淺談公路工程檔案資料的創新信息化管理

摘要：公路工程檔案資料是工程項目中一個重要的組成部分之一，是對工程建設過程的真實記錄以及作為工程竣工驗收的重要依據，更是作為鑒定工程質量以及如若發生事故，作為日后查明事故原因、追求事故責任的基本依據，因此，檔案資料管理在整個公路工程建設中扮演著十分重要的角色。當今時代是一個全面走向信息化的時代，而信息化管理也是現代管理理念的重中之重，檔案管理也由于信息技術的發展得到了一個創新的機遇。本文通過對公路工程項目管理工作中存在的一些問題進行簡要分析，并提出相應的改善措施。

關鍵詞：檔案資料；現狀問題；解決分析；管理

引言

隨著當今時代科學技術的不斷發展，傳統的工程檔案管理模式在信息分類和歸檔的部分中存在不同程度的缺陷，已經無法滿足時代的要求。而信息化管理作為現代管理的一個重要理念，因此，公路工程檔案的信息化管理勢在必行，信息化管理可以不斷完善、不斷優化公路工程檔案的管理模式，促進公路工程項目檔案信息管理應用的發展。

一、當前公路工程項目檔案管理工作現狀及問題

1.1 當前公路工程項目檔案管理工作現狀

公路項目檔案主要是指與工程有直接或間接關系、價值的文字，圖形，音頻和視頻以及其他形式載體的歷史記錄。公路項目檔案會記錄該項目的全過程的各個階段，由于公路項目本身的投資大、工程周期長、施工單位多以及涉及范圍廣的特點，例如涉及到政府審批、科研設計、施工單位相關部門的評定等，使得項目檔案材料的信息量大、信息范圍廣、分類多等，這就給公路工程檔案資料的收集帶來了很大難度。

隨著社會經濟的不斷發展，公路工程建設也得到了飛速的發展，公路工程檔案資料的管理體系也日漸趨于完善。與此同時，公路工程數據管理的任務也愈加繁重，給人工管理公路工程資料的工作的帶來了更大的難度，在管理工程資料過程中，人工編制文檔出現錯誤和不完善的情況時常發生。除此之外，還存在編制時間長，效率低，成本高等缺陷。這樣的人工管理模式下存在不同程度的負面因素，這些情況都對公路工程項目建設使用和搜索資料信息造成了不利影響。

1.2 公路工程項目檔案管理工作問題

1.2.1施工管理與工程檔案管理脫節

工程施工單位的管理工作存在一定缺陷，其在施工過程中往往忽視了對日常工作材料的及時收集和整理的重要性，這就使得竣工后所收集到的檔案數據不均勻，檔案記錄相對不夠完整，這樣的檔案資料無法準確地反映施工的真實情況，這對工程技術檔案文件的準確性和完整性都會造成影響。以施工日志為例，作為施工人員應該做好施工的工作記錄，對公路工程而言，填寫施工日志的相關數據信息是十分重要的，但在實際工作中大部分施工人員都無法堅持寫工作日志。其實，如果在施工過程中對這些數據進行收集和整理是一件非常容易的事情，但是事實上，工作人員往往不重視數據的重要性而將其忽略，這就使其在檢查的時候去收集這些數據增加了更大的難度。

1.2.2施工管理用表格式不統一

工程用表是根據國家有關規定對工程質量進行控制，在工程施工過程中形成的原始記錄，是公路工程項目管理工作中的一種表現形式。由于我國交通行業至今還沒有制定出統一的工程管理用表，因此各地方只能根據《公路工程質量檢驗評定標準》（JTJF80/1-2004）及交通部頒發的《公路工程竣工驗收辦法》等國家的相關規定來編制用表。由于各地對其認識不同，格式也各不相同，因此，表格在施工組織設計使用時缺乏科學合理的相關設置，另外，有些公路建設施工單位沒有對表格的使用做出詳細的解釋，因此，工程施工單位只能根據自己的理解來編制或填寫表格，這就有很大可能造成填寫數據的重疊，無法真實地反映客觀現象。除此之外，我國對工程規范的修改速度往往跟不上施工技術的快速發展，以至于當前的施工用表更加無法滿足工程技術的發展要求。

