保證房地產電子檔案安全性的幾點思考

當前，電子檔案在房產檔案部門的應用越來越普遍，電子檔案具有數字化的信息形態，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性，決定了電子檔案長期保存的困難以及在整理和開發利用中的嚴重不安全性，因此必須采取切實有效的措施保證其安全是房產檔案部門目前亟待解決的問題。筆者就如何保證房地產電子檔案的安全性，提出以下幾點思考：

一、在房產檔案管理系統建設中，要制定統一的技術規范。

房產檔案的信息來自于房產權屬管理的過程，因此，需要從房產權屬登記系統中采集相關數據形式的電子檔案。技術規范包括如業務分類、數據分項、數據定義等，沒有統一的數據規范和標準，就會影響到數據的準備性和完整性。同時，系統中應盡量延伸和拓寬檔案數據的采集面，并規劃和設計出必要的數字化實現途徑，盡可能地促使更多的登記業務內容轉換成房產檔案需要的業務信息流。接收到的數據完整、真實、規范是保證形成的房地產電子檔案安全準確的前提條件，并為各相關業務部門業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎。

二、要實現電子檔案的動態更新，保證電子檔案與房產權屬現狀嚴格同步和一致。

房地產檔案與其他靜態檔案不同，隨時可能因為房產權屬的改變而發生增量變化，因此，電子檔案管理系統應與房產權屬登記系統實現實時同步地動態更新。在檔案數字化管理系統中實現權屬檔案異動的動態更新機制，通過相應的系統接口根據受理登記部門的工作成果，能夠反映出房產的權屬變化（轉移、變更、抵押、查封、注銷等），并在第一時間把這些情況反映在電子檔案中。

三、考慮軟硬件的合理配置、通用性和先進性，做好周密完善的備份方案。

房地產檔案數據由于有大量的圖像原文信息，突出特點是數據容量大、增長速度快、安全性要求高。首先要建立安全、可靠、穩定運行的機房工作環境。在數據庫管理軟件平臺的選擇上，要考慮數據庫平臺的管理安全性、操作易用性，是否支持多種操作系統平臺，是否支持海量數據存儲等；對于數據庫服務器硬件方面的要求是性能穩定、存儲容量大、存儲擴展性強；對于數據機器故障，采用雙機并行工作，一旦一臺機器出現故障，應及時啟用備用機，充分保證系統的高可靠性；為彌補誤操作帶來的人為數據破壞，要求對每天記錄的任何字段的信息變更，系統不僅記錄下變更后的狀態，還能夠記錄下變更前的狀態，對于一般性操作失誤或人為錯誤，都能夠進行精確到每個字符的恢復操作；對于數據庫故障，進行恢復時，應優先采用修復數據庫方式進行操作，最大可能恢復出現故障的數據庫；為防范自然災害，應當經常定期異地備份，確保數據的可還原性。

四、電子檔案存儲時要確保數據格式的安全保密性。

目前，電子檔案存儲的方式一般有兩種。一種是以二進制字段的形式保存在數據庫中，另一種是以文件的形式保存在相應的文件夾內。

從電子檔案的保密性和防篡改性方面考慮，以二進制字段的形式保存比較容易保證電子檔案的安全，因為現有的數據庫產品都有比較嚴密的管理工具和管理權限，實現對電子檔案數據的安全性控制相對容易。但是，數據庫文件過于龐大，又將會影響到整數據庫的性能，對硬件資源消耗很大，也就間接影響到了利用效率。

另一方面，電子檔案如果以文件的形式保存在相應的文件夾內，雖然數據庫文件較小，提高了數據庫檢索性能，但是圖像文件存在被修改和被非法復制、非法瀏覽的危險，檔案的保密性和安全也面臨威脅。特別是圖像格式如為通用格式的話，很容易通過圖像處理軟件進行編輯、修改，電子檔案的準確性更加得不到保障。因此，蚌埠市房地產產權市場管理處檔案館電子檔案圖像數據采用了特定格式保存，該格式不但壓縮率高、占用空間小、便于網絡傳遞，而且不能通過任何通圖圖像瀏覽加工軟件進行瀏覽，更不能用圖像處理軟件對圖像進行加工處理，因此能有效地保護電子圖像和原文的一致性、保密性和防篡改性。

