合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

楊國有

（渤海大學(xué) 管理學(xué)院，遼寧 錦州 121013）

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容，加強(qiáng)合同管理，對保障企業(yè)合法權(quán)益，防范控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)有著重要意義。采用傳統(tǒng)進(jìn)行合同管理，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素各不相同，往往造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，在部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控制度執(zhí)行等方面存在著效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問題，因此，需要采用現(xiàn)代信息技術(shù)對合同信息進(jìn)行管理，構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)，及時(shí)為企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供有效信息，實(shí)現(xiàn)對合同執(zhí)行的有效監(jiān)督，確保按時(shí)完成合同及合同款項(xiàng)收付，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)[1-2]。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是指對于一個(gè)給定的應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式，建立數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用系統(tǒng)，使之能夠有效地存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足各種用戶的應(yīng)用需求。合同管理信息系統(tǒng)需要處理大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，因此數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的核心工作，決定著系統(tǒng)的好壞與成敗。本文按照規(guī)范化過程進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。

1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)過程

數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的基本過程可分為需求分析、概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)4個(gè)步驟，如圖1所示[3]。需求分析的主要工作是調(diào)查和分析用戶的業(yè)務(wù)活動(dòng)、信息和處理需求，以及各種約束條件，形成數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的需求說明。概念設(shè)計(jì)的任務(wù)是設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)，確定從不同用戶角度看到的外模式，并把外模式集成為全局模式。邏輯設(shè)計(jì)是把概念設(shè)計(jì)得到的全局模式轉(zhuǎn)換成為所選擇的數(shù)據(jù)庫模型，并進(jìn)行優(yōu)化處理。物理設(shè)計(jì)的任務(wù)是確定數(shù)據(jù)庫的內(nèi)模式。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)方法與信息系統(tǒng)所采用的開發(fā)方法存在著密切關(guān)系，同時(shí)還與所采用的數(shù)據(jù)庫模型（層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型、面向?qū)ο竽Ｐ停┯嘘P(guān)。

2 概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

圖1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)步驟Fig. 1 Database design steps

概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)也稱為概念設(shè)計(jì)，是把用戶需求抽象為概念模型表示的過程[4]。概念數(shù)據(jù)模型既獨(dú)立于數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)，又獨(dú)立于具體的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS，Database Management System），是現(xiàn)實(shí)世界與機(jī)器世界的中介。目前概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)最常用的工具是實(shí)體聯(lián)系圖[5]（E-R，Entity Relationship Diagram），E-R圖提供了表示實(shí)體、屬性和聯(lián)系的方法，是用來描述現(xiàn)實(shí)世界的概念模型。構(gòu)成E-R圖的基本要素是實(shí)體、屬性和聯(lián)系，實(shí)體用矩形表示，矩形框內(nèi)填寫實(shí)體名；屬性用橢圓形表示，橢圓形框內(nèi)填寫屬性名，并用無向邊將其與相應(yīng)的實(shí)體連接；聯(lián)系用菱形表示，菱形框內(nèi)填寫聯(lián)系名，并用無向邊分別與有關(guān)實(shí)體連接，同時(shí)在無向邊旁標(biāo)上聯(lián)系的類型（1 : 1，1 : n或m : n）。本系統(tǒng)概念設(shè)計(jì)的E-R模型如圖2所示，由于實(shí)體屬性較多，在E-R圖中將實(shí)體屬性省略。

在本系統(tǒng)中，最重要的是“合同”實(shí)體，為了方便軟件編程，將“合同”實(shí)體分為“銷售合同”實(shí)體和“采購合同”實(shí)體。其他實(shí)體還包括：“銷售合同明細(xì)、采購合同明細(xì)、入庫單、入庫單明細(xì)、出庫單、出庫單明細(xì)、費(fèi)用、費(fèi)用表明細(xì)、發(fā)票”等9個(gè)實(shí)體。實(shí)體間存在如下關(guān)系：

