加強溝通提高監理工作成效

引言：溝通是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。溝通是為了一個設定的目標，把信息、思想和情感在個人或群體間傳遞，并且達成共同協議的過程。

一、溝通的重要性

美國著名未來學家奈斯比特曾指出：“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內部成員之間及其外部組織的有效溝通上。”管理與被管理者之間的有效溝通是任何管理藝術的精髓。溝通是協調各組織要素并使之成為一個整體的凝聚劑，這使得組織內部對信息的傳遞和理解更為迅速且一致；溝通是管理者聯系下屬以實現管理基本職能的有效途徑，對上傳下達、下情上達，協調一致開展工作起到了保障作用；執行力差、解決問題不力，歸根到底，都與溝通能力的欠缺有關。溝通在監理工作中有著不可或缺的地位。

監理方在建設方、承包方中間起著橋梁紐帶的作用，溝通越到位，工程質量越滿意，爭執和磨擦就越少。在一個監理機構中，溝通也非常必須，總監與總監代表、業主、施工單位，總監代表與監理員、監理員與監理員之間等都需要通過溝通來掌握和傳播信息、交流思想，從而使監理組織內部成員之間互動地把握自己與他人、與總體的動態聯系，推動監理組織的發展，更好地進行監理并取得實效。

二、溝通過程中存在的問題

溝通過程中信息的傳遞一般是經過構想、組織信息（提煉或加工）、發出信息、聆聽者接收信息、思考、組織反應（反饋）幾個過程，在這一循環過程中任何一個過程都不能缺少。

如果不經過組織信息過程，聆聽者就會無法掌握重點，因而也無法進行正確的反饋。這種問題在日常工作當中最為普遍。聆聽者在交流過程中，由于大腦運轉速度遠遠快于說話的速度且交流的信息無法引起大腦思考，此時聆聽者往往會形成“走神”或“獨自閃念”的情況，結果形成“自我溝通”，交流的效果自然很差，需要采取應對措施加以改進。

三、監理在實際工作溝通中應該采取的措施

1.項目總監與項目部監理員工的溝通

項目總監在布置監理工作任務時要清晰，使接收任務的監理人員都能夠明確目的。在必要的情況下項目總監還要為接受任務的監理人員提供必要的手段確保監理工作能夠

高效率地實現既定監理目標。在此溝通過程中的互動最為重要。要注意的問題是.項目總監要區分不同的對象采用不同的溝通方式。有的監理人員非常善于領會意圖，也具有很強的監理工作能力。對這樣的監理人員.項目總監不需要進行很詳細的工作交代，而要拿出多數時間傾聽他們的設想，并對他們提出的監理建議、困難等給予答復，提高他們的主動性和自信心以提高工作效率。

2.監理員工之間的溝通

通常情況下監理員工之間針對監理工作問題進行溝通有一定的困難。由于溝通事件的本身并不是完全對等的，因此溝通的結果勢必造成溝通雙方產生一定的服從或服務關系往往是提出問題的人是處于主動位置。在這種情況下，雙方要盡量從對方的角度考慮問題：在提出問題的同時，為可能導致的對方的困難，提出解決意見甚至提供一定的幫助使工作能夠順利完成。問題提出者要主動放下架子以商量的口吻與對方溝通，并盡量多聽取對方監理同事的反饋意見了解對方的困難。

3.監理與業主之間的溝通

監理的服務對象是項目業主。監理為業主提供的是智力性的監理服務產品，業主是用戶。因此，加強與業主之間的溝通是監理工作的一項重要內容。如果監理服務質量得不到業主的認可，那將得不到認可。特別是項目總監的工作，要取得業主的充分信任和支持，必須通過溝通。監理公司項目部監理人員來自不同的階層，技術水平和人員素質良莠不齊，對監理工作的理解差異較大。強調和業主搞好工作關系并不是說要做業主的附庸而要獨立自主地開展各項監理工作。在監理工作的開展過程中，監理是監理服務產品的制造者，要對是非曲直有正確的判斷，形成自己的主導意見。在工作中，與業主產生分歧時要善于和業主進行溝通、協調，要采取靈活機動的策略進行工作。另外還要不失時機地向業主的主要負責人匯報工作，讓他知道監理組的工作情況，爭取得到他的認可和信任。這一點非常重要。

4.監理與承包人之間的溝通

監理與承包人之間的溝通非常重要。作為監理，必須明白所有的施工任務都必須依靠承包人來完成。承包人要完成任務需要相關的組織機構、人員、設備、材料和技術管理的配合和協調，這是一個系統工程。當承包人確定某個方案的時候必須全面考慮質量、工期、費用（成本）之間的關系，也會考慮到制定的方法是不是容易被施工人員接受并順利實施的問題。有些人認為，監理要控制，就是要讓承包人聽監理的否則就不能達到控制的目的，這是片面的。

四、監理溝通的形式

1.書面形式的溝通

書面形式的溝通包括監理規劃、參建各方工作制度、監理月報、監理工程師通知、業主意見調查表等等。不同的書面形式的溝通有著不同的作用。書面形式主要有監理規劃、監理月報、監理工程師通知單、各參建方工作制度等。

各參建方工作制度的建立本身就是一個溝通的過程。建設方、承包方、監理方的相互溝通、交流、討論最終邢成的各參建方工作制度.是規范各參建方行為的一種制度。建設方對工程建設工作中的主要要求.都可以納入該制度中。通過這種溝通監理方和建設方可以充分地意見交換.找到最佳結合點.制定出既能滿足項目要求和監理管理頰定又能照顧到對方工作特性的業務程序。該制度作為規..各參建方相互往來工作關系的行為準則各方應認真執行。

使各方職責、權限及相互工作關系明確做到相互配合、拒互監督保證工作規范、有序地進行.最終確保工程建設任務的圓滿完成。

在制定各參建方工作制度時，應優先考慮：制定圖紙會審和圖紙交底制度，建立周例會和專題會議制度，制定專題討論會議制度，召開技術交底會。

2.日常工作中的交流溝通

日常工作中的溝通主要是通過交談的方式進行。

這種日常的交談意義重大。通過交談可以反映一位專業監理工程師的敬業精神、專業技術水平、應變能力、協調能力和語言表達能力等的綜合素質。應該支持并鼓勵這種溝通形式專業監理工程師參與同建設方管理人員交流一是充分獲取建設方的相關信息，為保持或改進我們的工作提供依據；二是向建設方充分展現自我讓建設方認同項目監理部每一個監理人員及其工作效果.直致認可并滿意項目監理部提供的服務質量。

這里特別推薦一種日常工作中的交流溝通方式，就是每天早上項目總監與建設方現場代表的交流，此方式對住宅小區的項目監理部較為有用。在西安恒泰建設監理有限公司，每天早上總監和甲方代表都會交流半個小時。各自向對方交待一下當天或近期的工作計劃、公司方面近期提出的一些要求及關注焦點，對某一問題進行初步探討并形成初步意見等，交流的內容很廣范。這樣做的結果是，監理方開展工作很順利，與建設方的配合也很順暢，久而久之形成了默契，問題解決水到渠成。

五、結語

有效溝通是監理人員必備的工作素質，也是敬業精神、人際關系和諧的體現。有效溝通，會使監理工作獲得事半功倍的效果。