從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

湖南省婁底市骨傷醫院 湖南婁底 417000

摘要：人事檔案是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，人事工作不可缺少的重要參考依據。市場經濟的建立和發展，逐步改變了人事檔案工作服務和管理方式，發揮其資源優勢以適應現代人力資源管理就顯得尤為重要。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；檔案管理

一、人事檔案管理與人力資源管理的關系

人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，同時通過對人的心理、思想和行為等活動進行適當的控制、引導和協調，從而將人的主觀能動性充分發揮，使事得其人、人盡其才、人事相宜，從而能夠更好地實現組織的目標。即人力資源管理以人為中心。人事檔案是社會組織、國家機構等在人事管理的活動中形成的，用來記述和反映個人經歷、德才能績以及工作表現等的文件材料。它具有現實性、真實性、機密性、動態性的特點，是全面的、歷史的考察了解人才，以及正確選拔和使用人才的依據。從定義可以看出，二者存在隸屬關系，人事檔案管理是企業人力資源管理活動不可缺少的環節，人事檔案是全面考察個人的重要依據，也是人的管理主要依據的基本信息，要合理配置人力資源、最大限度地實現人力資源的價值就必須完善人事檔案管理。人力資源管理是以人事檔案提供的信息為基礎的，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。

二、人力資源管理新趨勢對人事檔案管理工作的要求

①構建企業的核心價值體系。企業文化體現了企業的核心價值觀念，成為企業生存和發展的重要支撐力量。優秀的企業文化能夠充分挖掘企業智力資源的潛能，是指導企業生存和發展的思想源泉，也是企業戰略目標實現的思想保證。在知識經濟時代，企業實施文化戰略勢在必行。②構建多層次的價值評價體系。由傳統的人事考核轉向人力資源管理的價值評價體系；由單一的考核評價體系轉向多層次全方位的價值評價體系；由面向個人要素的評價轉向對績效和取得優異績效因素的評價；由面向個體績效的考核評價轉向企業績效、組織績效、團隊績效的考核評價。③構建以績效為導向的薪酬回報體系。在注重薪酬回報功能的同時，更加注重薪酬的激勵功能，決定員工績效薪酬的因素轉變為工作業績、個人技能和勝任力。在薪酬體系中重視運用股票期權、員工獎金入股分紅等激勵措施。④把職業化作為衡量人力資源管理水平的重要標志。適應世界經濟一體化的知識結構、技能、職業素質、職業道德、職業精神、職業規則、職業價值觀等組成了職業化要素。人力資源管理者需要具備全球化人力資源管理技能，了解并掌握相關的業務知識，建立人才的全球觀念和系統整合觀念，在全球的視野范圍內來選拔人才、管理人才。現代人力資源管理的新趨勢，對人事檔案管理工作提出了新的要求：人事檔案管理工作作為企業檔案工作的重要組成部分，也應體現企業文化，為構建企業核心價值體系服務。人事檔案工作是企業價值體系的基礎，價值評價信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案所提供的人事信息應該從原來的單一考核信息轉向多層次全方位的評價信息，在記錄個人信息的同時還應注重組織、團隊信息，保持個人信息與組織、團隊信息的關聯和一致。人事檔案工作是企業價值分配體系的重要依據，人事檔案在提供分配信息的同時，還應注意記錄和更新對價值分配結果的反饋信息。人事檔案工作還要注意收集職業化相關信息，并及時提供利用。

三、優化人事檔案管理制度增強人事檔案的動態性和真實性

人事檔案管理的活動中，應該及時對于不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。人事檔案內容應注重橫縱結合、

動靜結合、定量與定性相結合，鑒別材料時，要去偽存真，以方便一個人的全部實際情況能夠及時、準確地被人力資源管理部門了解和認識。

四、建立人事檔案現代化信息管理系統提高人力資源管理的效率

人事檔案現代化信息管理系統是建立以在全部員工的個人人事信息為基礎的一種信息聯網系統，通過將微機的終端與系統進行互聯，從而實現了個人信息的微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息。一是建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。二是通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

五、加強人事檔案管理工作適應現代企業人力資源管理工作的要求

1、建立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，要根據新形勢、新情況、新任務，及時建立健全更為利學合理的人事檔案管理制度，使得管理工作更加制度化、

規范化。在檔案材料的收集上要及時、完整，在鑒別上一定要遵循“取之有據、舍之有理”的原則，整理歸檔要嚴謹、科學。檔案的借閱應具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，使人力資源管理部門對員工的個人素質、培訓、獎勵、懲罰等情況有一個系統性的認識和了解，發揮人事檔案在現代人力資源管理中的作用，同時要注意檔案的安全和保密。檔案內容的更新要及時、準確、完整，尤其要注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。

2、建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容。在傳統人事檔案管理中，人事檔案的內容主要依據干部人事檔案的標準分為十大類。應根據現代人力資源管理的新觀點充實人事檔案內容，使之能從多方位全面反映一個人。人事檔案內容收集應采取注重動靜結合、縱橫結合、定量與定性相結合的方式。動靜結合是指應注重動態信息的及時更新、補充，定期對檔案材料進行鑒定，及時剔出無保存價值的材料。人事檔案不僅應反映一個人的歷史，而且應反映一個人的現實；橫向上，人事檔案不僅應反映一個人的思想水平、政治態度，還應反映一個人的學識、工作能力、志趣、性格等。人事檔案管理人員要特別注意收集反映個人綜合能力的材料，如近期工作成績、勞工合同、繼續教育、職稱評定、創造發明、獲得的榮譽稱號、養老保險、醫療保險、失業保險繳納情況等方面的內容。定量與定性相結合是指人事檔案內容應既包含定性的結論，又包含定量的描述，以提高人事檔案信息的可利用性。充實檔案內容可以大大提高檔案在現代人力資源管理中的信息價值和數據支持。

3、加快人事檔案工作的科學化、現代化進程。人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。在人事檔案管理工作中，要充分借助計算機技術這一現代化手段，著錄人員信息，必要時可進行全部內容的掃描，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平。

4、加強隊伍建設，提高人員素質。在當今現代化程度不斷提高的時代，加強檔案管理人員隊伍建設，提高管理人員的素質是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的文化業務知識培訓和工作技能訓練，強化職業道德教育，增強服務意識、合作意識，使其適應新形勢下的新要求，全面提高企業人事檔案管理人員的綜合素質。人事檔案管理部門內部也應鼓勵部門內的競爭，健全崗位責任制，引入人力資源管理的理念，加強目標管理。

參考文獻：

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[2]唐晶.論企業人事檔案與人力資源管理[J].蘭臺世界.2008