1.2.3檔案管理水平差

相關工作人員對歸檔的數據檔案管理的水平不夠專業，存在很多不符合規范的現象。例如項目中存在很多含有復印件的數據，有些復印件修改之后會進行再次復印，這樣就會造成字跡不清，無法實現長期的保存。這樣會使數據無法為文件提供真實可靠的數據依據，有可能會對以后的工作造成不必要的損失。

二、公路工程項目檔案信息化管理的途經分析

2.1充分認識到檔案信息化建設的重要性

實現檔案的信息化管理對公路工程項目具有很大的現實意義。信息化管理具有容量大、速度快、準確性高、占用空間小，另外還具有統計、打印、共享、修改、查詢等功能，如果能夠充分利用這些功能將對檔案材料的歸檔和開發具有十分重要的現實意義。檔案建設在工程項目建設中處于十分重要的地位，因此，工程項目檔案建設也要逐步實現信息化管理才能滿足當代公路工程建設的要求，同時也是順應時代潮流的結果。從當前的公路工程項目信息化管理的角度而言，只有一部分經濟發達的重要城市的重點項目的檔案對于信息化管理的實現相較快，同時也取得了相應的技術成果。但是對于絕大部分的城市地區的項目工程檔案的信息化管理程度仍處在初級階段，因此，相關部門必須加快實現信息化管理的建設步伐，盡最大的努力盡快實現項目檔案的信息化管理。

2.2創新信息化技術手段

信息化管理儼然已經成為當今時代的管理手段，而信息化的技術手段也為公路工程項目檔案建設工作帶來了創新的機遇。信息化的管理可以更加方便的對數據進行收集、歸檔、管理與整合，在對公路工程的檔案資源的開發及利用方面具有十分重要的作用，進一步提高了工程檔案的管理效率和質量，也將使檔案管理人員從傳統的十分復雜、繁重的檔案管理工作中得到解放。信息創新下的檔案管理工具具有十分顯著的優勢，即建立文件信息數據庫。在對工程檔案進行管理時，可以充分利用數據庫具有十分強大的信息存儲和檢索功能的特點，將文件細分的更加具體，從而建立一個更加完整的檔案資料庫。通過這種方式，不僅可以獲取文件集合的最大容量，還可以最快的速度進行記錄和存檔。而且，只要是同一項目的工作人員僅僅需要一臺連接互聯網的電腦，就可以方便快捷的實現檢索，查詢和使用檔案信息。通過互聯網可以擴大服務范圍，這樣可以實現工程項目下的各個部門之間能夠資源共享，最大程度上提高信息的利用率。

2.3.提高信息化設備和管理人員的專業化能力

雖然信息化的時代將檔案工作人員從傳統的十分復雜、繁重的檔案管理工作中得到解放，但從另一個角度來看，信息化的發展也使工作人員接觸到的信息更加廣泛，更加繁雜，無形中增加了他們的工作量。因此，在加強公路工程項目單位信息化基礎設備的同時，還要注重提高檔案管理人員的管理能力。

第一方面，建設單位要想做好檔案信息化建設的工作，就必須要有足夠的資金投入，從根本上提高企業檔案管理的基礎設施。基礎設施是保證檔案管理工作順利進行的基礎，因此，在建設基礎設施時，要盡最大的努力，付出更大的精力來完成基礎設施的建設。如果基礎設施不到位，工程項目的檔案管理想要實現信息化將是不可能完成的任務。基礎設施主要包括檔案庫房和文件存儲設備以及檔案庫房管理的相關制度建設，還包括一些其他方面的建設。另一方面，開展檔案信息化管理工作的首要任務就是要配備高素質檔案管理的工作人員。信息化的管理模式要求管理人員不僅要知道一般性的文件，還要能夠熟練的使用計算機進行整理工作。只有檔案管理人員的專業水平不斷提高，不斷加強自身的管理能力，才能更有效，更高品質的完成檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員不僅要學習相關的管理知識，還要加強對管理理念的創新意識，不斷提高對檔案管理的專業水平。

三、結束語

檔案資料管理在整個公路工程建設中扮演著十分重要的角色，是工程安全施工和正常運行的根本保障，更是對城市建設以及經濟的發展具有十分重要的現實意義。當今時代，信息化管理已經成為主流的管理模式，實現公路工程項目檔案的信息化管理，對公路工程項目的安全施工及竣工后的正常運行都具有十分重要的意義。

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