1)“銷售合同”與“銷售合同明細(xì)”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)銷售合同可以存在若干個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)。兩個(gè)實(shí)體間通過銷售合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

2)“采購合同”與“采購合同明細(xì)”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)采購合同可以存在若干個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)。兩個(gè)實(shí)體間通過采購合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

3)“入庫單”與“入庫單明細(xì)”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)入庫單可以包含若干個(gè)產(chǎn)品。兩個(gè)實(shí)體間通過入庫單編號(hào)關(guān)聯(lián)。

4)“出庫單”與“出庫單明細(xì)”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)出庫單可以包含若干個(gè)產(chǎn)品。兩個(gè)實(shí)體間通過出庫單編號(hào)關(guān)聯(lián)。

5)“費(fèi)用支出”與“費(fèi)用支出明細(xì)”之間是一對多的關(guān)系。即會(huì)計(jì)人員所做的一個(gè)憑單可含若干人若干次報(bào)銷的費(fèi)用。兩個(gè)實(shí)體間通過憑證單號(hào)關(guān)聯(lián)。

6)“發(fā)票”與“入庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)入庫單對應(yīng)一張發(fā)票。兩個(gè)實(shí)體間通過采購合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

7)“發(fā)票”與“出庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)出庫單對應(yīng)一張發(fā)票。兩個(gè)實(shí)體間通過銷售合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

8)“銷售合同”與“采購合同”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)銷售合同對應(yīng)多個(gè)采購合同。兩個(gè)實(shí)體間通過銷售合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

9)“采購合同”與“入庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)采購合同對應(yīng)多個(gè)入庫單。兩個(gè)實(shí)體間通過采購合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

10)“銷售合同”與“費(fèi)用支出”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)銷售合同可以有多個(gè)費(fèi)用憑證。兩個(gè)實(shí)體間通過銷售合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

11)“采購合同”與“費(fèi)用支出”之間是一對多的關(guān)系。即一個(gè)采購合同可以有多個(gè)費(fèi)用憑證。兩個(gè)實(shí)體間通過采購合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。

3 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)也稱邏輯設(shè)計(jì)，是數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)過程的一個(gè)中間環(huán)節(jié)，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)起著非常重要的作用[6]。概念設(shè)計(jì)階段得到的E-R模型是反映用戶業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需求的模型，與具體的數(shù)據(jù)模型和DBMS無關(guān)。為了建立用戶所要求的數(shù)據(jù)庫，需要把概念模型轉(zhuǎn)換為某個(gè)具體的DBMS所支持的數(shù)據(jù)模型。其任務(wù)是將概念模型轉(zhuǎn)換為特定DBMS所支持的數(shù)據(jù)模型的過程，需要考慮具體數(shù)據(jù)模型的特點(diǎn)和DBMS的性能。在圖2中的實(shí)體及聯(lián)系，轉(zhuǎn)換結(jié)果如下（標(biāo)注下劃線的屬性為主關(guān)鍵字）：

銷售合同（銷售合同編號(hào)、簽署人員、所屬部門、發(fā)生日期、負(fù)責(zé)秘書、合同種類、合同方式、對方單位、供貨期限、付款方式、合同內(nèi)容、服務(wù)費(fèi)、金額、預(yù)計(jì)成本、預(yù)計(jì)毛利、結(jié)算日期、結(jié)束日期、備注）；

銷售合同明細(xì) （銷售合同編號(hào)、序號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額）；

采購合同（采購合同編號(hào)、銷售合同編號(hào)、簽署人員、所屬部門、發(fā)生日期、負(fù)責(zé)秘書、合同種類、合同方式、對方單位、供貨期限、付款方式、合同內(nèi)容、金額、結(jié)算日期、備注）；

采購合同明細(xì) （采購合同編號(hào)、序號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額）；

