論新形勢(shì)下辦公室工作的主要職能

摘 要：辦公室管理工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，本文闡述了辦公室工作的重要性及如何正確發(fā)揮辦公室各項(xiàng)職能，助力企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；辦公室工作；

中圖分類號(hào)：F426.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-04-00278-01

辦公室是一個(gè)綜合管理部門，同時(shí)也是機(jī)關(guān)的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務(wù)中心。在新的時(shí)期，如何做好新形勢(shì)下辦公室工作，不斷提高業(yè)務(wù)工作水平，充分發(fā)揮好參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、承辦督查、服務(wù)保障四大職能作用，就成了辦公室工作必須認(rèn)真思考和不斷總結(jié)的中心內(nèi)容。對(duì)此，筆者認(rèn)為要做好辦公室管理工作應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

一、正確認(rèn)識(shí)辦公室工作及其重要性，提升認(rèn)識(shí)高度。

辦公室是一個(gè)承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，它代表著機(jī)關(guān)的形象，具有舉足輕重的地位。具體體現(xiàn)在其部門的地位和職能上。

（一）地位及重要性

辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文件、資料、信息和建議，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作部署進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查，以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的任務(wù)，處于參謀和助手的地位；同時(shí)，由于它在本機(jī)關(guān)各部門中起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，辦公室要承擔(dān)接收、接待上級(jí)、下級(jí)和兄弟單位的來(lái)文、來(lái)函、來(lái)人任務(wù)，需要溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，所以說(shuō)，它又處于“門面”和“窗口”的地位。辦公室的特性和地位，充分說(shuō)明了其工作的重要性。

（二）職能及重要性

辦公室的職能主要體現(xiàn)在參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、承辦督查、服務(wù)保障四個(gè)方面。

參謀助手的職能大多是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行的。主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點(diǎn)、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實(shí)施過(guò)程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解工作進(jìn)展情況、審時(shí)度勢(shì)、強(qiáng)化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實(shí)施過(guò)程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行新的決策活動(dòng)上發(fā)揮參謀作用。

綜合協(xié)調(diào)職能是辦公室職能之一，也是辦公室開展工作的重要手段和方法。辦公室要著眼全局，統(tǒng)籌兼顧，抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。切實(shí)做到三個(gè)確保：即確保各科室互通情況、共同協(xié)作；確保各部門之間密切配合，形成合力；確保干部之間的關(guān)系，促進(jìn)團(tuán)結(jié)與合作，為各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。

承辦督查職能主要體現(xiàn)在：一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項(xiàng)，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認(rèn)真對(duì)待，按期完成。二是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)班子的決策，辦公室人員要不折不扣地去落實(shí)。三是對(duì)于企業(yè)內(nèi)各科室或職工需辦理有關(guān)事項(xiàng)或?qū)ζ髽I(yè)的意見建議，按程序應(yīng)先和辦公室取得聯(lián)系，這就需要辦公室根據(jù)實(shí)際情況去處理。

服務(wù)保障職能是辦公室工作的又一項(xiàng)重要職能。主要體現(xiàn)在三個(gè)服務(wù)上，即：一是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就是要圍繞中心工作和重點(diǎn)工作，主動(dòng)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度多思考問(wèn)題，早作準(zhǔn)備，拿出詳細(xì)的落實(shí)方案和舉措供領(lǐng)導(dǎo)參考，把工作做在前頭。二是為機(jī)關(guān)服務(wù)，就是要主動(dòng)與各科室加強(qiáng)聯(lián)系，互通情況，密切干部之間的關(guān)系，認(rèn)真做好資金安排、會(huì)議服務(wù)、來(lái)客接待、車輛管護(hù)、辦公用品采購(gòu)等后勤服務(wù)工作，為機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠的保障。三是為基層服務(wù)，對(duì)基層上報(bào)的材料要根據(jù)不同的情況及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或組織有關(guān)科室辦理，對(duì)基層請(qǐng)示或反映的有關(guān)問(wèn)題要耐心傾聽，給予答復(fù)或解釋，能夠解決的要馬上辦理，避免“吃拿卡要”的現(xiàn)象發(fā)生。

二、充分發(fā)揮辦公室整體職能，當(dāng)好企業(yè)“管家”

發(fā)揮好辦公室的整體職能，是做好辦公室工作的立足點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是辦公室工作的難點(diǎn)。

（一）要加強(qiáng)辦公室整體工作素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。

1、要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，敢于面對(duì)矛盾和問(wèn)題。在繁雜的事務(wù)中保持頭腦清醒，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，甘于吃苦，樂(lè)于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己。無(wú)論是大事、小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯(cuò)辦。

2、要努力提高能力，主動(dòng)適應(yīng)辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣，綜合性強(qiáng)，管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動(dòng)服務(wù)中尋找主動(dòng)，探索做好行政事務(wù)工作的新路子，要注重對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)、搞好事務(wù)上要有主動(dòng)意識(shí)。

3、強(qiáng)化整體意識(shí)，形成團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作合力。辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中有些是能依靠個(gè)人力量完成的，但更多的要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛在能力。

（二）要善于處理工作中出現(xiàn)的各種關(guān)系。

1、政務(wù)和事務(wù)的關(guān)系。政務(wù)和事務(wù)是辦公室工作的兩個(gè)輪子，事務(wù)工作是搞好政務(wù)工作的先決條件，不能把政務(wù)看成是大事，把事務(wù)看成是小事或可有可無(wú)的事。更不能把政務(wù)看成是高層次的，把事務(wù)看成是低層次的。辦公室的工作事無(wú)巨細(xì)，不能有半點(diǎn)疏忽和懈怠。

2、主動(dòng)和被動(dòng)的關(guān)系。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動(dòng)性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動(dòng)性，善于在被動(dòng)中求主動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。對(duì)一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。

3、過(guò)與不及的關(guān)系。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

（三）要適應(yīng)形勢(shì)需要，更新觀念，推行辦公室管理工作的精細(xì)化和科學(xué)化，提升辦公室整體工作水平和效率。

1、進(jìn)行工作任務(wù)的細(xì)化和量化。將一項(xiàng)工作或任務(wù)，按照一定邏輯性幾分若干，分解任務(wù)，有利于領(lǐng)導(dǎo)整體考慮，該任務(wù)安排為量化安排，真正實(shí)現(xiàn)工作方式的精細(xì)化。

2、強(qiáng)化辦公室管理的制度化、程序化和自動(dòng)化。要有嚴(yán)格規(guī)范的工作制度和辦事程序，明確崗位職責(zé)，規(guī)范管理制度，嚴(yán)密環(huán)節(jié)管理，提高整體效率。