芻議檔案收集工作

張平云

收集工作，是檔案館工作中一項很重要的基礎工作，收集工作的好壞將直接影響到館藏檔案利用率的高低，做好收集工作才能使館藏內容更豐富、門類更齊全。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.雖然經過幾十年的全面發展，我國已初步構建起豐厚的檔案資源體系，但在社會信息化的宏觀背景下，與檔案信息需求漸趨多元、檔案意識逐漸增強所引發的檔案信息需求相比較，現有的館藏檔案資源存在著館藏檔案種類單一、館藏檔案內容單調等諸多不足，集中體現為反映社會活動宏觀方面的檔案多，反映微觀方面的檔案少；反映社會活動骨架式結構的檔案多，反映有血有肉精彩描述的檔案少；反映社會活動中集體方面的檔案多，反映個人方面的檔案少。

2.對檔案收集重視程度不夠。有些單位檔案員、包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，甚至有些領導干部為了自己工作方便，把文件據為己有，不給檔案管理員歸檔，造成文件在收集過程中的缺失。

3.由于檔案定義的不斷發展變化，使檔案收集的覆蓋越來越廣，收集方式越來越復雜，收集數量越來越大。對檔案收集工作提出了新要求：

（1）時間上要求連續性。所謂時間上要求連續性，是指檔案收集工作要保持長期連續，收集的檔案要形成時間上的關聯體系，不能出現時間檔位有空白，對各時期、時間所產生的有保存價值的檔案都力求做到應收盡收。不僅要收集好當前形成的檔案，還要加大對過去形成的尚未收集保存的歷史檔案的收集力度。

（2）空間上要求多樣性。所謂空間上要求多樣性，是指檔案收集的領域要足夠寬，收集的種類足夠多，收集的檔案要形成空間上完整的紐帶體系，不能出現空間范疇有空白，對各個階段產生的各種形式的檔案都力求納入收集范疇。在現代社會，檔案門類的多樣性非常重要，缺乏檔案門類的多樣性，可能會導致檔案作用的效力，甚至是某一方面檔案內容的殘缺。尤其是新型行業或產業的出現和計算機技術的廣泛應用，對于新的檔案種類和新載體檔案要建立完善收集方法。

（3）地域上要求完整性。所謂地域上要求完整性，是指檔案收集工作要注重本地、本單位形成檔案的收集，從工作職能和所轄范圍上保持檔案的完整，不能出現所轄地區層級有空白，對區域內各個地域層級和各個層次單位形成的檔案要盡力收集齊全完整。只要每個地方都確保了本地所形成檔案的完整齊全，國家檔案一定是完整齊全的。因此，對于檔案的收集，我們要求要把本地、本單位形成的檔案收集擺在第一位，形成完整的地方檔案特色。

（4）隨著社會和科學技術進步發展，尤其是計算機技術的普及應用，使得檔案信息的擴散、傳播速度加快，給檔案收集工作帶來了新問題：一是檔案產生的速度越來越快，對于形成的檔案收之不及，目前的收集手段和設施設備需要不斷更新；二是檔案產生的數量越來越大，對于形成的檔案收之不了，目前的庫房條件和管理現狀相對滯后；三是檔案產生的領域越來越廣，對于形成的檔案收之不全，目前的機構人員和經費保障不能滿足工作需要。

二、收集檔案的應對措施

檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時間上、空間上和地域上，具體講就是過去的和現在的、各種載體形式的和各種門類的、各個檔案形成者的檔案。因此，我認為應把握好幾個方面：

（1）檔案要盡可能地收集全面。不僅是分門別類的收集齊全，還應包括什么材料何時歸檔，怎么立卷，保管期限多長等等，管理人員都要心里有數，對于遺缺不全的要積極采取不同的措施給予補齊、歸檔及時催辦等。真實性是全面性的保證，全面性又為真實性提供必要的條件。只有做到全面性與真實性的統一，才能發揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質量關，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節都不能放過。

（2）檔案收集要講求原則。目前在檔案收集上存在著不按歸檔原則或過分追求數量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現多處重復，這是一個不可忽視的嚴重問題，不僅給檔案庫房帶來壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來，讓保管工作從繁重的負擔中解放出來。

（3）檔案收集內容要豐富。檔案內容豐富不僅是對檔案內容完整性的要求，還是對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全，尤其是在當今這個技術快速發展的社會更為重要。現在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

（4）檔案收集工作要注意方式多樣化。一是收集途徑多樣化。除了傳統的接收、征集、移交等手段，還可以利用現代網絡、傳真、復制等手段收集。二是收集設備現代化。除了以紙質、實物等載體形式收集，還可以利用現代科技設施設備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應提前介入。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個環節，及時做好平時歸檔。關注重大活動，把好收集督導關，及時督導重大活動資料的移交歸檔。

（作者單位：石家莊市橋東區檔案館）endprint