淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)

李 慧 陳 珍 倪 萍

淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)

李 慧①陳 珍①倪 萍①

目的：通過完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備科學(xué)高效的管理。方法：按照醫(yī)療設(shè)備管理的需求，對醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)存在的問題提出改進(jìn)思路和解決對策。結(jié)果：進(jìn)一步完善了現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫中設(shè)備的使用情況、成本效益、保障費(fèi)用和資產(chǎn)動態(tài)管理數(shù)據(jù)。結(jié)論：通過進(jìn)一步健全醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)，可為醫(yī)療設(shè)備管理提供切實(shí)可靠的原始數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案信息資源全方位共享、全動態(tài)管理。

醫(yī)療設(shè)備；檔案；管理； 信息資源

醫(yī)療設(shè)備全程管理主要涵蓋兩個方面：一是設(shè)備從需求論證，設(shè)備采購、驗(yàn)收、建檔、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、維修、質(zhì)控以及報廢等流程式質(zhì)量管理；二是設(shè)備的資金來源、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財務(wù)管理及經(jīng)濟(jì)效益等經(jīng)濟(jì)與資產(chǎn)管理[1-2]。要實(shí)現(xiàn)設(shè)備全面質(zhì)量管理，前提是要規(guī)范地建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的任務(wù)

根據(jù)醫(yī)院臨床、科研和教學(xué)的需要，以經(jīng)濟(jì)、實(shí)用為原則，為正確地選購設(shè)備提供詳細(xì)的檔案資料。加強(qiáng)崗位責(zé)任制，負(fù)責(zé)建立健全管理制度，形成科學(xué)、先進(jìn)的管理方法。盡快掌握引進(jìn)設(shè)備的運(yùn)行使用情況，并及時提供相應(yīng)反饋信息[3]。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的內(nèi)容

(1)商務(wù)資料。購置醫(yī)療設(shè)備的審批文件、可行性論證報告、招標(biāo)文件、供應(yīng)商資質(zhì)、商檢證明、訂貨合同書、海關(guān)報關(guān)單及發(fā)票復(fù)印件等。

(2)技術(shù)資料。醫(yī)療設(shè)備的使用說明、操作手冊及維修線路圖等。

(3)管理資料。設(shè)備基本信息登記表、維修登記表、技術(shù)狀況鑒定、檢修、保養(yǎng)記錄和報廢表、聲像圖片資料、接收驗(yàn)收表及請領(lǐng)單等[4]。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的原則

醫(yī)療設(shè)備需建立總賬和使用科室分戶賬，按照科室建檔，一式三份，分別由醫(yī)療設(shè)備檔案室和使用科室專人保管。醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)放置于統(tǒng)一的檔案盒中。

1.4 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的方法

醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)做到“四建”，即建制、建賬、建檔和建卡。

(1)建制。《中國人民解放軍醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法》是軍隊醫(yī)院設(shè)備檔案管理的基本制度，在此基礎(chǔ)上應(yīng)結(jié)合各單位實(shí)際，建立健全管理制度的實(shí)施細(xì)則。

(2)建賬。醫(yī)院設(shè)備要求建立電子檔案，對醫(yī)院新采購的設(shè)備按照固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入設(shè)備的基本信息(設(shè)備名稱、使用科室、單價、廠家信息及接收設(shè)備的時間等)(如圖1所示)。

(3)建檔。對于萬元以上的醫(yī)療設(shè)備，均應(yīng)建立完整的檔案資料。內(nèi)容包括配置許可證、使用許可證及上崗人員技術(shù)合格證，建立設(shè)備使用管理登記本，記錄儀器使用情況、交接記錄及檢修記錄等[5]。

(4)建卡。固定資產(chǎn)在投入使用后應(yīng)將醫(yī)療設(shè)備卡粘貼在設(shè)備上，卡片信息主要有設(shè)備編號、設(shè)備名稱、型號規(guī)格、單價、國別、使用科室、啟用日期和保管人等。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的問題與對策

醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化已成為重要的管理手段。目前，在用固定資產(chǎn)管理軟件對設(shè)備的使用情況、成本效益、保障費(fèi)用和資產(chǎn)動態(tài)管理功能尚存在不足，主要反映在實(shí)現(xiàn)信息共享和動態(tài)管理方面[6]。醫(yī)院應(yīng)在現(xiàn)有醫(yī)療設(shè)備管理制度和醫(yī)療信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對檔案管理信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行系統(tǒng)升級，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫多途徑、多渠道地開發(fā)和管理，使醫(yī)療設(shè)備檔案信息資源得到充分利用。

