探討紙質檔案管理與電子檔案的融合的方法

摘要：隨著我國經濟的快速發展與信息化時代的到來，人們對檔案信息資源的的需求已逐漸地由傳統的單一、零散型方式向信息的多元化、多層次轉變。這就使得我們的檔案工作出現了“靜態”現象，老處于一個被動的局勢，大大影響了檔案信息資源的利用效率，使其使用價值得不到充分的實現。鑒于此，為了使我們檔案信息能夠充分發揮，滿足我們的需要。我們在新時期檔案管理工作中應加快紙質檔案管理與電子檔案的融合，本文就是以此為主線而寫的。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理；融合

一、紙質檔案與電子檔案簡介及特征：

紙質檔案是人們為了紀念并保存一些有意義的事物而產生并加以利用的，也是我們最為熟悉的一種資料保存方式。電子檔案則源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，依賴計算機的軟硬件及數據庫等，并存儲在磁帶、磁盤或光盤上，時刻記錄著人們的真實活動。

紙質檔案和電子檔案都具有各自的特征。紙質檔案主要具有保存時間長、易識別、存儲形式直觀等優點，是電子檔案所不能具備和替代的，但同時又有許多弊端。與紙質檔案不同的是，電子檔案擺脫源文件的束縛，可以自由轉換和識別各種信息介質，具有信息存儲的高容納性、載體的多樣性及信息資源的共享性等。

二、紙質檔案與電子檔案管理的共性與個性：

電子檔案出現在紙質檔案之后，雖然是兩個不同的概念，但仍同屬于一個領域，在管理模式上也存在許多相似點值得我們探究和總結，同時，因為其特征不同，紙質檔案依賴紙張而存在，電子檔案則必須通過磁帶或光盤等載體才能實現整個管理過程，因此二者也存在一定的差異性。

（1）紙質檔案與電子檔案管理的共性：

第一，管理過程中都存在信息載體的壽命問題：紙質檔案靠紙張這個載體來延續其保存價值，而紙張壽命主要取決于紙張纖維的性質和所處環境的條件，只要紙張纖維在所處的環境中避免氧化和水解反應，紙質檔案的壽命就會得以延長。電子檔案也不例外，電子檔案的載體材料和支持體是磁性物質和聚酯底基，這兩種化學材料易產生強大靜電，如若管理不善，將會導致磨損、卷曲等不良現象發生，直接影響信息的再讀取能力和保存價值，對電子檔案的壽命也會大幅度縮短，因此在檔案管理保存方面容不得我們忽視和大意。

第二，在管理上可以相互轉化：這是二者最為典型的共性和交融點。為實現更便捷的保存但又能最大程度的反應歷史的真實面貌，紙質檔案和電子檔案實現了相互轉化：一是將計算機中的部分電子文件轉化為紙質文件，使之在實際應用中更具說服力，也間接反映了檔案管理人員務實的職業道德精神；二是為現有的一些紙質檔案制作電子文件和數字化副本，其主要出發點是便于改善和保護信息存儲，滿足異地查閱和實現資源共享。

（2）紙質檔案與電子檔案管理的個性：

第一，在分類、編目和歸檔等管理方式上的不同：紙質檔案從收集到分類和組卷，要經過對文件進行分類；對已立卷歸檔的案卷進行排列、編號和整理，使其用編制案卷目錄的方式固定下來等一系列的步驟。但電子檔案無需分類和編目，因為它可以借助計算機系統的超大功能，自動組建數據庫，從任何角度任何時間進行組合和檢索，并呈現一種有序狀態。同時，電子檔案的歸檔時間也與紙質檔案也不同，它可以在文件辦理結案后任何時間歸檔或在某一周期內統一進行歸檔，工作人員接受登記并給出檔案分類號，設定檔案分類級別等，這樣即可避免漏檔，又可減少不必要的麻煩。

第二，在鑒定和利用方法上的不同：一般紙質檔案的鑒定時間較長，要經過資格審核、確定生存期和價值復審三個階段，逐頁逐份的進行價值鑒定。但電子檔案不同，它的鑒定時間較短，主要發生在電子文件形成之前，這是由于電子文件具有易修改和易消失性造成的。在利用方法上，紙質檔案一般是通過閱覽服務、展覽陳列等途徑來實現其利用價值，但電子檔案可以不受時間及空間的限制，讀者可以隨時隨地進入網絡中的檔案系統，并且還可以復制并利用到其他方面。

三、新時期下紙質檔案管理與電子檔案融合的發展策略

（1）更新觀念，提高職業素質。

長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案管理工作，習慣于傳統的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業素質，調整專業知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。現代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業務環節的應用。

（2）改進、創立檔案管理標準與制度

新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規范、標準。檔案信息系統的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規則》（GB379215- 85）、《文獻主題標引規則》（GB3260- 83）等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業務方面的標準已是刻不容緩，如統計標準，著錄標準，標引規則標準等；計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創立適合于新型載體檔案的管理制度、法規已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環節；由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規來維護與確定。

（3）創新檔案管理體系

吸收與創新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發生重大變化。

① 在管理方式上，許多管理環節可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規律，應全面進行階段的、系統的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。

②電子計算機的軟硬件環境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理；電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真偽是電子檔案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度；電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別；電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環節在機上操作，所以在具體環節銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。

結束語：綜上所述，做好紙質檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達到檔案信息最大限度的利用，同時又能使這些資源得到最安全和最有效的保護。就目前發展的趨勢來看，紙質檔案和電子檔案的共存時代已經來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術和方法產生，同時對紙質檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為一個熱點話題。

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