對縣級檔案館檔案征集工作的認識

姜曉江

檔案是檔案館賴以生存和發展的物質基礎，檔案的收集工作，歷來是各級各類檔案館特別關注的首要問題。而檔案征集，作為檔案收集工作的有效補充形式，是不斷擴大和豐富館藏的重要手段，是檔案資源建設的重要途徑，也是檔案館的重要職能。但由于多種原因，社會對檔案的征集工作認識不夠，造成目前許多珍貴的檔案仍散落在社會上，特別是個人手中。筆者認為，要想正確開展檔案的征集工作，需要弄清以下幾個方面的問題：

一、縣級檔案館檔案征集工作存在的問題

從檔案業務指導角度看，缺少上一級業務指導機關具體的、規范的、有指導性的、可實際操作的征集工作程序、方法以及規章制度。缺乏可供參考的，檔案征集工作理論研究成果及國內外檔案征集工作經驗等。縣級檔案征集人員由于缺乏理論指導，在面對種種問題和矛盾時，只好無奈地選擇退縮。

從技術角度看，缺少對檔案資料的鑒定技術和保護技術。檔案征集首先遇到的問題就是每一份檔案資料的真偽，其次才是珍貴程度及其在館藏中的地位。散存在民間的檔案資料種類龐雜，材質多樣，形式不一，數量眾多，有的年代久遠，再加上我國民間歷來就有對珍貴的檔案資料作偽復制的陋習，光憑工作人員的直覺去判斷真偽，是極不可靠的。基層檔案機構缺少一個由多方面專家學者組成的鑒定專家隊伍，及現代化的技術鑒定手段，缺少對珍貴檔案資料保護的能力。對征集上來的檔案資料，有的需要及時進行托裱、修復、清理、去污等技術性處理，否則將會造成二次損毀。這又是一項專業性很強的工作，作為縣一級檔案館自身難以解決。這個問題多年來也一直困擾著基層檔案館征集工作。

從組織機構角度看，缺少專門的征集機構和從事征集工作的骨干隊伍。一般的縣級檔案館在最初機構設置時就沒有設置征集部門，其業務由管理科負責，征集工作雖然屬于接收工作的范疇，但與單純的接收相比，又有其明顯的區別。再有就是多年來上級主管部門缺乏對征集人員進行全面系統的業務知識、能力、技巧的培訓，更沒有組織過外出學習考察和經驗交流活動。沒有選拔培養出能夠攻破“征集難”這個堅固堡壘的骨干隊伍。這個問題是造成征集工作沒能持之以恒地開展下去的重要因素。

從征集工作對象角度看，他們缺少對檔案館和檔案征集工作的了解。檔案征集工作的對象是全社會各個組織機構和各階層人士，有時還要涉及境外的國家和地區，他們對檔案館的工作性質、保管條件、館藏情況、檔案征集的目的、工作方法、工作程序以及雙方的權利義務、法律保障等了解很少。征集工作在其人生中和他所生活的環境中的影響事先無法預測。因此他們在心理上難以產生積極響應號召的強烈沖動。

二、解決問題的對策和建議

（一）縣級檔案館需要解決的問題

1、成立由主要領導任組長的檔案征集工作領導小組和檔案鑒定領導小組，專門負責檔案征集工作，確保檔案征集的順利開展。

2、明確一個部門負責檔案征集工作，由該部門指定專人負責檔案征集的日常工作。為配合完成多種形式的檔案征集工作，配備照相機、攝像機、錄音筆等設備，為征集工作提供物質保障。

3、保證檔案征集經費。

（二）需要上級主管部門協助解決的問題

1、成立檔案征集工作鑒定小組和檔案技術保護小組，負責縣級檔案征集人員業務培訓和指導，協助做好檔案資料鑒定和保護工作；

2、制定檔案征集工作指導手冊，或編印檔案征集工作教學教材，供縣級檔案機構學習使用。

3、依據《檔案法》制定對文物市場中檔案自由買賣的管理規定和實施細則。

（三）檔案征集工作人員應做的工作

1、建立健全檔案資料征集臺賬，對征集上來的檔案資料進行分類登記。在登記時文書檔案要詳細填寫檔案資料的來源、地點、時間、被征集人姓名、性別、職業、完好程度和規格，是復制件的要特別注明。實物檔案要詳細填寫材質、名稱、完好程度、外部特征、外形尺寸，特別珍貴的還要標明重量。圖書及裝訂成冊的資料要詳細填寫出版年代、出版社名稱、實際頁數、插圖頁數和顏色、制作技法。照片檔案要詳細填寫規格、時間、所有人物或主要人物的名字、職業、職務、時代背景、完好程度。通過詳細登記，其目的是使征集人員對其加深認識和了解，從中發現更多有價值的信息。