圖1 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

2.1 大型醫(yī)療設(shè)備使用率及成本效益分析

對大型醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用率和成本效益分析，將設(shè)備使用分為4個等級：優(yōu)秀，設(shè)備使用率＞85%；良好，設(shè)備使用率在60%～85%；一般，設(shè)備使用率在30%～60%；差，設(shè)備使用率＜30%。大型醫(yī)療設(shè)備成本效益指標(biāo)計算方法為：

年設(shè)備毛收入(使用成本)＝設(shè)備折舊＋維修材料費(fèi)＋營房水電＋人員工資；

年設(shè)備純收益＝設(shè)備收益情況－使用成本；

收益率＝純收益÷使用成本×100%[7-8]。

對大型醫(yī)療設(shè)備做使用率和成本效益分析的方法可用于醫(yī)院的各類設(shè)備。通過調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，目前尚存在數(shù)據(jù)提取困難的問題：①臨床提供設(shè)備日常使用數(shù)據(jù)不夠精確完整；②后勤管理部門使用的軟件未從整個醫(yī)院信息管理的總體要求出發(fā)，各部門之間的信息封閉，信息的收集、處理和傳送未能整合銜接，無法為醫(yī)院設(shè)備的管理和成本效率提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。因此，應(yīng)對大型醫(yī)療設(shè)備在用科室的其他設(shè)備使用情況、統(tǒng)計收益情況做詳細(xì)記錄，可在內(nèi)部網(wǎng)上查閱到設(shè)備的使用次數(shù)和經(jīng)濟(jì)收益情況，對科室的設(shè)備管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

2.2 建立全程監(jiān)控的醫(yī)療設(shè)備保障體系

醫(yī)療設(shè)備全壽命過程包括設(shè)備申請、購置、接收、安裝、驗(yàn)收、使用、維修、保養(yǎng)直至報廢退役的全過程[9]。在設(shè)備全壽命動態(tài)監(jiān)控過程中采購費(fèi)用已在采購合同中體現(xiàn)，而設(shè)備運(yùn)行保障(維修、保養(yǎng))會產(chǎn)生后續(xù)費(fèi)用[10]。但目前醫(yī)療設(shè)備檔案管理中后續(xù)費(fèi)用尚無系統(tǒng)可以體現(xiàn)。因此有必要與財務(wù)、經(jīng)管部門與設(shè)備核算相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動連接，為設(shè)備全程監(jiān)控提供精準(zhǔn)依據(jù)。

2.3 建立功能齊全的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

目前，醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化進(jìn)程與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展不相匹配，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)已成為亟待解決的問題。醫(yī)療設(shè)備數(shù)字化檔案可方便使用科室及維修人員查閱，提高檔案管理人員的工作效率。檔案數(shù)字化的技術(shù)關(guān)鍵是先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用[11]。射頻管理系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理數(shù)字化的基本技術(shù)，其中包括自動識別技術(shù)和射頻識別技術(shù)，國內(nèi)醫(yī)院已普遍應(yīng)用條形碼作為設(shè)備識別的重要信息[12-14]。條形碼取代設(shè)備醫(yī)療卡能夠更方便查閱設(shè)備的基本信息，避免設(shè)備卡丟失和人為涂改等問題。

3 結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)數(shù)字化過程是一項系統(tǒng)工程，應(yīng)由醫(yī)院管理層、醫(yī)療設(shè)備使用部門以及醫(yī)療設(shè)備檔案管理部門“三位一體”共同努力實(shí)現(xiàn)[15]。

[1]周麗萍.醫(yī)療設(shè)備檔案管理新模式的探討[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2013，10(3)：68.

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[3]劉延祥.關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)化建設(shè)的思考[J].中外健康文摘，2010，31(5)：433.

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[14]吳石.條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺內(nèi)外，2013(4)：9.

[15]劉宏頎.醫(yī)科大學(xué)教醫(yī)研辯證關(guān)系的思考[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2006，19(5)：261-262.

The improvement of archives system for medical equipment management

LI Hui, CHEN Zhen, NI Ping

Objective:To improve the database of medical equipment archives system and manage medical equipment more scientifically and efficiently. Methods: According to the needs of medical equipment management, the problems of medical equipment archives system would be analyzed and addressed. Results: In recent medical equipment archives system, the database of usage rate, cost-effectiveness, maintenance costs and property management should be improved. Conclusion: The improved archives system could provide reliable basic data and multi-faceted sharing for medical equipment dynamic management.

Medical equipment; Archives; Management; Information resources

[First-author’s address] Department of Biomedical Engineering, Fuzhou General Hospital of Nanjing Military Command, Fuzhou 350025, China.

China Medical Equipment,2014,11(7):86-87.

1672-8270(2014)07-0086-02

R197.324

A

李慧，女，(1983- )，本科學(xué)歷，助理工程師。南京軍區(qū)福州總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，從事衛(wèi)生裝備檔案管理工作。

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.07.032

2013-12-26

①南京軍區(qū)福州總醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科 福州 福建 350025