入庫單（入庫編號(hào)、銷售合同編號(hào)、采購合同編號(hào)、所屬部門、入庫日期、負(fù)責(zé)秘書、入庫方式、金額、備注）；

入庫單明細(xì)（入庫編號(hào)、序號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額）

出庫單（出庫編號(hào)、銷售合同編號(hào)、采購合同編號(hào)、所屬部門、出庫日期、負(fù)責(zé)秘書、金額、備注）；

出庫單明細(xì)（出庫編號(hào)、序號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、金額）；

費(fèi)用 （憑證單號(hào)、操作員、操作日期、借方金額、貸方金額、備注）；

費(fèi)用表明細(xì) （憑證單號(hào)、序號(hào)、發(fā)生日期、銷售合同編號(hào)、所屬部門、費(fèi)用摘要、費(fèi)用明細(xì)、借方金額、貸方金額）；

發(fā)票（發(fā)票編號(hào)、合同類別、發(fā)票種類、銷售編號(hào)、采購編號(hào)、發(fā)生日期、所屬部門、負(fù)責(zé)秘書、對方單位、金額、稅金、備注）。

4 物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)也稱物理設(shè)計(jì)，是為邏輯結(jié)構(gòu)選擇合適的應(yīng)用環(huán)境與物理結(jié)構(gòu)，為邏輯模式確定在物理設(shè)備上所采用的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和存取方法，然后對該模式進(jìn)行性能評價(jià)、完善性改進(jìn)，最后得到一個(gè)性能較好的存儲(chǔ)模式。

合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量較大，為了提高訪問效率，需要?jiǎng)?chuàng)建文件組，將數(shù)據(jù)庫表存儲(chǔ)在文件組中不同的文件上。如果文件組由在不同物理磁盤中展開的多個(gè)文件組成，而且每個(gè)磁盤都有自己的磁盤控制器，則對表中數(shù)據(jù)的查詢將在這些磁盤中展開，從而提高查詢性能。選擇適當(dāng)大小的數(shù)據(jù)塊，使它能有足夠的空間存儲(chǔ)每一行記錄，這是惟一消除行鏈接碎片的方法[7-8]。

如果表文件組包含多個(gè)文件，可對單個(gè)表執(zhí)行多個(gè)并行掃描。每當(dāng)對表進(jìn)行有序訪問時(shí)，創(chuàng)建單獨(dú)的線程以并行讀取每個(gè)文件。例如，對由4個(gè)文件組成的文件組上創(chuàng)建的表進(jìn)行完全掃描時(shí)，將使用四個(gè)單獨(dú)的線程并行讀取數(shù)據(jù)。由于使用單獨(dú)的線程并行掃描每個(gè)文件，因此在每個(gè)文件組中創(chuàng)建更多的文件有助于提高性能。同樣，當(dāng)查詢聯(lián)接位于不同文件組上的表時(shí)，可以并行讀取每個(gè)表以提高查詢性能。

5 結(jié)束語

合同管理信息系統(tǒng)是通過信息化手段建立公共的合同數(shù)據(jù)平臺(tái)，對合同的生命周期及關(guān)聯(lián)操作進(jìn)行詳細(xì)的記錄和整合，改善部門之間的協(xié)同效率，有效地提高履約率，縮短合同收款周期，使企業(yè)人力資源與資金規(guī)劃更精準(zhǔn)，運(yùn)營與賬務(wù)管理更規(guī)范[9]。本文研究的合同管理信息系統(tǒng)，主要是針對合同簽署后合同執(zhí)行過程的管理，運(yùn)用規(guī)范化方法設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，具有完整性好、安全性高、操作速度快等優(yōu)點(diǎn)，為開發(fā)高效適用的合同管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)，本文研究內(nèi)容的運(yùn)用，對企業(yè)加強(qiáng)合同管理、提高經(jīng)濟(jì)效率、加快信息化進(jìn)程等方面必將起到積極的推動(dòng)作用。

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