工程檔案信息化管理相關問題探析

摘要：如何管理好、使用好建設項目檔案是擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好建設項目檔案管理工作以及日后建設項目檔案的有效利用提一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。

關鍵詞：項目；檔案管理；做法

1檔案信息化建設的內涵

檔案信息化的內容有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。因此，檔案信息化建設的目標是在現代化的科學技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入到社會交流系統中去，在社會中更加廣泛地進行傳播，另一方面將檔案中的信息與其他社會信息的形式相融合，并且合理進行使用，在社會中進行廣泛地傳播，廣泛地服務于社會。相互聯系的。檔案信息如果被廣大的社會大眾合理地進行運用，狹義的檔案資源信息化，也必定會與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融，進而廣泛地交流和傳播，形成另外一種形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2工程檔案信息化管理與傳統管理方式之比較

統一工程檔案整理及裝訂要求，對工程檔案紙質載體歸檔工作進行輔助配合。檔案數字化是檔案信息化管理的前提，2011年為響應國家電網公司檔案數字化工作要求，在工程檔案歸檔工作中推行紙質、電子雙軌制歸檔管理，對2011年在建工程檔案進行全面數字化推廣。在工程檔案數字化過程中，我們充分利用國家電網檔案信息管理平臺系統提供的網上借閱功能、施工單位在線授權后的數據錄入功能及數據統計功能和項目管理功能，使得數字化后的工程檔案利用率迅速提高，尤其在工程結算、決算工作中得到了充分的體現。在工程檔案數字化應用推廣過程中，將工程檔案信息化管理方式與傳統管理方式特點進行了比對。發現檔案信息化管理方式明顯優于傳統管理方式，無論從工程檔案的管理還是從工程檔案的過程管控來說，都為檔案工作者提供了便利條件。因此，在工程檔案管理中推行檔案信息化管理方式是切實可行的。

3信息化背景下工程檔案管理的工作建議

通過工程檔案信息化管理方式與傳統管理方式比較，同時考慮各信息系統的全面應用、推廣，工程檔案來自各方面的電子數據也將不斷增加，在今后的工程檔案管理方式中應以檔案信息化管理為主，傳統人工管理為輔，兩者互相借鑒、互相補充，這應該是工程檔案管理工作的一個發展趨勢。但在向這個方向邁進的過程中，建議做好以下工作：

（1）集中利用一段時間，逐步對原有庫藏工程檔案開展數字化工作，一方面以提高國家電網檔案信息管理平臺系統中工程檔案可利用數據，以逐步提高利用率。另一方面也是對庫藏工程檔案進行的一次徹底盤查、清點工作，摸清“家底”，理順庫藏紙質檔案。

（2）對今后的在建工程，檔案工作者要主動出擊，及時與各項目主責部門溝通，及時了解工程實施進度，在工程開工同時及時在國家電網檔案信息管理平臺系統中對相關單位進行數據錄入授權，確保工程資料及時上傳系統，監督工程進度，及時跟進、縮短工程后期的結算、決算工作，以徹底改變工程實施中的“重進度、輕資料”工作方式。

（3）做好國家電網檔案信息管理平臺系統各類工程檔案類型管理工作，明確管理要求及分類、整理規則。

4工程檔案信息管理系統的數據組成

圖一 工程檔案信息管理系統

工程技術資料檔案資源是工程建設行業的重要的信息資源，我們應加速它的開發和利用，為我國的工程建設市場的開發提供全方位的服務。根據建設行業深化改革的要求，針對工程建設行業的檔案信息管理的流程，結合工程管理部門上報統計報表和基層部門上報的工程統計報表的需求，工程檔案信息管理系統的數據組成主要由以下5個部分組成（如圖一）：

（1）工程項目數據。已建工程、在建工程和新承接工程項目的一系列資料、數據，如開完工日期、合同價格、工程量、主要建筑物、主要技術參數及與統計報表有關的數據部分。

（2）工程項目文檔。利用掃描儀將與工程有關的各類文件，如合同文件、協議書、驗收情況、業績證明、獲獎證明、專利證明、外觀圖片等掃描圖片分類存貯，便于直接顯示、打印輸出。

（3）項目部人員組成。工程項目配備的項目經理、總工程師及工程技術、財務、經營管理人員組成情況，這部分與勘察測繪設計企業人事管理數據庫緊密相關。

（4）設備配置。工程項目配備的機械設備和聯營方的共用機械設備，這部分與勘察測繪單位機械裝備數據庫緊密相關。

（5）財務狀況數據。勘察測繪單位的經營財務資料，這部分與單位經營財務數據庫緊密相關。

5 工程檔案信息管理系統數據庫的構建

在工程檔案信息管理系統的實現中，數據庫無疑占有舉足輕重的地位，數據庫的實現與否，直接關系到整個工程檔案信息管理系統的功能是否能夠實現，因此，這里主要對數據庫系統的構建與實現進行探討。

（1）數據庫信息管理的功能設計。信息管理是工程項目集成管理系統的基礎和核心內容，工程項目集成管理系統利用數據的共享實現各種過程的集成，數據庫技術是實現數據共享的關鍵技術。工程檔案信息管理系統中的數據庫用于存放在工程項目實施過程中所發生的大量的而且需要長期存放的檔案信息，這些數據可以被存放在一個專門的數據庫管理系統（DBMS）中，由專門的數據庫管理軟件進行控制，可以有效地保證數據的一致性、完整性和安全性，數據庫管理系統可以使這些數據能方便、快速的被所有合法的用戶所共享。

（2）數據庫系統的運行機制探討。考慮到工程檔案信息管理的分散性特點，這里采用分布式數據庫作為整個工程檔案信息管理的數據庫構建模式。對于分布式數據庫系統，檔案信息的并發處理機制是分布式數據庫系統功能實現的重要保證。工程檔案信息管理系統的分布式數據庫系統如所有分布式數據庫系統一樣，將事務的管理劃分為兩個層次，在各分站點由局部事務管理器對局部事務進行管理，對整個數據庫系統，由分布式事務管理器來協作完成對分布式事務管理。由于系統對數據更新操作大多數是異步進行的，所以對于這些異步操作的數據來說，對每一分站點內更新事務的并發控制，就成為完成對核心數據庫更新的基礎。在每一個分站點內（即子模塊內），對數據的更新事務又被分為許多子事務，要正確處理子事務的并發控制，避免事務讀無效數據和瀑布式回退，采用嚴格的兩階段加鎖協議，即所有事務只有到達交付點之后才能將數據寫入數據庫，所有事務只有在完成數據寫入以后才能對操作對象解鎖。當發生故障時，事務的恢復是保證事務原狀的重要措施，依靠日志是事務恢復的重要手段，對數據庫系統日志和數據定時備份，利用備份來恢復數據庫。其中，備份的最大問題是備份打開的文件，由于頻繁的更新和用戶需要時的可訪問性，數據庫系統運行時使其文件保持打開。如果數據備份時包括了數據已更新和未更新，但又存在內在依賴關系的兩部分數據，那么數據庫文件的備份就失去了完整性，最好的辦法是在操作相對較少的時段關閉數據庫進行備份，備份完畢再啟動數據庫。

6 結語

隨著科學技術的不斷發展，信息技術在各個領域不斷應用，計算機應用的普及和網絡技術的發展，為工程檔案的管理提供了良好的基礎，利用計算機和網絡搭建的檔案管理平臺專區，能夠實現工程檔案的動態管理，還可以節省大量的人力、物力。保證檔案信息化建設和社會信息化齊頭并進，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻

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