2、建立《檔案征集線索登記簿》、《來人來信來電登記簿》，征集人員要千方百計尋找線索，對已獲得線索要詳細登記并對其進行整理分析，根據線索做出大致的判斷，制定征集工作計劃和工作方法。

3、制定征集工作人員工作制度。

4、制作《檔案資料接交文據》和《捐獻協議書》。這是檔案資料產權變更的重要憑據，前者明確填寫捐獻檔案的種類和數量，后者明確了雙方的權利和義務。

5、設計制作獎勵證書和獎牌。

6、制定《檔案資料征集工作實施細則》，細則中應主要包括檔案資料征集范圍、種類、工作程序、征集方法、獎勵辦法、聯系方式。它是征集人員工作中遵循的行為準則，要隨著實際情況的變化及時修改。

（四）征集范圍和內容

關于征集范圍的確定應該把握以下幾個要點。一是要征集檔案館應該有而沒有的；二是與館藏檔案相關的；三是青少年愛國主義教育基地舉辦各種專題展覽所需要的；四是普通市民百姓在日常生活中長期積累能反映社會變遷的比較系統的檔案資料；五是為滿足社會不斷發展需要的；六是本館認為對本地區有潛在作用的；七是本館轄區內過去產生的人們日常使用的所有檔案資料。

對新中國成立以前歷朝歷代和新中國成立以后各個不同歷史時期所散失、散存的，反映地方特色，地方政治、經濟、文化等方面發展，體現地方時代風貌的，具有一定保存價值的檔案史料、照片、影像、實物等均列在征集范圍。如：歷任的黨和國家領導人（或外國領導人來我國）、省級以上黨政軍領導同志及相當級別的民主黨派和工商聯負責人、無黨派代表人士等來縣視察工作時形成檔案及使用過的實物；各個歷史時期各行各業知名人士，在生活、工作中形成的；各個歷史時期的重大活動、重大事件、名店、名品、社會生活風俗、人文地理、自然風貌、建筑藝術、文化藝術、民族宗教等等。

檔案被征集進館時，對進館檔案質量先不做具體要求，檔案館將征集到的檔案登記造冊妥善保管。

（五）靈活運用各種征集方法

征集的方法有廣泛征集、專題征集、入戶征集、函電征集、網上征集等，無論采用何種方法，最終都要通過接受捐贈、復制、復印、拍照、交換、購買、寄存等方式，達到獲取檔案資料的目的。

（六）依法開展征集工作

依法開展征集工作，是既能合理合法地達到目的，又能規避可能出現的風險的行為。

1、征集工作程序要合法。

檔案館及其工作人員開展檔案入戶征集時，要做到每次不少于2人，且主動出示證件，做好工作記錄。詳細向物主介紹檔案征集的目的、意義、方式方法、工作程序，認真了解檔案來源，仔細查閱檔案現狀，詳細填寫檔案登記冊，初步判斷真偽及其價值，客觀地做出評價。定期集中向征集領導小組匯報達成初步協議的情況，提出具體的意見。征集人員將檔案資料進行登記后及時移交給檔案館。

2、褒獎制度要合理。

合理的褒獎制度，是推動征集工作順利進行的重要措施和手段。按照《檔案法》的規定，應當制定符合本區縣實際情況的獎勵制度，并隨著社會形勢的發展變化，及時修改。

必須公開承諾的是：

①凡是“向國家捐贈檔案的，檔案館應當予以獎勵。”

②凡是“向檔案館移交捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對其檔案不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。

（作者單位：北京市延慶縣檔案館）endprint