檔案收集整理系統的設計與實現

湖南省婁底市房地產管理局 湖南婁底 417000

摘要：檔案的收集整理是檔案管理工作的重要環節，本文通過對檔案業務的需求調研，進行相應的需求分析，對檔案收集整理系統進行了應用、數據、技術、軟件和功能等架構設計，對系統的運行情況進行了展示，完成對檔案收集整理系統的實現。

關鍵詞：檔案；收集整理系統；設計

本文基于.NET平臺，對檔案收集整理系統進行了架構和功能進行設計。不僅完全適應檔案管理工作的特點和實際需要，還能夠取代手工運作的落后模式，加快信息的傳遞速度，降低企業檔案管理成本，提高企業管理工作效率。

一、研發環境

數據庫服務器使用Windows Server 2008 R2操作系統，數據庫使用 Microsoft SQL Server 2008；并安裝 Framework 3.5。開發環境使用微軟公司的 Visual Studio 2008 開發平臺。主要技術如下：

①.NET 平臺及框架：是一個多語言組件開發和執行環境。.NET 框架中有兩個主要組件：公共語言運行庫和.NET 框架類庫。

②Web 服務：Web 服務是部署在 Web上的組件，作為一種分布式計算體系結構，能夠在完全不同的系統、操作環境、程序語言間傳遞包含XML數據的消息。具有完好的封裝性、松散耦合、使用協約的規范性、使用標準協議規范、高度可集成能力。

③RIA：用戶界面技術的演變經歷了從基于主機模式→C/S 模式→B/S 模式→RIA 模式的過程。它結合桌面應用程序的反應快、交互性強的優點與 Web 應用程序的傳播范圍廣及容易傳播的特性，簡化并改進了Web應用程序的用戶交互。用戶開發的應用程序可以提供更豐富、更具有交互性和響應性的用戶體驗。

④MOSS：提供了一些企業級功能滿足業務關鍵需求，通過一個集成平臺來支持整個企業內的所有應用程序。

二、總體架構

通過從應用架構、數據架構、技術架構、軟件架構和功能架構五個方面，對系統的框架進行闡述。應用架構：檔案系統的使用者可以分為領導、檔案歸檔人員和檔案管理人，主要通過瀏覽器訪問系統；業務組件以歸檔整理為核心，提供檔案歸檔審核等相關操作；系統管理提供后臺的管理功能；服務引擎是提供公共的服務接口；系統安全貫穿始終。數據架構：主要展現了系統內流轉的主要數據類型、數據變遷過程、存儲位置等，較全面的體現了數據間的關系。系統內的數據主要包括：電子文件元數據、電子文件、基礎業務數據、系統配置信息等相關數據。技術架構：采用多層組件式架構體系，以提供良好的可擴展性，可維護性和可管理性，從開發組件角度展示系統的技術架構。軟件架構：既包括產品級軟件，也包括為系統定制開發的獨立軟件。功能架構：主要用戶功能包括工作助理、預歸檔、歸檔整理、檔案整理、系統管理和應用管理。

三、檔案收集整理流程

1、業務范圍

檔案收集：由各歸檔部門的文書或兼職歸檔人員將具有保存價值的文件和其他待歸檔材料收集到一起，這包括實物材料和電子材料。也可通過離線客戶端對檔案進行收集。

著錄整理：由各歸檔部門的歸檔人員在檔案收集整理系統中對收集到的待歸檔材料進行著錄，創建預歸檔條目，填寫相關著錄項等說明信息，對于需要組卷的檔案執行組卷等操作，最后將結果信息提交給歸檔部門的領導進行審核，審核完畢后交予檔案部門人員進行審批，通過審批后的檔案由歸檔部門人員進行歸檔移交操作，將檔案移交給檔案部門。

檔案整理：檔案部門人員對于歸檔部門人員提交來的預歸檔信息進行審核和著錄項的補充填寫，確認無誤后，在電子文件的實物檔案到達檔案館后在系統內生成檔號，對應實體檔案裝盒的規則，將電子檔案按照其相應規則在系統中模擬裝盒，并在系統內進行模擬上架操作，使用戶在系統內可輕松的查找到相應檔案在實體庫房中的物理位置。