五、加強信息保護，建立健全檔案信息安全管理規章制度以及處理各類突發信息網絡事件的具體措施。

由于目前數字化檔案管理是采用計算機技術，存儲在計算機中，通過網絡查詢，有內網和外網兩個網絡，存在信息的安全性問題，對檔案的安全管理提出了更高的要求。蚌埠市房地產產權市場管理處高度重視安全管理，中心機房、檔案館除專門制定相關的信息管理保密制度、檔案查詢調閱制度、檔案利用制度等，同時嚴格按照房屋權屬登記信息查詢法律法規要求，加強了個人信息保護。

1、依法行政、依法治檔，制定完善的《檔案館工作職責》、《檔案歸檔制度》、《檔案保密工作職責》、《檔案借閱制度》、《庫房管理制度》等規章制度，規范行政人員檔案管理行為，加強檔案行政監督，促進檔案工作人員依法履行職責，提高全社會的檔案法律意識，有效地預防檔案管理違法違紀行為的發生，在制度上保障檔案工作的科學發展，更加有效地保護和利用檔案。

2、網絡信息安全管理。按照國家信息安全政策和標準規范要求，建立健全信息安全管理規章制度及落實情況。為了切實加強網絡安全保障工作，蚌埠市房地產產權市場管理處制定了信息中心保密工作職責、信息化崗位安全和保密責任制度、房地產產權信息系統安全管理規定、計算機網絡與信息安全防范工作措施、中心機房安全防范應急預案。

3、要嚴格按照《物權法》、《房屋登記辦法》、《房屋登記簿管理試行辦法》、《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》和《房地產登記技術規程》的要求，依法提供查詢服務。

4、要認真參照《房地產登記技術規程》附錄D《登記業務表》中提供的申請書式樣，在申請中增加“信息收集聲明：本申請書信息系依法定職權收集，用于房地產登記和登記資料利用”，切實做好房屋登記信息收集、使用的明示工作。

六、嚴格房產檔案查詢系統權限，建立生成“利用痕跡”。

檔案檢索工具，是為了方便使用者提高檔案、資料的查準、查全率，各地房地產登記機構所建立的計算機輔助檢索工具，其功能要能滿足各種實際情況的多條件查詢模式。由于登記檔案涉及個人隱私等方面，因此特別要求檢索工具必須具備完善的身份驗證功能，防止信息濫查和泄露。擁有了完善的檔案索工具后，就要仔細梳理現行查詢工作體制、機制和查詢系統授權，根據不同查詢目的和人員，采取系統自動篩選、屏蔽相關信息等技術手段，防范信息泄漏風險。檔案信息系統和該系統中的用戶必須依照其被授予的權限在指定范圍內進行相應操作，以確保檔案信息的安全。如果要對檔案信息進行修改，必須要按照系統內設置的工作流程來執行，并執行嚴格的審批制度，未經批準不得對電子檔案數據進行修改。

同時，系統應生成建立利用“痕跡”，保存詳細的修改日志備查。解決登記資料的泄漏問題如僅僅從制度和查詢人員自身約控上入手，無法從根本上解決問題，必須要有嚴格的監督手段。在電腦業務系統中形成資料利用日志就成為重要的環節。在什么時間、哪些人員以及對哪些內容進行了讀取就成為必須留存的關鍵。檔案證明的出具，建議選用自動生成的模板，因為這樣出具證明的時間點，就可以精確到分到秒，首先解決了人為因素的影響，另外就是可以留下利用“痕跡”，以便追責。

七、加強對檔案工作人員的管理和培訓，強化信息安全意識。

通過開展常態化的培訓，提高檔案工作人員的業務素質，樹立強烈的責任心，從主觀上避免疏忽大意。健全查詢內控、制約機制，嚴格執行檔案管理工作規章制度和安全責任追究制度，進一步落實信息安全責任，強化信息安全意識，促進安全防護能力，保證電子檔案數據的安全。