淺析導入ISO 9001促進期刊規范發展

朱 文 君

淺析導入ISO 9001促進期刊規范發展

朱 文 君

通過分析期刊導入質量管理體系中遇到的實際問題,根據ISO 9001中的相關條款和要求，結合實際情況靈活運用相關定義和方法來提升期刊質量。如何在原有體系架構的基礎上進行梳理整合并突破創新，確保期刊質量能夠不斷提升并持續改進,是值得我們思考的課題。

IS O 9001 科技期刊 質量管理

引言

我國各行各業的期刊數量眾多、魚龍混雜，真正優秀的期刊卻是鳳毛麟角。與國外同類雜志相比，我國的科技期刊僅僅處在起步階段，發展緩慢。如何在眾多同類期刊中脫穎而出，除了在稿件內容上精益求精,還需要規范運作模式，通過導入ISO 9001質量管理體系來進一步提高工作效率,推動期刊更快更好地發展。

在期刊日常管理工作中,我們需要面對諸多問題,例如控制稿件質量、系統管理來投稿件、降低文字差錯率、擴大市場份額等，都是期刊管理的核心環節，與期刊的未來發展息息相關。帶著這些問題，我們在導入質量管理體系的過程中，需要注重理論結合實踐，著力于解決實際問題，力爭全面、系統、有效地提升雜志的整體質量。

一、貫標工作中面臨的問題

1． 工作機制有待完善

期刊貫徹實施ISO 9001質量管理體系的過程往往不是一蹴而就的，記錄不完整、文件不統一、信息追溯困難、操作不規范是貫標初期的常見問題。在多次整理歸并，不斷完善的基礎上，我們漸漸摸索整理出一套較為規范系統的質量管理體系文件,對編輯出版過程的策劃、實現和監視做出明確規定。在這個循序漸進的過程中，需要不斷地定期梳理和廢除無用的表單記錄，識別并監控關鍵過程，將貫標工作與部門考核掛鉤，保持持續改進，最終做到將理論與實踐有機結合。

2．意義認識不夠深刻

在實際操作中，遇到這樣那樣的困難是難免的，除了客觀存在的問題，還有人員操作以及工作心態上的問題。有的員工認為貫標工作增加了日常工作量，感到不理解，不愿意配合；有的員工為了盡快完成工作，忘記留下記錄或者對于記錄的內容馬虎了事，都給貫標工作帶來了一定的阻礙。針對這些問題，我們需建立專人負責制，在工作中不斷檢查和督促，保證每個環節都執行到位，同時管理者也需要加強員工的質量管理意識，確保貫標工作能夠順利開展。

二、靈活運用過程方法（PDCA）

在期刊的管理工作中，為了梳理繁雜的工作，對過程進行識別并管理，每個過程都要做到有據可依。這些過程包括：期刊實現的策劃、與顧客有關的過程、與顧客溝通、采購、出版服務提供、產品的監視和測量、不合格品的控制、數據分析等。以上所有過程都適用于“PDCA”過程方法，見圖1。即通過前期策劃，監控實施過程，檢查驗證結果，不斷持續改進。我們在實際運用中，將以上關鍵過程與“PDCA”過程方法有效結合,注重過程與過程之間環環相扣，從而提高工作效率，最終達到增進顧客滿意度的目的。

圖1 PDCA過程方法

1．策劃（Plan）

策劃階段是高屋建瓴的開拓思路階段，通過大家集思廣益，對期刊全年工作安排以及每月期刊主題進行系統規劃，確定本年度及每月的工作思路和框架。策劃類型的劃分往往有粗有細，可以大到全年策劃、欄目策劃，小到每月策劃以及每篇報道的策劃。在操作過程中要盡量粗中有細、相互呼應，比如將每月策劃作為全年策劃或欄目策劃的細化和完善。根據策劃的結果制定選題計劃，由最高管理者審核通過。

2．實施（Do）

從實施的定義上來看，對過程的控制就是控制過程的輸入、轉換和輸出，以及過程所需要的資源。過程輸入是過程操作的依據和要求，過程轉換則是應用策劃所配備的資源，實施開展活動，過程輸出則是過程實施的結果。