2、流程描述

檔案收集整理流程功能：

檔案生成部門：按照歸檔部門預先制定的系統歸檔清單，對符合歸檔的電子文件、條目進行歸檔，根據事先設定的規則將檔案的說明信息填入對應著錄項內。

歸檔部門歸檔人員：查看待歸檔列表，檢查檔案條目的數據是否準確，對于缺失的著錄項進行補充填寫。根據檔案的歸檔原則，提交歸檔部門領導審批，提交至檔案部門。

檔案部門歸檔審核人員：檢查歸檔部門提交來的預歸檔信息，進行著錄項的補充或變更，如有問題，則退回至歸檔部門重新填寫，否則確認完成歸檔。

檔案管理員：將檔案按照實物檔案歸檔原則，由歸檔部門向檔案部門進行移交。檔案部門歸檔人員為檔案自動生成檔號，然后進行實體文件、條碼的打印、裝訂、裝盒、上架，完成實體檔案的歸檔。

檔案條目創建流程功能：檔案生成部門：通過手動，在系統新建檔案條目信息的功能。

實體檔案整理上架流程功能：

檔案管理人員：對實體檔案是否裝盒及件/卷管理方式確認，卷管理檔案按照一卷一盒和一卷多盒進行裝盒操作；件管理檔案按照一件一盒和多件一盒進行裝盒操作。

檔案管理人員：在系統中進行裝盒信息維護，打印封面目錄、裝訂、裝盒，打印并粘貼脊背。

檔案管理人員：實體檔案上架保存，并將物理位置信息與系統中的電子文件進行對應并維護。

四、數據表設計與流向

1、電子文件相關表設計

檔案條目記錄表：記錄每條檔案的屬性。實體檔案信息表：說明實體檔案的相關信息。實體檔案關系表：說明實體檔案和電子文件記錄之間的對應關系。文檔附件表：存放文檔附件的位置。檔案附件關系表：記錄檔案附件和檔案之間的對應關系。

2、檔案分類及著錄項相關表設計

屬性表：屬性的最小單位表，規定屬性的基本字段。屬性的基本類型表。屬性輸入模式表。屬性成員表：此表中存放具體的屬性成員。著錄項控制表：用來配置著錄項之間的影響。著錄項控制關系表：用來配置著錄項之間的影響。屬性分類表：按照檔案類型，將屬性進行分類。屬性分類關系表：把屬性按照指定的類別分類，以樹型方式顯示。屬性分組表，把屬性按大類進行分組，屬性分類表中的數據，只能從指定的分組表中獲取。屬性分組關系表：把屬性按照指定的組分類，以集合方式顯示。

3、系統數據流向：紙質檔案可通過掃描等電子化方式，形成電子文件。在系統中對電子文件進行著錄，創建、編輯、刪除檔案條目、檔案條目進行歸檔等操作產生的數據存儲在 SQL Server中。對于檔案對應的電子附件，系統自動判斷大小，大文件存放在SQL Server 中；小文件存放在MOSS 庫中。MOSS 中還存放用于索引的數據及信息，根據電子文件標準建立元數據模型，相應電子文件元數據存放在SQL Server中，元數據涵蓋了檔案的著錄項及系統中所需數據。

五、系統運行

總體風格：系統界面采用以漸變色為主的頁面風格，主色調定為藍色，即能體現檔案業務的專業性和嚴肅性，又能保證用戶長時間使用不會出現視覺疲勞。通過漸變色的應用，可使頁面顯得更加靈巧和精致，有助于提升系統的使用體驗。主要工作區：根據系統功能特點和服務對象的不同，系統所包括的頁面主要分為兩類：日常管理和工作頁面，收集整理相關業務頁面。本類頁面的使用者主要為檔案管理部門人員和歸檔單位人員，要求界面上的功能豐富，操作簡便，盡量減少跨頁面的跳轉情況發生。本類頁面主要分為上下兩部分，上部分為菜單區，主要包括系統LOGO、兩級的菜單、幫助和退出按鈕、快捷搜索錄入框；下部分為用戶的實際工作區，頁面所提供的全部功能操作均在這部分內完成，對于部分需要按照樹狀結構組織的數據在左側顯示樹型控件，右側為具體操作工作區。

主要完成了以下工作：對檔案的收集整理業務進行調查研究工作，掌握了檔案管理模式和特點，構思設計思路。分析各板塊在收集整理業務方面的共性與特點，完成了檔案收集整理系統的應用架構、數據架構、技術架構、軟件架構和功能架構的設計。對系統中涉及到的數據表結構和數據字段進行了設計，并分析了各個表之間的相互關系，通過數據流圖，分析了系統中數據的具體流向、變遷過程及數據存儲位置。強化檔案特殊錄入功能，在題名中可錄入上下角標及特殊符合，支持連續著錄功能和著錄項關聯功能。簡化了歸檔流程，實現了自動組拆卷、批次移交和檔案條目復制等功能。

參考文獻：

[1]高晗等.Web數據庫技術[M].北京：中國水利水電出版社，2007

[2]姚一永等.SQL Server 2008數據庫實用教程[M].北京：電子工業出版社，2009