我國基層單位檔案利用統計探析

王翠芳

利用工作是檔案工作的中心環節，檔案利用統計是檔案事業統計中的重要內容之一，目前檔案利用統計是反映檔案利用情況的主要方式。但由于多方面的原因，基層單位的利用統計還不夠規范和完善，基本上還處于被動應付的境地。

1、我國基層單位檔案利用統計工作中存在的不足

1.1檔案利用統計項目不足

自上世紀末以來，我國基層單位檔案室工作統計開始納入全國檔案事業統計年報，利用工作方面的統計工作就此開始。借助檔案利用的統計數據可以分析檔案利用的特點，折射出檔案庫存檔案資源及其管理的特征。隨著社會的發展，時代的進步，現有的檔案利用統計項目存在較大的局限。

一是檔案利用類別分辨不清。基層單位尤其是高校檔案利用中，私人利用呈現逐年上升趨勢，但是檔案統計工作中一直沒有要求與體現。1999年和2006年國家統計局同意對檔案統計制度進行了一定的修改，對進一步完善、豐富統計指標體系起到了較好的作用，但就檔案利用統計方面幾乎沒什么變化。2012年度新修改的檔案統計內容中檔案館基表中增加了“單位”和“個人”兩個類別，而檔案室表中還是沒有進行區分。

二是檔案利用目的難以區分。我國檔案利用統計中一直沿用的六大目的分類，在基層單位也難以區分，多數利用都是統計在“工作查考”中。在2012年最新修改的檔案統計年報中，檔案館表中取消了利用目的，而檔案室表中卻保留了利用目的，將原來的“編史修志”歸入“科學研究”，利用目的由原來的六種改為了五種。但是檔案室查檔的私人用戶越來越多，已成為無法忽視的群體，有的高校將私人利用放在“其他”中，有的放在“科學研究”中。很多檔案室和檔案館利用工作相似，如高校檔案館和檔案室工作內容與性質基本一致，只是工作規模少有區別。如此區別設置沒有多大意義。

三是用戶利用滿意度沒有統計。檔案統計年報中一直沒有設置用戶滿意度統計指標，利用工作中很少有人關注滿意度，統計工作中更是無從了解此項內容。

四是檔案利用效益沒有統計。利用效益是利用效果的反映，因為統計年報中只統計利用數據，如利用人數、利用檔案卷（件）數、頁數及復印數等數據表象，因此基層單位很少進行的利用效益統計，通常情況下，只是在迎接檔案工作評估檢查等工作前，應付性的補記一些。筆者調查過一些高校和機關檔案室，全都是如此。

1.2 檔案利用統計數據質量難以保證

基層單位的檔案部門（通常是檔案室）是單位內部的一個工作機構，檔案利用主體是本單位工作人員或與本單位有某些關聯的人員，通常情況下，只有在借閱檔案時，為防止檔案的遺失而進行借閱登記，借閱登記表一般包含：日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號或件號、借閱人、歸還日期等。但是在查閱、電話咨詢、網上數字檔案信息利用、電子文件下載等利用中通常沒有系統的登記。年終編制統計數據時就難免三分統計七分估計，可以說應付成分多，數據質量難以保證，由此數據指標很難準確。

1.3 電子化、數字化檔案利用統計較難把握

雖然2012年最新修改的檔案統計年報中增加了數字檔案利用情況的統計表，統計項目設置跟檔案實體利用統計項目相同。但是因為數字檔案和電子文件的下載量較難統計，此類利用的數量統計還較難把握。

