對檔案信息化建設的思考

康素梅

伴隨著信息網絡技術的應用和普及，信息技術以其節(jié)能、快捷、高效、便利等優(yōu)勢成為了重要的管理手段和資源。因此，檔案的建設和管理必然要融入計算機網絡大應用的環(huán)境中來，使檔案基礎業(yè)務的重心向檔案信息化建設上轉移。要實現檔案管理的信息化，必須從實際出發(fā)，找準定位，凸顯特色，現就如何做好檔案信息化建設談幾點粗淺的認識。

一、檔案信息化建設的“三忌”

一忌檔案管理邊緣化。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，“檔案無用論”的思想日益高漲。另外，一些檔案管理員對檔案管理工作沒有給予高度的重視，缺乏高度的工作責任感和良好的職業(yè)道德，工作中存在缺位現象，工作責任心不強，檔案管理存在邊緣化的危險。為此，在檔案的信息化建設過程中要進一步加強組織領導，設立專職的檔案管理人員，做到計劃有內容，管理有措施，工作有要求。要進一步加大對計算機和網絡技術的應用，提供必要的發(fā)展經費，為檔案信息開發(fā)利用工作配備相應的設備，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平。要進一步加大對檔案信息化建設的宣傳力度，及時總結信息化建設過程中的經驗和成果，確保檔案信息利用的最大化。

二忌能力素質薄弱化。從目前檔案管理人員的隊伍來看，存在低學歷多高學歷少，非專業(yè)人員多專業(yè)人員少等狀況。有些人甚至沒有參加過專業(yè)的檔案培訓學習，對于傳統(tǒng)的檔案管理方法也不熟悉，更談不上掌握現代化管理手段，這些因素直接影響著新技術、新軟件在檔案管理中的推廣和應用。因此，加強人才隊伍建設尤為重要。一要引進具備檔案和計算機相關知識的專業(yè)人才來充實現有的檔案工作人員隊伍，提高檔案管理團隊的整體業(yè)務水平；二要培養(yǎng)檔案管理工作者的歷史責任感和使命感，采用全方位、多層次的檔案培訓方式對檔案人員進行繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務技能，使其具備良好的檔案業(yè)務素質；三要確立專職的檔案管理人員，并將檔案工作納入到年終考核，與獎金掛鉤，激發(fā)其工作積極性和主動性。

三忌制度標準多樣化。由于信息技術的發(fā)展，原有的立卷制度嚴重制約檔案信息化建設的發(fā)展，需要將立卷制度由“案卷級管理”變?yōu)椤拔募壒芾怼薄Ｓ捎跊]有一個統(tǒng)一的標準，在這個探索時期各單位各行其職，發(fā)展混亂。因此檔案的收集、管理、鑒定、保管和使用等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行錄入。要定期對檔案進行梳理，及時剔除系統(tǒng)中的無用和重復信息；要整合和完善軟件管理系統(tǒng)，做好數據的兼容，避免數據庫的閑置；要加大對檔案人員的考核力度，確保數據錄入高效準確。

二、檔案信息化建設的“三要”

一要注重服務創(chuàng)新。要充分利用檔案管理系統(tǒng)，建立檔案管理和操作平臺，在一定范圍和程度內開展網上服務，實現檔案信息的網上檢索，為使用者提供更為高效便捷的服務。要建立電子文件檔案數據管理中心，加強與各部門的協調配合，實現電子文件信息的資源共享，為使用者提供全方位的信息服務。要開展在線服務，逐步改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息，使得檔案服務方式變被動為主動。

二要注重統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案信息化建設是一項長期而系統(tǒng)的工程，做好統(tǒng)籌規(guī)劃是檔案信息化建設的關鍵。各單位要根據本單位長遠發(fā)展戰(zhàn)略和檔案信息建設的客觀規(guī)律，制定具體的措施、要求，并且分步驟、分階段對各類檔案進行數字化建設。基于檔案利用和檔案保護方面的考慮，首先可以對保存比較久的歷史檔案、基建檔案中的竣工文件等進行數字化，然后數字化其他的短期檔案，確保檔案信息化過程科學有序。

三要注重系統(tǒng)安全。要增強檔案信息管理人員的保密意識，對檔案信息嚴格審查，嚴格管理，做出認真地鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍。要建立檔案信息管理系統(tǒng)查詢管理辦法等，不斷完善相關的規(guī)章制度，從根本上保障檔案信息系統(tǒng)的安全。要建立行之有效的安全保障應急防范機制。定期對系統(tǒng)中的數據進行備份和統(tǒng)計，定時對系統(tǒng)的硬件環(huán)境進行保養(yǎng)和維護。要重視培養(yǎng)電腦技術開發(fā)人才，注意防護黑客攻擊，及時解決技術不足的問題。

（作者單位：河北高速公路石黃管理處）endprint