期刊出版發行過程中的實施階段包括：根據選題計劃要求進行組稿、稿件通過三審三校、排版設計、刊物出版發行等。在整個過程執行中，要根據策劃結果進行操作，對已識別的過程進行控制，由專人審核通過，注意過程實施過程中的協調和不同過程間的相互配合，更好地為雜志質量目標服務，起到目標增值的作用。

3．檢查（Check）

檢查是質量管理體系不可缺少的組成部分，檢查對象包括管理體系的全過程，針對策劃的執行情況，從而評定組織管理體系的總體業績和相關過程的有效性和效率。在實際操作中，通過匯總分析檢查結果和相關測評數據，找出各過程運作的規律和發展趨勢，從而為改進提供充分依據。

4．改進（Act）

在日常業務中，各評審環節發現不合格情況應立即按有關規定予以糾正，是找到問題解決問題的過程。每年對刊物的編輯、出版、服務的相關數據做出書面分析報告，定期進行顧客滿意度測量、檢查并驗證結果。結合實際情況及顧客滿意度分析報告的反饋，找到潛在的問題，尋求解決方案，不斷提高工作效率。

三、注重過程監視測量

在對期刊進行貫標的過程中，需要結合實踐經驗對期刊生產的核心過程進行明確識別。過程監視和測量的重點是產品的實現過程，而編輯部完成每期期刊的主要過程分為來稿編輯過程和排版設計過程。我們通過繪制編輯工作流程圖和出版工作流程圖，見圖2。等相關圖表來清晰界定過程中的每個步驟，對各個步驟實施監視測量，由專人負責審核，通過一系列記錄留下痕跡來為期刊符合確定的要求提供有效證據。

圖2 編輯工作流程圖

通過對核心過程的把控，期刊得以嚴格控制文字差錯率，圓滿完成新聞出版總署對于每期刊物差錯率≤0.03%的質量目標，同時確保每期刊發有一定質量水平（一定質量水平由期刊管理者來界定）的文章不少于規定數量。雜志作為內容產業，打造精品是雜志永恒的主題。

四、持續改進尋求突破

在完成每期期刊出版任務的同時，期刊還可以通過讀者調查問卷、網站在線溝通、電話溝通等多種方式和渠道與讀者進行交流，定期匯總讀者的反饋意見。在汲取眾人意見的基礎上，制定切實可行的改進方案，不斷循序改進提高讀者滿意度。

期刊編輯部根據自身發展要求以及結合讀者反饋的建議，定期進行欄目內容調整，優化版面設計，創建信息共享機制，培養穩定、高端的作者隊伍、專家隊伍和編審隊伍，同時開發專題刊物、電子書等雜志衍生產品，以期更好地迎合未來市場發展的需求，跟上時代潮流，打造具有一定質量的優秀媒體品牌。

五、結束語

通過貫徹ISO 9001制定的質量管理體系文件，對編輯出版過程的策劃、實現和監視過程進行明確界定，同時對期刊的設計排版提出規范要求，適用于期刊的整個采編、出版、發行過程。在確保期刊質量可控的同時，以求更好地實現主管部門的質量方針和目標,進一步提升整體質量。

近年來的實踐經驗表明，導入ISO 9001質量管理體系為期刊管理工作帶來了諸多幫助，對厘清工作任務、規范工作流程、提高工作效率具有重要的意義，同時對稿件的分類更為細致，注重來稿質量。工作流程中各環節的執行質量決定了最終成果的質量，最后結合持續改進工作來不斷推動期刊進步。

[1] 張偉. GB/T 19001—2008標準理解、應用與實踐[M].北京：中國標準出版社，2009.

[2] 周長春，孫鳳鳴. 質量管理國際標準應用導論——解讀2008版ISO 9001[M]．北京：科學出版社，2010：1-5.

By analyzing the magazine into the actual problems in the quality management system, according to the relevant provisions and requirements of ISO 9001, combined with the actual situation flexible use of related def nitions and methods to improve the journal quality. How to carry on the comb on the basis of the original architecture, integration and innovation can ensure the quality of the journal of continuous improvement, constantly is worth thinking about.

ISO 9001, journal of science and technology, quality management

作者單位：上海市質量和標準化研究院編輯部