2、基層單位檔案利用統計工作存在問題的原因分析

目前，我國基層單位檔案利用統計積極性、有效性和統計質量都不太高。主要原因有：一是檔案利用統計制度方面，國家檔案事業統計制度，覆蓋面廣，無法滿足不同行業和部門以及不同地區檔案的實際情況，跟當今社會發展相適應程度較低；二是基層單位檔案工作的地位較差，檔案利用工作不受重視，同時基層檔案工作者，重保管輕利用的保守思想還較為嚴重，還有部分基層檔案工作人員身兼數職，無暇顧及利用統計工作；三是檔案利用登記手段落后，很多檔案利用需求需要提供系統的材料，但是查（借）閱登記工作，基本上都是要求利用者手工逐一登記，很是繁瑣。同時，隨著檔案電子化和數字化的發展，利用者通過一定權限，利用計算機檔案管理系統或者檔案網站直接獲得有關檔案信息，如本單每個部門的相關人員都可以通過他們的權限進入檔案管理系統的部門庫查找、下載部門信息，由此帶來了電子化和數字化檔案資源利用統計與傳統的手工利用進行登記之間的矛盾，日益成為影響利用統計的重要因素之一。

3、改善與加強基層檔案利用統計工作的建議與對策

3.1 適應社會發展，從國家檔案統計制度層面對檔案利用統計項目進行調整

一是將利用統計的關注點從數據量轉向效益。雖然檔案利用的數據量能從一定程度上反映檔案的利用情況，但是在當今信息社會、大數據時代，傳統的手工意義上的利用統計正在失去其原有的意義，同時數據量的準確度又難以把握。由此應該將利用統計的關注點面向社會，關注效益。建議將檔案利用數量統計項中取消檔案查閱卷次統計，只統計實體檔案借閱（件）卷次，以此反映檔案外借情況，同時加入利用效益項目，統計中強調社會效益的統計，反映社會對檔案的認知與認可度。

二是增加利用者滿意度項目，將利用者的利用需求滿足狀況列入統計項，滿意度可分為利用需求全部滿足、部分滿足和完全沒有滿足三類。

三是由于基層單位中，也同樣存在因公、因私利用問題，而且基層單位中“個人”利用檔案情況直接反映了單位與社會的關聯程度，因此建議“利用目的”從檔案室統計表中去掉，同樣將統計表中加入“單位”和“個人”統計項，使檔案室和檔案館利用統計內容一致。

四是修改數字檔案利用情況統計表，根據數字檔案資源利用的特殊性，修改統計項目，取消利用目的和利用件次統計，借鑒圖書館等各種信息利用的統計方法，設置數字檔案和電子文件的閱讀量和下載量統計項目。

五是根據不同行業和部門以及不同地區檔案利用的實際情況，設立一定的統計選項，基層單位可以根據自身的利用特點進行選擇統計。

3.2重視檔案利用工作，提高檔案利用統計質量

提高檔案利用統計質量是做好基層檔案利用統計工作的前提和基礎。在現有的統計制度不變的情況下，除了進行借閱登記外，對查閱、電話咨詢、網上數字檔案信息利用、電子文件下載等利用形式同樣進行系統的登記，消除統計中的估計成分，保證數據質量。同時，要利用各類檔案管理系統的統計功能、網絡等現代化登記手段進行利用登記與統計工作，如對本單位的相關人員進行的部門庫查找、文件、信息下載，可以通過系統的日志管理等不同的統計手段進行利用統計，以提高檔案利用統計數據質量。

3.3 轉變思想，提高利用統計工作有效性

基層檔案工作者要轉變利用統計理念，提高責任意識，克服應付思想，努力跳出利用登記的固定思維模式，擺脫傳統的實體檔案思維方式，從檔案利用表層數據統計轉向檔案利用實效統計。通過檔案利用統計數據的宣傳體現檔案工作的意義與價值，引起領導的重視，提高大眾的檔案意識，提高檔案工作者的成就感。以服務為宗旨，將用戶的滿意度作為一項重要指標進行統計，用戶的滿意度是利用需求的滿足程度（也就是利用目的實現程度），通過用戶滿意度統計，可以反映庫存檔案資源的豐富程度和檔案工作人員提供利用檔案的能力，這是檔案利用統計工作有效性的體現。

（作者單位：南京體育學院）endprint