，以更好地服務工作，服務觀眾，服務社會。同時也要體現出現代社會的核心價值觀，比如愛國主義的宣傳教育、社會主義和諧社會的構建等。

4.展覽館應加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權。反之，檔案的利用工作便失去了物質保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關，特別注意接收一些有科研價值的專業檔案。

（三）加強展覽館對于檔案的編輯和研究工作，擴大檔案的社會開放程度

1.展覽館要根據社會需要及時的對已有的檔案進行編輯和研究，使檔案的價值得到提升，這樣才能發揮檔案更大的附加效益。

2.展覽館檔案的編輯和研究要具有時代意義，要根據當下的熱點話題和社會主義和諧社會的發展趨勢來進行檔案利用，使檔案更好地服務工作，服務觀眾，服務社會。

（四）完善目前展覽館的檔案體系，提高工作效率

1.要在展覽館建立先進的計算機檔案檢索系統，以便保障使用者能夠高效快捷的對檔案進行查閱。同時要做好檔案的標引和文件級目錄數據庫的建設。在硬件設施的建設上，特別是大難儲存和處理工具要及時更新。

2.要在展覽館內建立專門的檔案室，禁止將檔案材料和其他類型的材料混淆，并且要對檔案材料進行科學系統的組織，方便利用。

三、結束語

檔案利用涉及的范圍十分廣泛，可以說為我國的改革發展，社會建設以及提高人民的文化素質作出了突出貢獻。在展覽館工作中，要做好檔案利用，就要對資源信息的進行科學的處理，運用多樣化的方法保障檔案的時代性。同時，展覽館工作的檔案利用要充分體現出其社會服務的價值，使其產生更大的社會效益。

楊友秀.檔案工作基本理論與方法[J].檔案出版社，2004（3）.